Порядок виконання роботи:

1. Завантажити субд Microsoft Access: Пуск  Программы  Microsoft Access.

2. Відкрити базу даних Субсидія, створену на попередньому занятті.

3. ЗАВДАННЯ: Створити форму з назвою Розрахунок_субсидій.

Форми в СУБД Microsoft Access використовуються для виведення значень таблиць у вигляді, що відповідає вимогам поставленої задачі, а також для редагування, додання значень у форму. Форми надають також додаткові можливості для роботи з даними, а саме: відкривання інших форм або звітів у вигляді, зручному користувачеві, з використанням таких графічних елементів, як командні кнопки, вкладки, кнопки-списки тощо; створення верхніх та нижніх колонтитулів; розрахунок загальних функцій; розрахунок складних виразів, значення яких зберігаються в макеті.

1. В основному вікні БД відкрити вкладку Форми, потім активізувати кнопку Создать, у наступному вікні вибрати команду Мастер форм, у списку Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос визначити таблицю „Прізвища” та активізувати кнопку ОК.

3.2. Далі (рис.21) слід вибрати ті поля, що ввійдуть у форму.

Після активізації кнопки Далее в наступному вікні треба зазначити вид форми – Ленточный і знову активізувати кнопку Далее. Визначивши ім’я форми – „Розрахунок_субсидій” активізувати кнопку Готово. В результаті на екрані з’являється форма, показана на рис.22.

4. ЗАВДАННЯ: Відредагувати створену форму та створити в ній розрахункові поля.

Рис. 21. Визначення полів для створення форми

Рис. 22. Побудована форма

Рис. 23. Форма в режимі конструктора

4.1. Відкрити форму у режимі Конструктор. При цьому автоматично відкривається Панель элементов (рис.23). Якщо вона є неактивною, то необхідно використати команди Вид  Панель элементов, що складається із таких кнопок:

(Надпись) – створення текстових полів;

(Поле) – Створення розрахункових полів;

(Линия) – проведення ліній у формах;

(Группа переключателей) – створення групи перемикачів;

(Кнопка) – створення командних кнопок;

(Набор вкладок) – створення набору вкладок;

(Мастера) – створення додаткових елементів за допомогою майстрів.

5. ЗАВДАННЯ: Розрахувати 20% отриманого доходу і порівняти знайдене значення із розміром квартплати.

5.1. Спочатку необхідно створити перше поле „20%_дохід”, для чого:

• активізувати кнопку (Надпись), покажчик миші при цьому змінює свій вигляд. Потім покажчик миші треба підвести до потрібного місця в заголовку форми, натиснути на клавішу миші й, не відпускаючи її, створити прямокутник. Після цього ввести назву поля - „20%_дохід”;

• активізувати кнопку (Поле), аналогічно попередньому створити поле в розділі Область данных. Поле з назвою Поле 1, що створюється автоматично, необхідно виділити та вилучити. Далі клацнути мишею у цьому полі, а після появи курсора на екрані ввести формулу =Дохід*0,2;

• розраховані значення передивитись у режимі форми.

5.2. Розрахувати різницю між 20% доходом і розміром квартплати за такою формулою: =Квартплата – Дохід*0,2. Для цього необхідно виконати такі дії:

• Створити назву стовпця – Різниця у заголовку форми;

• За допомогою кнопки Поле в області даних створити поле для введення формули (при цьому вилучити поле Поле 1 для назви, що автоматично створюється), клацнути правою клавішею миші на цьому полі, вибрати команду Свойства, у вікні Поле активізувати групу Данные, а в полі Данные – кнопку .

• В результаті на екрані з’являється вікно Построитель выражений (рис.24), верхня частина якого міститиме розрахункову формулу після її створення. Під цією частиною вікна є кнопки для введення знаків арифметичних дій (+, -, * тощо). Ці знаки можна також ввести з клавіатури. Лівий стовпець вікна містить об’єкти поточної БД, в ньому необхідно активізувати той об’єкт, для якого створюють формулу – Розрахунок субсидій;

• У переліку полів (але не їхніх назв!) другого стовпця вибирають потрібне поле – Квартплата, кнопку Вставить, знак „*”, із клавіатури вводять 0,2 й активізують кнопку ОК.

