1.2. Бухгалтерский учет дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность в бухгалтерском учете организации отражается как следствие ее гражданских обязательств, возникающих в результате определенной сделки. Сделка представляет собой определенное действие участвующих в ней субъектов (юридических или физических лиц), результатом которого является возникновение товарно-денежных обязательств. Договор по сделке обязывает кредитора предоставить определенные ценности либо выполнить работы и услуги (товарная часть сделки), а дебитора оплатить в установленные договором сроки выполненные первой стороной обязательства (денежная часть сделки). В силу обязательства одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие, как-то: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т. п., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности⁶.

Денежное обязательство — это обязательство, в силу которого должник обязан уплатить кредитору определенную сумму денежных средств, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности. Основным способом прекращения денежного обязательства является его надлежащее исполнение, то есть перечисление должником денежных средств в порядке и на условиях, предусмотренных обязательством.

Обращение взыскания на дебиторскую задолженность должника предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 27.05.1998 № 516 и Временной инструкцией, утвержденной Приказом Минюста России от 03.07.1998 № 76.

Большое практическое значение в оптимизации правового регулирования исполнительного производства имеет определение порядка и субъектов проведения экономико-правового анализа при обращении взыскания на дебиторскую задолженность. Основным объектом такого анализа являются правоустанавливающие и правоподтверждающие документы, такие как:

1) учредительные документы организации-дебитора (устав, учредительный договор, решение или протокол учредителей);

2) трудовые договоры с генеральным директором и главным бухгалтером организации-дебитора, приказы по личному составу, доверенности;

3) учетная политика, иные локальные документы организации-дебитора; 4) договоры, протоколы разногласий, дополнительные соглашения, подтверждающие наличие дебиторской задолженности;

5) бухгалтерский баланс организации-дебитора на последнюю отчетную дату (Приложение 1);

6) отчет о прибылях и убытках (Приложение 2);

7) расшифровка дебиторской задолженности с указанием адресов должников в Приложении к бухгалтерскому балансу «Дебиторская и кредиторская задолженность» (Приложение 4).

8) акты сверок с дебитором;

9) платежные документы;

10) выписки из реестров;

11) переписка с организацией-дебитором.

Документами, подтверждающими дебиторскую задолженность, могут быть также судебные акты, исполнительные документы, договоры, счета-фактуры, акты, накладные, свидетельствующие об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, платежные документы, деловая переписка и другие документы по усмотрению судебного пристава-исполнителя.

В бухгалтерском учете дебиторская задолженность отражается по дебету счетов:

1)   60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», когда организацией выдан аванс в счет поставки товара, оказания услуг;

2)   62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», когда поставка товаров, работ, услуг осуществляется в счет последующей оплаты;

3)   68 «Расчеты по налогам и сборам» - переплата в бюджет налогов, сборов;

4)   69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - переплата при расчетах по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию работников организации;

5)   70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - при удержании с сотрудника в пользу организации определенных сумм;

6)   71 «Расчеты с подотчетными лицами», когда подотчетное лицо не возвратило выданные ему денежные средства;

7)   73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - возникновение задолженности работников по предоставленным займам, возмещению материального ущерба;

8)   75 «Расчеты с учредителями» - возникновение задолженности учредителей по вкладам в уставный, складочный капитал;

9)   76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», в случае, когда есть наличие задолженностей по возмещению ущерба по страховому случаю; расчетов по претензиям в пользу организации; расчетов по причитающимся дивидендам.

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность отражается во втором разделе актива. Наличие в активе бухгалтерского баланса по счетам дебиторской задолженности данных означает наличие дебиторской задолженности в имущественном комплексе организации. Со временем эта задолженность должна быть оплачена организации денежными средствами или поставкой товаров (оказанием услуг, выполнением работ).

Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, и дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, отражаются во втором разделе «Оборотные активы» актива баланса. В балансе отдельно указывается дебиторская задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары и выполненные работы. Указанная задолженность отражается по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». В балансе дебиторская задолженность отражается за вычетом резерва по сомнительным долгам.

