5.8.1. Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымындағы орыны

Қағаз негіздегі істердің, сондай-ақ ақпарат көздері болып табылатын әртүрлі автоматтандырылған жүйелердің мұрағаттары қазір әрбір ұйымда бар деуге болады.

Бұл ретте біз электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын алғышарттар жөнінде және мұндай жүйені ендіруден келетін пайда туралы тоқталайық.

Forrester Research, Media Asset Management секілді дереккөздер ақпараты бойынша электрондық мұрағат жүйесін жасауға негіз болатын себептік алғышарттар мыналар:

- қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық құжаттарды сақтауға кететін шығыннан 80 пайызға асып түседі;

- интеллектуалдық қызметкерлер қажетті құжаттарды іздеуге уақытының 40 пайызын жұмсайды;

- қайталап қолдануға болатын құжаттардың 70 пайызы жаңадан қайта жасалады;

- кәсіпорындарда құрылымдық жүйеге түсірілмеген ақпараттар көлемі жыл сайын 200 пайызға өсіп отырады;

- құжаттардың 30 пайызы белгіленген мерзімнен кеш өңделеді;

- құжаттардың 6 пайызы жоғалып кетеді;

Қағаз негізді құжаттарды мұрағаттаудың тағы бір проблемасы:

- мұрағаттағы құжаттардың 3 пайызы дұрыс орналастырылмайды;

- 6 пайызы мүлдем жоғалады;

- құжаттардың 60 пайызы қозғаусыз қалып жатады немесе ұмытылады.

Жақсы ұйымдастырылған кәдуілгі мұрағаттардың өзінде құжат іздеуге 10 күнге дейін уақыт кетеді, оның үстіне сұралған әрбір оныншы құжат табылмайды.

Осыған байланысты неғұрлым құнды құжаттар пайдалануға тіпті берілмейтін болады. Өйткені олардың жоғалып кетуінен қорқады. Бұған қоса қағаз негіздегі ақпараттарды сақтау құны өсіп барады, ал мұрағат тиімділігі жалпы алғанда түсіп барады. Бұл басшылық үшін нағыз бас ауыртатын мәселе.

Қағаз құжаттар секілді электрондық құжаттар да кез келген кәсіпорын үшін ақпарат капиталының негізі болып табылады. Құжаттардың сақталуын басқару процесі мемлекеттік стандарттармен реттелген, оған салалық ерекшеліктер көп әсер ете алмайды. Кәсіпорында «Электрондық мұрағат» жүйесін ендіру құжаттарды сақтаудың құрылымдық тәртібін ретке келтіреді және қағазсыз технологияға көшу процесін жеделдетеді.

Электрондық мұрағат дегеніміз:

1) құжаттарды өнеркәсіптік негізде сканерден өткізу;

2) ретроспективтік айырбас (қағаз құжаттарды жаппай электронды түрге көшіру);

3) ұйымның ақпараттық ресурсын жасау;

4) мәліметтер мен құжаттар қоймаларын басқару жөніндегі процедураларды автоматтандыру.

Электрондық мұрағат ақпараттық технология, мұрағат ісі, құжат айналымы мен бизнес-процесті басқару қызметтерінің тоғысқан тұсы болып табылатын жоғарыда аталған процестерді түгелдей біріктіреді. «Электрондық мұрағатты басқару» (халықаралық термин бойынша – Electronic Rekords Management, ERM) дегеніміз де, міне, осы.

Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін ендіру жоғарыда айтқанымыздай, құжаттарды іздестіруге, оларды көшірмелеу мен таратуға кететін уақытты мейлінше қысқартатындықтан қызметкерлердің еңбек өнімділігін арттыруға мүмкіндік жасайды. Нәтижесінде:

1) Ақпараттарды неғұрлым тиімді жолдармен басқаруға, атап айтқанда: құжаттарды әртүрлі белгілері бойынша топтастыруға (классификациялауға), оларды әдеттегіден анағұрлым көп мөлшерде жинақтай отырып өңдеуге, шешімді тезірек әрі нақтырақ етіп қабылдауға, құжаттардың жоғалмауын қамтамасыз етуге;

2) құжат тарихын қарауға, құжаттарға енгізілген барлық өзгерістерді тексеруге;

3) клиентке қызмет көрсету сапасын жақсартуға: бұл мұрағат бойынша сұраныстарды орындау қағаз құжаттар бойынша жұмыс жүргізуден гөрі жеңілірек, клиент жауапты бұрынғыдан тезірек алады, соған орай ризашылығы да арта түседі;

4) құжаттарды жоғалып кетуден немесе бүлінуден сақтауға (электрондық құжаттар мұрағатының тұрақты көшірмесін жасау – құжаттардың жоғалып кетуінен сақтандыруға мүмкіндік береді), санкциясыз қол жеткізуден қорғауға (қызметкерлер арасында құқықтардың икемді бөлінуі және жүйеден жылдам ажырату мүмкіндігі);

5) компания жоғарғы басшылығының ақпаратқа тез әрі дер кезінде қосылуы мен олардың шешімді дұрыс қабылдауы үшін мүмкіндік жасай отырып кәсіпорынның бәсекелестік қабілетін күшейтуге қол жеткізіледі.