5.4.6 Подготовка заключений по результатам аудита

Аудиторская группа должна собраться для выработки заключений по результатам аудита, с тем чтобы:

1. Проанализировать наблюдения аудита с точки зрения целей аудита.

Примечание. Если цель аудита "Оценить соответствие процесса Х требованиям Y", и наблюдения содержат несоответствия категории В, очевидно, что заключением аудита может быть "Процесс Х не соответствует требованиям Y".

2. Согласовать заключения аудита (с учетом неопределенности, свойственной процессу аудита).

3. Подготовить рекомендации.

4. Обсудить целесообразность повторного аудита.

При выработке заключения могут формироваться проекты отчетов о несоответствии О03 "Отчет о несоответствии" и проект отчета об аудите О01 "Отчет по аудиту". Форма документа О01 приведена в приложении К.

5.4.7 Заключительное совещание

На заключительном совещании обязательно присутствие руководителя проверяемого подразделения/процесса (или уполномоченного представителя поставщика).

Основные вопросы, которые должны быть рассмотрены на заключительном совещании:

1. Оглашение результатов аудита;

Примечание. Результаты аудита должны быть понятны проверяемым.

2. Согласование оценок ситуации;

Примечание. Любые разногласия должны обсуждаться и, по возможности, разрешаться. Если к согласию прийти не удалось, в протоколе совещания необходимо зарегистрировать все мнения, с тем, чтобы решение по разногласию мог принять Уполномоченный по качеству на основании анализа протокола совещания.

3. Рассмотрение предложений по исправительным, корректирующим и предупреждающим действиям.

Примечание. Если назначить исправительные/ корректирующие/предупреждающие действия на совещании не представляется возможным, должны быть согласованы сроки предоставления проверяемыми плана мероприятий по устранению несоответствий.

При оглашении результатов аудита, аудитор должен, в первую очередь, отметить те участки объекта аудита, которые признаны соответствующими критериям аудита, потом перейти к более существенным замечаниям (Б). Наиболее существенные замечания и несоответствия (категории В) должны рассматриваться в последнюю очередь, при этом аудитору необходимо избегать каких-либо обвинительных интонаций.

5.5 Подготовка, утверждение и распространение отчета по аудиту. Завершение аудита

Ответственность за подготовку отчета по аудиту О01 несет ведущий аудитор. Форма отчета О01 "Отчет по аудиту" и рекомендации по заполнению приведена в приложении И. Срок подготовки отчета О01 не должен превышать 5 календарных дней.

Подготовленный ведущим аудитором отчет О01 согласовывается Уполномоченным по качеству. Срок согласования - не более 2 календарных дней.

Уполномоченный по качеству может вернуть отчет на доработку ведущему аудитору, а также добавить свои комментарии. Срок доработки - не более 2 календарных дней.

Согласованный Уполномоченным по качеству отчет О01 утверждается директором.

Утвержденный директором отчет О01 сохраняется в досье Д8.2-01/03 "Отчеты по аудитам" у Уполномоченного по качеству. Отчеты О01 дополнительно не регистрируются, т.к. их идентификация определяется идентификационными номерами соответствующих планов П03 (см. приложение И).

Копии отчета О01 направляются заинтересованным сторонам (в том числе руководителю организации-поставщика, если применимо).

После рассылки копий утвержденного отчета О01 аудит считается завершенным.

После завершения аудита Уполномоченный по качеству выполняет действия, установленные в п. 6.3 настоящего стандарта, для актуализации данных о квалификации аудиторов.