Вид дебиторской задолженности является одним из основных факторов, указывающих на ее ликвидность. Чем раньше наступает срок платежа, тем выше ценность задолженности и вероятность ее реализации.

Внутренняя структура каждого вида задолженности составляет задолженность перед предприятием покупателей и заказчиков, по выданным авансам, прочих дебиторов (по неоплаченным векселям, дочерних и зависимых обществ, участников и учредителей по взносам в уставный капитал).

В приложении к бухгалтерскому балансу статьи «Расчеты с покупателями и заказчиками» отражается суммарная задолженность покупателей и заказчиков на отчетную дату в соответствии с условиями договоров за проданные им товары, выполненные работы и оказанные услуги. Данный вид дебиторской задолженности представляет собой задолженность покупателя по оплате поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг и возникает в результате того, что между моментом отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг и моментом получения оплаты может пройти значительное время. В статье «Авансы выданные» указывается сумма выплаченных другим организациям и гражданам авансов по предстоящим расчетам в соответствии с условиями договоров. Данный вид дебиторской задолженности образуется в результате частичной или полной предоплаты за товары или услуги. Эта задолженность покрывается не денежными средствами, а товарами, работами или услугами - в зависимости от того, за что был выплачен аванс. В статье «Прочие дебиторы» указываются: дочерние и зависимые общества; участники (учредители) по взносам в уставный капитал; переплаты по налогам, сборам и прочим платежам в бюджет и государственные внебюджетные фонды; задолженность работников организации по предоставленным им займам за счет средств этой организации, по возмещению материального ущерба организации и т.п. Данный вид задолженности объединяет самые разные суммы, которые в большинстве своем представляют собой долгосрочные финансовые вложения и не отличаются высокой ликвидностью.

При экономическом анализе дебиторской задолженности организации необходимо наличие договоров на поставку товара, оказание услуг и правильность их оформления; правильность оформления сумм, полученных за отгруженные товарно-материальные ценности; правильное списание дебиторской задолженности на себестоимость товара, услуг и дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

При проведении правового анализа дебиторской задолженности проверяется действительное существование задолженности и возможности ее взыскания в судебном порядке.⁷

При решении вопросов об обращении взыскания на дебиторскую задолженность одним из важных моментов является правильное исчисление сроков исковой давности.

Исковая давность - период, в течение которого можно предъявить иск должнику из-за того, что он не выполнил свои обязательства по договору⁸. Срок исковой давности может быть разным в зависимости от вида дебиторской задолженности. Общий срок исковой давности составляет 3 года⁹. Истечение срока исковой давности не всегда совпадает с истечением 3 календарных лет. Для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, более короткие или более длительные по сравнению с общим¹⁰. Исковая давность исчисляется с момента, как прошел период, установленный договором для исполнения обязательства.

Срок исковой давности может приостанавливаться и прерываться, а после перерыва отсчитываться заново¹¹. Приостановление срока исковой давности означает, что его течение не происходит на отрезке времени, когда по предусмотренным законом обстоятельствам защиту прав осуществить невозможно¹².

Перерыв течения срока исковой давности означает, что время, истекшее до перерыва, утрачивает свое значение. Срок исковой давности начинается заново со дня перерыва. Время, истекшее до перерыва, в новый срок не засчитывается.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя организации и относится на счет средств резерва по сомнительным долгам.

В бухгалтерском учете суммы долгов, нереальных для взыскания, признаются прочими расходами¹³. Для учета таких сумм предназначен счет 91, субсчет 91-2 «Прочие расходы».¹⁴

В течение пяти лет с момента списания сумма списанной задолженности учитывается за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», предназначенный для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной вследствие неплатежеспособности должников¹⁵.

1.3. Анализ системы управления дебиторской задолженностью

Политика управления дебиторской задолженностью представляет собой часть общей политики управления оборотными активами и политики организации, направленной на расширение объема реализации товаров, услуг. Заключается в оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении своевременного получения организацией денежных средств от ее дебиторов.

