4.5.3 Квалификация аудиторов и выбор аудиторских групп

Аудит СК выполняется группой аудиторов, возглавляемой ведущим аудитором.

В зависимости от целей и объема программ аудитов Уполномоченный по качеству определяет потребность в изменении персонального состава аудиторов и требуемой квалификации аудиторов. Изменения персонального состава аудиторов устанавливаются в форме приказа по предприятию.

Оценка и обеспечение квалификации аудиторов выполняются согласно разделу 6 настоящего стандарта.

Ведущего аудитора и состав аудиторской группы для каждого аудита определяет Уполномоченный по качеству при подготовке графика аудитов П02 (см. п. 4.5.2) на основании оценки, проводимой в соответствии с п.6.5 настоящего стандарта. Назначение выполняется на менее чем за 5 дней до даты начала внутреннего аудита и не менее чем за 15 дней до даты начала аудита поставщика. Состав группы отображается в графике П02.

Примечание. Уполномоченный по качеству должен, по возможности, формировать аудиторские группы таким образом, чтобы способствовать развитию и поддержанию навыков проведения аудита у аудиторов. Имеется ввиду, что необходимо, по возможности, чтобы все аудиторы имели, одинаковый опыт проведения аудитов.

Состав группы может быть изменен по инициативе ведущего аудитора или при наличии обоснованных пожеланий заинтересованных сторон.

Группа аудиторов в зависимости от объема, цели и сложности аудита может состоять из одного аудитора.

4.5.4 Предоставление необходимых ресурсов.

Предоставление необходимых ресурсов (средств измерительной техники, эталонов, документации, финансовых средств, дополнительно привлекаемых лиц /аудиторов и экспертов/, иного) организуется Уполномоченным по качеству во взаимодействии с руководителями профильных подразделений в порядке, установленном на предприятии, и не регламентируется настоящим стандартом.

4.5.5 Проведение аудитов

Сформированные группы аудиторов проводят внутренние аудиты в соответствии с графиком П02 согласно требованиям п. 5 настоящего стандарта.

4.5.6 Поддержание протоколов (регистрационных записей)

Регистрационные документы по программе аудита включают в себя:

• график аудитов П02 (см. п. 4.5.2);

• план аудита П03 (см. п. 5.3);

• опросные листы Ф11 (см. п.5.3);

• отчет по аудиту О01 (см. п. 5.5);

• отчеты о несоответствиях О03 (см. п. 5.4.5, 5.6);

• отчет об анализе программы аудита О04 (см. п. 4.6);

• документы Ф14 "Паспорт аудитора " (см п. 6.2);

• журнал Ж10 "Журнал регистрации отчетов о несоответствиях";

• журнал Ж11 "Журнал регистрации планов аудита";

• журнал Ж09 "Журнал регистрации графиков аудитов".

При обращении регистрационных записей по программе аудитов необходимо придерживаться требований ПОЛ 4.2-02 [2].

4.6 Мониторинг и анализ программы аудитов

Уполномоченный по качеству должен оперативно изучать отчеты об аудитах О01, отчеты о несоответствиях О03 для того, чтобы определить необходимость внесения изменений в программу аудитов.

Примечание 1. Например, при наличии серьезных несоответствий в подразделении "А", обнаруженных при аудите, Уполномоченный по качеству может инициировать изменение графика аудитов П02 с целью введения в график дополнительной проверки подразделения "А". Наоборот, если запланировано 2 аудита в год для подразделения "Б", и первый аудит не нашел никаких замечаний, Уполномоченный по качеству может исключить из графика аудитов П02 второй аудит подразделения "Б".

Примечание 2. По результатам этого анализа Уполномоченный по качеству может, также, инициировать изменение документации и/или сложившейся практики работы.

Результаты такого оперативного изучения данных аудитов Уполномоченный по качеству регистрирует в виде отметок о завершении аудитов, примечаний и комментариев в графике П02.

Уполномоченный по качеству должен периодически, но не реже 1 раза в 3 месяца анализировать внедрение программы аудитов, для определения возможности (или необходимости) ее улучшения.

Для этого Уполномоченный по качеству должен выполнять следующие действия:

1. Проверить фактическую степень выполнения графика аудитов П02.

2. Проверить соответствие фактических сроков проведения аудитов срокам, установленным в графике П02.

3. Проверить наличие внутренних претензий к работе аудиторов и проанализировать их причины.

4. Проверить достижение целей аудитов.