Рис. 24. Створення розрахункового поля у вікні Построитель выражений

6. ЗАВДАННЯ: Розрахувати максимальний дохід мешканців. Для цього:

• В області форми Примечание формы за допомогою кнопки Поле створити нове поле. У назві поля (Поле 1), що з’являється на екрані автоматично, ввести „Максимальний дохід”;

• У полі для введення формул активізувати вікно Построитель выражений. В результаті на екрані з’являється вікно Построитель выражений (рис.25). В його лівому стовпці необхідно відкрити папку Функции (двічі клацнути мишею на ній), папку Встроенные функции, у другому стовпці активізувати першу команду <Все>, у третьому стовпці знайти і активізувати функцію Мах (двічі клацнути мишею або виділити і активізувати кнопку Вставить). Після цього у верхній частині вікна автоматично з’являється вираз Мах («expr»), в якому необхідно виділити «expr».

Рис. 25. Розрахунок функції у вікні Построитель выражений

Далі в першому стовпці необхідно активізувати поточну форму „Розрахунок субсидій”, у другому – назву поля Дохід, кнопки Вставить  ОК. Після цього вікно Поле набуває вигляду, показаного на рис.26. У ньому можна відформатувати значення розрахованої функції з точністю до двох десяткових знаків. Для цього у вкладці Макет у полі Формат поля необхідно активізувати команду Фиксированный.

Рис. 26. Розрахунок підсумкового значення форми

У вікні форми в режимі конструктора можна створити її назву. Для цього покажчик миші необхідно встановити на межу між областями Заголовок форми та Область данных (вигляд покажчика при цьому змінюється) і при натиснутій клавіші миші „тягнути” Область данных униз, після чого виділити (клацнути мишею ліворуч від стовпців) і „тягнути” назви стовпців форми, а у звільненому місці за допомогою кнопки (Надпись) створити назву Розрахунок різниці. Шрифт назви можна форматувати (встановити напівжирний курсив, розміром 12 пунктів).

Після виконання всіх розрахунків форма в режимі форми матиме вигляд, показаний на рис.27.

Рис. 27. Форма в режимі форми

7. ЗАВДАННЯ: Створити форму з групою перемикачів для відкривання:

• таблиці „Адреси”;

• таблиці „Прізвища”;

• форми із від’ємними значеннями різниці між отриманим 20% доходом і розміром квартплати.

За допомогою перемикачів у режимі форми можна надати певного значення запису, вибираючи його із запропонованого списку. У групу перемикачів можна включати прапорці, перемикачі, вимикачі.

7.1. Для цього необхідно виконати такі дії:

• Створити нову форму у режимі конструктора;

• активізувати кнопку (Мастера) або переконатися, що вона є активною;

• активізувати кнопку (Группа переключателей), підвести покажчик миші до розділу форми Область данных, клацнути мишею.

У результаті на екрані з’являється вікно (рис.28), в якому слід зазначити підпис для кожного перемикача (у показаній на рисунку формі ввести параметри для визначення об’єкта відкривання) й активізувати кнопку Далее.

Рис. 28. Створення підпису для перемикачів

У наступному вікні значення перемикача визначається за замовчуванням. Таким може бути, наприклад, „Відкривання таблиці „Адреси”.

Після активізації кнопки Далее треба визначити числове значення (код) для кожного значення перемикача, яке в подальшому може використовуватися для аналізу значень форми. Це значення – 1, 2, 3 (рис.29). При активізації , наприклад, перемикача „Відкривання таблиці „Адреси” для запису зберігається значення 1.

Після активізації кнопки Далее в наступному вікні (рис.30) слід вибрати із запропонованих тип елемента керування – „флажки” та знову активізувати кнопку Далее.

В останньому вікні (рис.31) необхідно створити напис „Вибір для активізації” для групи перемикачів й активізувати кнопку Готово. Форма в режимі форми має вигляд, показаний на рис.32.

Форму назвати Перемикачі.

Рис. 29. Встановлення числових значень перемикачів

Рис. 30. Вибір типу перемикачів у формі

Рис. 31. Група перемикачів у формі

8. ЗАВДАННЯ: Додати у форму командні кнопки:

• для переходу на останній запис форми;

• для пошуку запису форми.

8.1. Для створення кнопки для переходу на останній запис форми необхідно:

• Відкрити форму у режимі конструктора;

• На панелі елементів активізувати кнопку (Кнопка), підвести покажчик миші у будь-яку область форми (його вигляд при цьому змінюється), клацнути мишею. У результаті на екрані з’являється вікно (рис.32), де:

• Категории – дії кнопки, об’єднані в групи за певною ознакою (наприклад, Работа с формой, Работа с отчетом тощо);

• Действия – перелік тих дій, які вміщено у вибрану ліворуч категорію.

Рис. 32. Перелік функцій командної кнопки

8.2. Щоб перейти на останній запис у формі ї, потрібно активізувати категорію Переходы по записям, дію Последняя запись, кнопку Далее.

