19.Поняття документу, документації, документообігу.

Обов’язковою умовою відображення господарських операцій в бухгалтерському обліку є оформлення їх відповідними документами.

Документи являють собою письмовий доказ дійсного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку: вона слугує для первинного спостереження за господарськими операціями та є обов’язковою умовою для відображення їх в обліку.

Документообігом називається рух документів в процесі їх оперативного використання та бухгалтерської обробки з моменту складання або отримання від інших підприємств та організацій до передачі на зберігання в архів.

20.Вимоги до змісту документів.

Документи являють собою письмовий доказ дійсного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення.

Вірно оформлений документ має містити показники, необхідні для забезпечення повної інформації щодо здійснюваної операції. Показники, що містяться в документі та характеризують операцію, називаються його реквізитами. Термін „реквізит” походить від латинського „необхідне”.

Обов’язковими реквізитами кожного документа є:

-назва підприємства, від імені якого складений документ;

-назва документа, його номер, код форми, дата складання документа;

-зміст господарської операції та її вимірники, підписи посадових осіб, відповідальних за зміст операції та правильність її оформлення.

Якщо документ не має будь-якого обов’язкового реквізиту, він втрачає свою юридичну силу.

21.Класифікація документів.

Класифікація документів – це їх групування за певними відмінними ознаками.

1. За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдовувальні (виконавчі), бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчі - це документи, що містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції (чеки на отримання грошових коштів в банку, платіжні доручення банку на перерахування грошових коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей та ін.).

Виконавчими називають документи, що підтверджують факт здійснення господарської операції (тобто містять відомості щодо її виконання), а тому слугують обґрунтуванням для облікових записів (виписки банку з поточного або іншого рахунку підприємства про нарахування або списання грошових коштів, акти, квитанції, авансові звіти та ін.)

Документи бухгалтерського оформлення складаються самими працівниками бухгалтерії на підставі відповідних виправдовувальних документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів (меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки).

Документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох документів (розпорядчих, виконавчих та бухгалтерського оформлення), називаються комбінованими (прибуткові та вибуткові касові ордери, вимоги, лімітно-забірні карти та ін.)

2. За залежністю від порядку відображення господарських операцій розрізняють документи первинні та зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції (касові ордери, накладні на здачу продукції на склад, акти приймання виконаних робіт тощо). Зведені документи складаються на підставі однорідних первинних документів шляхом групування та узагальнення їх показників (звіти касира, авансові звіти, відомості розподілу заробітної плати та ін.).

3. За способом охоплення господарських операцій документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення однієї або кількох операцій, що записуються в документ одночасно (грошові чеки, касові ордери, вимоги, накладні, наряди, акти тощо).

Накопичувальні документи використовуються для оформлення однорідних, систематично повторюваних господарських операцій протягом певного періоду – декади, місяця (лімітно-забірні карти, накопичувальні наряди тощо).

4. За місцем складання документи поділяються на внутрішні (складаються на самому підприємстві) та зовнішні (надходять від інших підприємств та організацій).

5. За способом складання – документи, що складаються вручну та автоматизованим шляхом.