При невыполнении или несвоевременном выполнении графика П02 Уполномоченный по качеству должен проанализировать причины невыполнения и принять одно из решений:

• оставить программу аудитов без изменения;

• внести изменения в график аудитов П02;

• изменить состав аудиторских групп;

• обеспечить программу аудитов недостающими ресурсами.

В конце текущего года Уполномоченный по качеству должен провести комплексный анализ программы аудита. В рамках этого анализа Уполномоченный по качеству должен выполнить следующие действия:

1. Рассмотреть результаты и определить тенденции в реализации программы аудитов.

Примечание. Например, Уполномоченный по качеству может выявить постепенное уменьшение или увеличение замечаний аудитов в течение года по всем подразделениям (или, например, может обнаружить, что какое-то подразделение сильно выделяется из общей массы по числу несоответствий). Эти данные можно эффективно использовать для улучшения программы аудитов на следующий год.

2. Выборочно проанализировать регистрационные документы по аудитам.

Примечание. Такой анализ может выявить необходимость изменения форм регистрационных документов по аудиту (или выявить необходимость дополнительного инструктажа аудиторов).

3. Провести анализ повторяемости результатов аудитов в схожих условиях, если возможно.

Примечание. Например, изучив результаты аудитов одного и того же процесса, проводимых разными группами аудиторов в сходных условиях, Уполномоченный по качеству может определить, что результаты аудитов сильно различаются по полноте и достоверности. Очевидно, такая ситуация требует дополнительного обучения аудиторов с тем, чтобы обеспечить повторяемость результатов.

4. Проанализировать степень достижения целей программы аудитов.

По результатам анализа Уполномоченный по качеству может назначить корректирующие/предупреждающие действия.

По результатам анализа Уполномоченный по качеству готовит отчет О04 "Отчет об анализе программы аудитов". Форма отчета О04 и указания по заполнению приведены в приложении В. Оригиналы отчетов О04 сохраняются у Уполномоченного по качеству в досье Д8.2-01/05 "Отчеты об анализе программы аудита".

Отчет О04 Уполномоченный по качеству использует как часть отчета об анализе эффективности функционирования СК высшим руководством О09, подготовка которого регламентируется [3].

5 Проведение аудитов

5.1 Общие положения

Ответственность за правильное планирование и проведение аудитов, предусмотренных программой аудитов, несут ведущие аудиторы, назначаемые Уполномоченным по качеству (см. п. 5.2.1).

5.2 Инициализация аудита

5.2.1 Назначение ведущего аудитора группы

Ведущего аудитора группы для каждого аудита, предусмотренного программой аудитов, назначает Уполномоченный по качеству при формирования графика П02 (см. п. 4.5.2) на основании оценки, проводимой в соответствии с п. 6 настоящего стандарта.

5.2.2 Определение целей, критериев и объема аудита

Ведущий аудитор определяет цели, объем и критерии аудита.

Цели аудита определяют, что должно быть достигнуто при выполнении аудита, и должны быть согласованы с общими целями программы аудита.

Примечание. Например, для цели программы "Поддерживать соответствие СК требованиям стандарта ISO 9001:2000" цель аудита подразделения (процесса) "А" может быть сформулирована таким образом "Проверить порядок обращения с регистрационными документами"

Объем аудита определяет, какие подразделения, деятельность, процессы, подлежат проверке, а также период времени, требуемый для проверки.

Примечание. При определении объемов внутренних аудитов следует, по возможности, ограничить время проведения каждого аудита для того, чтобы избежать длительного вмешательства в производственный процесс. Естественно, это ограничение времени не должно негативно влиять на достоверность результатов аудита. Оптимальное время для проведения одного внутреннего аудита не должно в большинстве случаев превышать 1 календарный день.

Цели и объем аудита могут меняться в ходе аудита. Такое изменение инициирует ведущий аудитор. Решение об изменении целей и объема аудита согласовывает Уполномоченный по качеству.

Критериями аудита являются: требования внутренних документов СК, требования стандартов на СК, требования законодательства, требования договоров и контрактов. Выбранные критерии аудита должны обеспечивать возможность достижения целей аудита.

Примечание. Например, если цель аудита сформулирована как "Проверить подразделение Х на возможность выполнить контракт №А", а в качестве критерия выбрать "Положение о подразделении Х", то, очевидно, будет невозможным достичь цели аудита, т.к. положение об отделе не может содержать никаких данных о требованиях контракта №А. В таком случае более правильным будет критерий "Положение о подразделении Х. Требования контракта №А, имеющие отношения к деятельности подразделения Х".

Цели, объем и критерии аудита указываются в плане аудита П03 (см. п. 5.3.2).