51. Систематизация и хранение документов.

Делопр-во-документир-е деят-ти орган-ии.Документ-материальный объект с информ., созданный чел-ом для передачи в пространстве и во времени.Док-е-запись инфо на бумаге или др носителе.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Назначение номенклатуры дел: Распределение исполненных документов в дел, Систематизация дел, Закрепление индексов дел, Установление сроков хранения, Служит основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Используется как основной учетный документ при сдачи в архив организации временного хранения (до 10 лет включительно)

Виды номенклатур дел:

1. Типовая - устанавливает состав дел заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и являются нормативным документом.

2. Индивидуальная - систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации, в определенном календарном году, с указанием сроков хранения дел, оформленные в установленном порядке.

3. Примерная устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Каждое структурное подразделение организации создает свою номенклатуру дел.

Номенклатура дел структурного подразделения:

1. Составляется работниками этого подразделения

2. Согласовывается со службой ДОУ и руководителем архива

3. Подписывается руководителем структурного подразделения

4. Направляется в ДОУ

Объединяет все номенклатуры дел различных подразделений в сводную номенклатуру дел.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации. Подписывается руководителем ДОУ, визируется руководителем архива, согласовывается с Экспертной комиссией организации, направляется на согласование с ЭПК (экспертно проверочная комиссия, соответствующего архивного учреждения) и утверждается руководителем организации.

При составление и оформление номенклатуры дел следует руководст-тся:

• Устав или положение об организации

• Положение о структурных подразделениях

• Штатное расписание

• Номенклатура дел организации за прошлый год

• Опись дел постоянного или временного хранения

• Регистрационные формы

В номенклатуру дел, должны быть включены все документы создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций, все регистационно-справочные журналы, электронные документы, базы данных, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел включают дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности.

Основой для определения структуры номенклатуры дел, является структура организации.

Разделами номенклатуры дел, являются названия структурных подразделений.

Разделами номенклатуры дел могут быть должности.

Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме, которая приведена в документе, который называется основные правила работы архивов организации.

Последовательность разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

При указании разделов обязательно проставляется индекс.

Первым разделом всегда указывается служба ДОУ;

В пределах разделов заголовки должны располагаться в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью:

Графы Ном.дел ( строится в виде таблицы)1 графа: Индекс дел.Проставляется номер каждого дела включенного в номенклатуру. Обозначается арабскими цифрами. Состоит из номера структурного подразделения и номера дела в пределах отдала или организации (01-01). Проставляется на обложке и корешке дела. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы, для родных дел.

2 графа: Заголовки дел. По нему происходит поиск док-ов. Заг.дел. должны полностью раскрывать состав и содержание документов включенных в дело. Заголовок формируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида документа; автор документа; корреспондент; название местности, территории; вопрос и краткое содержание документов дела; дата, период к которому относится документы дела; указание на копийность. Заголовки дел указывают период (год, месяц, квартал).

3 графа: Кол-во дел, томов. Заполняется в конце года, т к может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел, одно дело не должно превышать 250 страниц.

4 графа: Срок хранения.Проставляются сроки хранения с сылкой на номер статьи, так же простав-тся ссылка на порядковый номер статьи.

5 графа: Примечание.Заполняется в течении года, если необходимо сделать пометки о заведении дела, о переходящих делах на следующий год, о передачи дела в другое структурное подразделение, о выделении дела к уничтожению, помечается о лицах ответственных за формирование дел.

По окончанию календарного года в конце номенклатуры дел, составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного срока хранения.

Выделяют оперативное и архивное хранение дел (до 70лет, после операт.хранен.завершенные дела-> в архив).

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Дела хранятся в шкафах, на стеллажах (если это обычные документы); в сейфах (если это документы с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и т. п., см. Приложение Х).

Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа для удобства поиска необходимого дела, для проверки наличия дел.

При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел поиск любого документа не превышает 5 минут.

Проверка наличия дел проводится комиссией, созданной по указанию руководителя с определенной периодичностью, но не реже одного раза в год

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения) и сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия).

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

Дела выдаются сотрудникам на срок не более одного месяца.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Такие документы на архивное хранение не передаются и продолжают храниться в структурных подразделениях.

После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного сроков хранения сдаются в архив.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений

Все документы по срокам хранения в архиве делятся на три типа: постоянного, длительного (до 75 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения. Сроки хранения документов в архиве не зависят от того, в каком виде хранится документ - в бумажном или электронном.