Задачами управления дебиторской задолженностью являются:

1) ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;

2) выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;

3) определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платежной дисциплины;

4) ускорение востребования долга;

5) уменьшение бюджетных долгов;

6) оценка возможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью, то есть упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности.¹⁶

В процессе управления дебиторской задолженностью выделяются основные функции:

1) планирование дебиторской задолженности, определение финансовых и управленческих целей. Планирование – это предварительные финансовые решения. Для его эффективности необходимо определить долгосрочную цель организации, сформулировать стратегию организации, определить политику действий, выбрать рациональные процедуры действий.

2) организационная функция, обеспечение выполнения запланированных целей. Вся область действий должна быть сгруппирована по выбранным функциям. Ответственным за свою деятельность лицам должны быть предоставлены адекватные права.

3) мотивирование сотрудников, утверждение системы мотивации для сотрудников участвующих в процессе управления, то есть совокупность психологических моментов, которыми определяется поведение человека в целом.

4) контроль запланированных показателей подразумевает подготовку стандартов действий, сравнение фактических результатов со стандартными.

5) анализ результатов изменений и обратная связь.¹⁷

В современной коммерческой организации в процессе управления дебиторкой задействованы следующие лица и структурные подразделения:

1) генеральный директор.

2) коммерческий отдел и отдел продаж (коммерческий директор, руководитель отдела продаж, менеджеры по продажам).

3) финансовый отдел (финансовый директор, финансовый менеджер).

4) юридический отдел и служба безопасности.¹⁸

Управление дебиторской задолженностью предполагает контроль за оборачиваемостью средств в расчетах. Ускорение оборачиваемости является положительной тенденцией экономической деятельности организации. Ускорение оборачиваемости может быть достигнуто благодаря отбору потенциальных покупателей, определению условий оплаты, контролю за сроками погашения дебиторской задолженности и воздействию на дебиторов. Отбор покупателей осуществляется благодаря анализу соблюдению их платежной дисциплины в прошлом, анализу их текущей платежеспособности, анализу уровня их финансовой устойчивости и анализу других финансовых показателей, характеризующих финансовое состояние предприятия-покупателя. Определение условий оплаты товаров покупателями заключается в том, что покупателю устанавливаются границы сроков оплаты товаров¹⁹. Контроль за сроками погашения дебиторской задолженности включает в себя ранжирование дебиторской задолженности по срокам ее возникновения.

Управление дебиторской задолженностью подразумевает обязательное проведение сравнительного анализа величины дебиторской задолженности с величиной кредиторской задолженности.

Управление дебиторской задолженностью заключается также в создании резервов по сомнительным долгам и анализе фактических потерь, связанных с непогашением дебиторской задолженности ²⁰.

Работу с дебиторской задолженностью можно разделить на несколько этапов, что позволяет минимизировать риски связанные с выдачей коммерческих кредитов.

1. Этап заключения договора. Во время этого этапа проверяется фирма-покупатель, составляется договор и определяется возможность дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита), учитывается возможная мотивацию клиента на своевременный возврат денежных средств, устанавливаются штрафы за несвоевременную оплату организацией-дебитором, застраховывается риск неоплаты контрагентом.

2. Этап работы с контрагентом. Этот этап определяется в классификации клиента по степени риска, установление кредитный лимит, правильность заполнения первичных документов, устанавливаются факты оплаты и при необходимости напоминать организации-покупателю о времени оплаты, начисление штрафы за просрочку платежей, отслеживание текущей платежеспособности организации-клиента.

3. Этап образования просроченной задолженности. Установление факта просрочки дебиторской задолженности просрочкой или окончательным невозвратом, получение достоверной информации о платежеспособности должника, проведение переговоров по возврату задолженности. В случае если должник возвращает долг, организация-кредитор может продолжить работу с должником, снизив кредитный лимит и установив ему другую степень риска.

