38.Документация и ее роль в системе управления. Организация делопроизводства на сельскохозяйственных предприятиях

Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая доку­ментирование (создание документа) и организацию работы с офи­циальными документами.

Делопроизводство состоит из трех составных частей:

-подготовка управленческих документов;

-работа с документами;

-систематизация документов и организация их архивного хра­нения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления.

При больших документопотоках в службе ДОУ помимо специ­алиста, отвечающего за документообразование, необходимо иметь одну или не­сколько технических должностей - делопроизводителей, ответ­ственных за входящую и исходящую корреспонденцию, за регист­рацию документов.

Делопроизводитель принимает и регистрирует корреспонден­цию, направляет ее в структурные подразделения, передает доку­менты на исполнение, осуществляет контроль за исполнением, отправляет исполненную корреспонденцию по адресатам. При применении в организации электронного документообо­рота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разраба­тываются маршруты движения документов.

Доставка документов в организацию, как правило, осуществля­ется средствами почты, фельдъегерской и электронной связи.

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмот­рение руководством. После этого входящие документы передают конкретным лицам.

Конверты с доку­ментами вскрывают (за исключением конвертов с пометкой «лич­но»).

Обработка документов для отправки почтой осуществляется службой ДОУ организации в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы для отправки должны быть пол­ностью оформлены, зарегистрированы с указанием почтового ад­реса.

Служба ДОУ принимает к обработке только правильно офор­мленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответ­ствующим сопроводительным письмом, где указываются причи­ны возврата.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с указа­нием даты и времени приема, регистрируются по тем же прави­лам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руковод­ству.

Телефонограммы передаются устно по телефону и записывают­ся получателем.

При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются с помощью автоматизированной регистрации.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества об­рабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры.

Вся документация предприятия делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Количество документов всех потоков за год составляет объем документообо­рота предприятия.

На предприятии прежде всего проверяют правильность достав­ки корреспонденции, целостность конвертов (пакетов), затем их регистрируют. Регистрации подлежат все документы, требующие какого-то решения или ответа. Не регистрируют бухгалтерскую и статистическую отчетность, печатные издания, информационные сообщения.

Завершающими этапами делопроизводства являются: система­тизация документов, формирование дел, организация хранения и сдача в архив. Все эти этапы должны осуществляться в соответ­ствии с действующим законодательством в области делопроиз­водства.