2.Коммуникативная фаза

Коммуникативная фаза – это произнесение речи, ответы на вопросы слушателей, ведение дискуссии и т.д.

Оратору, стремящемуся к достижению успеха, конструктивного результата, необходимо тщательно подготовить выступление

Деловая беседа — процесс общения с использованием вер­бальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности. Правила подготовки и проведения деловой беседы представляют собой основные дей­ствия, предпринимаемые в определенной последовательности и взаимосвязи, направленные на достижение цели беседы и созда­ние положительного образа участников. Чаще всего участники деловых бесед допускают следующие ошибки: пренебрежение этапом подготовки к беседе; невнимательное отношение к отдельным пра­вилам ведения или подготовки беседы. Процесс деловой бесе­ды можно представить схематично в виде основных действий, которые необходимо предпринимать в определенной последо­вательности и взаимосвязи: подготовка к беседе; определение цели; информационная подготовка; обработка формулировок понятий и суждений; определение последовательности и содержания аргументации; формирование состава участников; выбор времени и места проведения беседы; моделирование хода беседы; проведение беседы: начальный этап (создание благожелательной и доверительной обстановки); основной этап (эффективное слушание; применение правил вербальной и невербальной связи); этап выхода из беседы (своевременное и корректное завершение беседы). Навыки ведения беседы возможно отрабатывать в любой приемлемой для этого обстановке. В прицнипе допустимо ставить знак равенство мд понятиями «деловая беседа» и «переговоры». Тем не менее переговоры представляют собой более сложный и ответ-ый процесс. Они связаны со взаимоотнош-ями с внешн окружением и завершаются заключением прицнип-ых соглашений. Формирование состава участников беседы имеет сущ-ое значение для ее хода. Состав дб оговорен заранее. Время и место проведения беседы дб удобны обеим сторонам. Этап выхода из беседы, так же как и начальный этап, не должен быть длительным. Он должен способ-ть сохранению делового настроя участников и указывать в корректной форме на то, что все возможные рез-ты беседы достигнуты и лимит ее времени исчерпан.

Собеседования являются наиболее широко применяемым методом отбора кадров. Если интервьюер хорошо знает работу, по которой ведется со­беседование, и знает, какие люди могут преуспеть в ней, он будет более объективен, и отобранные им специалисты будут соответ­ствовать всем требованиям. Ваша цель — получить информацию, «разговорить» претенден­та. На практике это означает, что 70% времени должен говорить кандидат и 30% — вы. Первым необходимым умением является умение за­давать вопросы. Второе - контролировать ход со­беседования, т. е. сделать так, чтобы претендент говорил о том, о чем вы хотите. Третье — «умение слушать» (слушать — зна­чит воспринимать услышанное, запоминать и анализировать). Четвертое умение — умение составлять суждение или прини­мать решение. Ошибки при проведении отборочного собеседования: интервьюеры формируют стереотипное представление о кандидате; на интервьюеров большее влияние оказывает отрицательная, а не положительная информация о претенденте; интервьюеры ищут подтверждения своего мнения о претен­денте, которое у них уже сложилось; резюме претендента и его внешний вид оказываются при­чиной предубеждения; зачастую мнение о претенденте складывается уже в са­мом начале собеседования. В конце собеседования четко укажите, на что может рассчитывать претендент и когда это произойдет. Исслед-ния показывают, что структурированные интервью со стандартизированными и записанными вопросами и ответами повышают эф-ть собеседования как метода отбора персонала. Собеседование следует сконцентрировать на вопросах имеющих непосредственное отношение к данной работе. Основной целью отборочного собеседования явл-ся получнием ответов на вопрос: сможет ли кандидат выполнить данную работу.

Служебные совещания – один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений. Проведение служебных совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. Важным общим правилом этики деловых отношений является недопустимость проведения неподготовленного совещания — результатом его будет потеря времени и доверия к организатору. При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными (направлено на доведение до его уча­стников какой-либо информации), оперативными и проблемными. Залогом успешного совещания является разработка подробной повестки дня и регламента. Правилом организации управления и этики служебных отношений должна стать обязательная предварительная рассылка участникам совещания повестки дня с указанием круга намечаемых к обсуждению проблем, ответственных за их подготовку и примерного регламента. Эффективность служебного совещания во многом определяется оптимальным подбором его участников. Главной задачей в этой связи является обеспечение участия тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны в рассматриваемых на совещании вопросах. Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.

Переговоры представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. Переговоры состоят из трех стадий: подготовка переговоров (вкл: установление контакта м/у сторонами; сбор и анализ необходимой информации; формирование атмосферы взаимного доверия); стадия процесса переговоров (вкл: начало переговорного процесса; выявление спорных вопросов; разработка предложений для договоренности); стадия достижения согласия (вкл: выявление вариантов для соглашения; достижение формального согласия)