4. Принятие решения, имеющего юридические последствия. Этот этап применяется при факте невозврата организацией-дебитором задолженности решением о методах истребования задолженности: в судебном порядке, в страховом порядке, в порядке уступки права требования (цессии), в порядке перевода долга, в порядке договора-поручения об истребовании долгов. После принятия решения производятся действия, имеющие юридические последствия.

На величину дебиторской задолженности влияют внутренние и внешние факторы.

К внешним факторам относятся:

1) состояние экономики в стране - спад производства увеличивает размеры дебиторской задолженности;

2) общее состояние расчетов в стране - кризис неплатежей приводит к росту дебиторской задолженности;

3) эффективность денежно-кредитной политики Центрального Банка, поскольку ограничение эмиссии затрудняет расчеты между организациями;

4) уровень инфляции в стране, высокий уровень инфляции влияет на рост долгов организаций;

5) вид продукции - если это сезонная продукция, то риск роста дебиторской задолженности обусловлен;

6) емкость рынка и степень его насыщенности, при малой емкости рынка и максимальной его насыщенности данным видом товаров, услуг возникают трудности с ее реализацией.

Внутренние факторы:

1) Взвешенность кредитной политики организации означает экономически оправданное установление сроков и условий предоставления кредитов, объективное определение критериев кредитоспособности и платежеспособности клиентов, сочетание предоставления скидок при досрочной уплате счетов, учет других рисков, которые имеют практическое влияние на рост дебиторской задолженности организации. Неправильное установление сроков и условий кредитования, непредоставление скидок при досрочной уплате клиентами счетов, неучет других рисков могут привести к резкому росту дебиторской задолженности.

2) Наличие системы контроля за дебиторской задолженностью.

3) Профессиональные и деловые качества менеджмента организации, занимающегося управлением дебиторской задолженностью предприятия.

Выявление общей дебиторской задолженности и сомнительных долгов происходит с помощью инвентаризации дебиторской задолженности. При проведении инвентаризации дебиторской задолженности учитываются суммы дебиторской задолженности за отгруженные, оказанные и переданные, но не оплаченные товары, услуги с момента образования дебиторской задолженности.²¹

В соответствии с действующим законодательством организации обязаны инвентаризировать дебиторскую задолженность:

- с налоговым органом - не менее одного раза в квартал;

- с дочерними предприятиями и обслуживающими производственными хозяйствами, выделенными в отдельный баланс, с учредителями предприятия - на 1-е число месяца, следующего за отчетным кварталом;

- с дебиторами - не реже 2 раз в год.²²

Выводы.

Исходя из первой главы диплома дебиторская задолженность представляет собой объект гражданских прав. На уровне организации дебиторская задолженность – это часть имущественных прав организации.

Исходя из законодательной литературы, дебиторская задолженность организации – это сумма долгов, причитающаяся субъекту хозяйствования от юридических или физических лиц в результате хозяйственных и иных отношений между ними; задолженность покупателей за отгруженные им товары и заказчиков – за сданные работы, не оплаченные в срок; задолженность по возврату полученных авансов; задолженность по расчетам с дочерними и зависимыми обществами, филиалами, представительствами и другими обособленными подразделениями и др.

Дебиторская задолженность представляет собой иммобилизацию из хозяйственного оборота собственных оборотных средств, что сопровождается косвенными потерями в доходах предприятия и относится к оборотным активам организации вне зависимости от срока её погашения.

Поскольку дебиторская задолженность представляет собой обездвижение собственных оборотных средств, то есть она не выгодна организации, то необходимо ее максимально возможное сокращение. Дебиторская задолженность может быть сведена до минимума, этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции.

В процессе осуществления деятельности организации возникает необходимость учета взаиморасчетов с дебиторами. Правильное отражение в учете дебиторской задолженности имеет исключительно важное значение, поскольку суммы балансовых остатков по этой задолженности и периоды оборачиваемости влияют на оценку финансового состояния организации. Так же проводить анализ дебиторской задолженности необходимо совместно с анализом кредиторской задолженности, так как сравнение этих сумм позволит проанализировать более детально финансовую устойчивость организации, его платежеспособность и рентабельность.