У наступному вікні визначають, що розміщено на кнопці – текстову назву або рисунок, й активізувати кнопку Далее. У наступному вікні можна визначити ім’я кнопки, яке в подальшому буде використовуватися при створенні програмних модулів, й активізувати кнопку Готово.

Тепер досить у режимі форми активізувати створену кнопку, і покажчик запису встановлюється на останній запис.

8.3. Для створення кнопки для пошуку запису форми необхідно: аналогічно до попереднього пункту створити кнопку. У категорії Переходы по записям активізувати Найти запись.

На рис.33 зображено пошук запису, в якому значення поля Дохід дорівнює 500.

Рис. 33. Пошук значень записів у формі

9. ЗАВДАННЯ: Для форми „Адреси” створити підпорядковану форму, що виводить код району, до якого належить ЖЕК.

Форма, вміщена всередині іншої форми, називається підпорядкованою, а первинна форма – головною. Підпорядкована форма створюється з метою одержання додаткової інформації, перегляду довідкових даних тощо. Умова для створення таких форм – наявність поля з однаковими значеннями в головній і підпорядкованій формах, які використовуються для встановлення зв’язку. У підпорядкованій формі виводяться тільки ті записи, які пов’язані з поточним записом головної форми.

9.1. Створити форму Адреси (додати у форму всі стовпці з таблиці „Адреси”) та відкрити її в режимі конструктора.

9.2. На панелі елементів активізувати кнопку (Подчиненная форма/ отчет). У результаті на екрані з’являється вікно (рис.34), в якому потрібно зазначити на основі значень таблиці чи форми створюється підпорядкована форма (у нашому випадку це таблиця), після чого активізувати кнопку Далее.

Рис. 34. Створення підпорядкованої форми

9.3. У наступному вікні необхідно визначити об’єкт БД – таблиця „ЖЕКи”, значення якого будуть використовуватися у підпорядкованій формі, та вибрати поля для форми, що створюється - №_ЖЕКа, Код_району, після чого активізувати кнопку Далее.

9.4. У наступному вікні необхідно визначити, за якими полями двох таблиць реалізується зв’язок між ними. Для цього існують два методи:

• активізувати перемикач Выбор из списка, переглянути існуючі зв’язки, вибрати потрібний;

• створити власноручно, активізувавши перемикач Самостоятельное определение, вибравши відповідні поля в головній та підпорядкованій формах.

Використати другий метод, тобто визначити поля №_ЖЕКа обох форм (рис.35) та активізувати кнопку Далее.

Рис. 35. Визначення зв’язку між головною та підпорядкованою формами

Далі необхідно визначити ім’я підпорядкованої форми – Визначення району й активізувати кнопку Готово.

Рис. 36. Підпорядкована форма в режимі форми

Тепер у режимі форми (рис.36) із створеної підпорядкованої форми можна одержати додаткову інформацію. Між головною та підпорядкованою формами встановлено зв’язок по полю №_ЖЕКа.

10. ЗАВДАННЯ: Створити дві вкладки у формі Розрахунок субсидій, в яких впроваджені кнопки „Предыдущая запись” та „Следующая запись”.

Елемент керування Набор вкладок дає змогу створювати багатосторінкові форми, відображати дані кількох таблиць в одній формі, тобто концентрувати в одному місці форми великий обсяг інформації. Прикладом створених вкладок можуть бути команди Сервис, Параметры.

10.1. Для додання такого елемента керування в режимі конструктора форм необхідно активізувати кнопку (Набор вкладок). Далі треба при зміненій формі покажчика миші клацнути нею в області даних форми. В результаті на екрані з’являється набір із двох вкладок, що мають стандартні імена Вкладка 1, Вкладка 2 тощо.

Для додання ще одної вкладки у створений набір потрібно клацнути правою клавішею миші в рядку ярликів і з контекстного меню вибрати команду Добавить вкладку або Удалить вкладку.

Установлені параметри вкладки можна змінити, активізувавши її і використавши команду Свойства контекстного меню правої клавіші миші. В розділі Все можна змінити значення таких полів:

• Имя – змінити назву вкладки;

• Рисунок – вибрати рисунок, який буде вміщений на ярличку вкладки;

• Индекс вкладки – змінити порядковий номер розташування вкладок у наборі;

• Текст строки состояния – створити текст коментарю, який з’являється в режимі форми внизу екрана активного об’єкта.

У кожну вкладку можна помістити підпорядковану форму, написи, поля, списки, командні кнопки та інші елементи керування.

11. Результат показати викладачу.

12. Зберегти створений файл бази даних.

13. Вимкнути комп’ютер.

ТЕМА: Створення звітів бази даних і робота з ними