5.9. Іс қағаздары мен құжат айналымы жүйесін автоматтандыру

Елбасының Қазақстан Республикасын әлемдегі ең дамыған 50 ел қатарына қосу туралы Жолдауы мемлекеттік органдар алдына қызметтің барлық саласы бойынша жаңа мақсат, жаңа міндеттер қойып отыр. Соның бірі «Электрондық үкімет» жобасын жүзеге асыру.

Қазіргі кезде мемлекеттік органдар жақсы дамыған ақпараттық инфрақұрылымсыз уақытқа сай жұмыс істей алмайды. Бұл заман талабы. Бірқатар мемлекеттік функцияларды басқару ісінде дәстүрлі қағаз негізден электрондық салаға көшу өзге де маңызды факторлармен қатар табысқа жету шарттарының бірі болып отыр.

Электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру ісі бірінші кезекте құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау процестерін автоматтандыруды, кәсіпорын бөлімшелері арасындағы қағаз негізді ішкі қатынас қағаздарын азайтуды, нормативтік құқықтық актілер жобаларын қарау мерзімдерін қысқартуды, ел басшылығы тапсырмаларының, Үкімет қаулыларының, азаматтар мен заңды тұлғалар тарапынан түскен хаттар мен өтініштердің орындалуын бақылау жөніндегі жұмыстарды жақсартуды, құжаттар бойынша ақпараттық талдау жұмыстары сапасын арттыруды, сондай-ақ ұйымның электрондық мұрағатын құруды қамтиды.

Электронды құжат айналымының бірыңғай жүйесін жасау «элктрондық үкімет» құрудың негізгі элементі екенін кәсіби мамандар жақсы түсінеді. Өйткені бұл жүйе құжат айналымы, яғни электронды құжат алмасу ғана емес, сонымен қатар ол құжаттардың, басшылық тапсырмаларының орындалу барысын жедел түрде тексеруге, кемшіліктердің алдын алуға, туындаған проблемаларды дерек базасын пайдалана отырып дер кезінде айқындауға және талдауға, басшылық үшін шешімдердің әртүрлі нұсқаларын әзірлеуге, ахуалды жақсартып отыруға мүмкіндік беретін бірден-бір жол. Бұл жүйе ақпараттарды, статистикалық мәліметтерді есепке алу мен іздестірудің жеңілдетілетіні және жылдамдатылатыны, құжаттарды жіктеу мен сақтаудың қарапайымданатыны іс жүзінде дәлелденіп отыр. Сонымен бірге, бұл жүйе қызметкерді жұмыста тұйықталудан сақтайды, істің мазмұндық жағына баса назар аударуға, жаңа ұсыныстар жасауға, қала берді, шығармашылық жағынан өсуге ықпал етеді. Бағдарлама қызметкердің «қағазын қолына алып» кабинет-кабинетке жүгірмей, ол қағаздарға қол қойдырып, мөр бастыру үшін басшылардың қабылдау бөлмесі алдында кезекке де тұрмай, құжаттар жобасы туралы алыстан-ақ келісе беруіне, электрондық құжатты қағазға шығармай-ақ, оларды көбейтпей-ақ көптеген мекен-жайларға жолдай беруіне мүмкіндік береді.

Электрондық құжат айналымы іске қосылғаннан кейін электрондық мұрағат базасы да қалыптаса бастайды. Электрондық мұрағат қосалқы жүйесінің толық масштабты жобасын ендіру мынадай мәселелердің өз шешімін табуына ықпал етеді:

1. Электрондық құжат айналымы қауіпсіздігін қамтамасыз ететін қосалқы жүйе қызметін автоматтандырылған ақпараттық қосалқы жүйе қызметімен ұштастыру.

2. Криптоқорғаныс модуліне қосылу, яғни құпияны қорғау қызметін тұрақты пайдалану.

3. Мәліметтердің иерархиялық тәртіпте сақталуын қамтамасыз ету.

4. Мәліметтердің сақталу формаларын қалыптастыру.

5. Сканерден өткізілетін құжаттар құрамы ауқымын кеңейту.

Соңғы кездері электрондық құжат айналымы жүйесі мәселелері бойынша қызу пікір алысулар нәтижесінде мамандар көптеген құнды ұсыныстар беруде. Халықаралық стандарттар мен жұмыс тәжірибесін ескере отырып, электрондық құжат айналымының және электрондық құжаттарды мұрағатта сақтаудың нормативтік әрі әдістемелік базаларын одан әрі дамыту мақсатында мыналарды әзірлеу керек:

• электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау істері бойынша республикалық стандарттар; электрондық құжаттар миграциясын өткізу жөніндегі технологиялық регламент; терминдер мен анықтамалар;

• электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомствалық және мемлекеттік мұрағаттардың жұмыс ережелері;

• электрондық құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу жөніндегі тұрпатты нұсқаулық;

• тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;

• мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сәйкестендіру жөніндегі нұсқаулық;

Сонымен қатар, электронды құжаттар бойынша жұмыс жүргізу барысында қолданылатын тәсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін шараларды әзірлеу қажеттілігі де көтеріліп жүр. Атап айтқанда:

• құжаттардың қағаз жүзіндегі түпнұсқалары мен олардың электрондық нұсқаларын міндетті комплектіде сақтау;

• мұрағатшылардың мәліметтер базасын жобалау мен оларды басқару жөніндегі техникалық тапсырмаларды әзірлеуге қатысуы;

• құндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау;

• Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері – мекемелерде және мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми-анықтамалық аппарат жасау және сипаттау әрі есеп жүргізу жөніндегі сабақтастықты қамтамасыз ету.

Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық қолтаңбаларды қолдану принциптерін және электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңба қоюға арналған деректемелер жинағын белгілеу қажет.

Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын жүргізу керек:

• іс номенклатураларында электрондық мәліметтер базасы және басқа да ақпараттық жүйелер туралы деректер көрсетілуі қажет;

• мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау, олардың мақсаттары мен міндеттерін, құрылымы мен хронологиялық кезеңдерін көрсету.