§1. Ережеде қолданылатын негізгі ұғымдар

12. Ережеде мынадай ұғымдар қолданылады:

1) құжат - материал жазбасында белгіленген ақпарат, оны бірегейлендіруге мүмкіндік беретін деректері болады;

2) құжат деректемесі – құжатты ресімдеу құрамы;

3) электронды құжат – мағынасы жағынан мазмұны біріктірілген магнитті жазбадағы деректердің бірізділігі, мұнда қолданылып жүрген нормативтік құқықтық актілердің талаптарына сай келетін рәсімдер сақтала отырып құрылған міндетті деректемелер ретінде қажетті бірегейлендірілген ақпарат және өзі қойған қолдың үйлес нұсқасы болады.

4) хат-хабарлар – Мекеме бөлімшелері мен заңды және/немесе жеке тұлғалар арасында хат жазысудың элементі болып табылатын және міндетті деректемелер: хат жазушы, құжаттың күні, құжаттың тіркеу нөмірі (егер құжат заңды тұлғадан келсе), құжаттың мәтіні, қолы (жеделхаттардан басқасы) болатын құжат. Есеп айырысу-ақша, бухгалтерлік және статистикалық есеп құжаттары хат-хабарлар болып саналмайды.

5) электронды сандық қол қою (бұдан әрі – электронды қол қою) – электронды құжатқа қол қоятын адамның дербес бірегейлендіруі, электронды құжаттың барлық міндетті деректемелерінің дұрыс жасалғанын және олардың мазмұнының өзгермейтінін растау болып табылады. Сонымен бірге электронды қол қою жеке тұлғаның (заңды тұлғаның уәкілетті өкілінің) өзі қойған қолының үйлес нұсқасы болып табылады.

6) құжат айналымы – құжаттардың жасалған кезден немесе келіп түскен кезден бастап орындалу немесе жөнелтуі аяқталғанға дейінгі қозғалысы;

7) электронды құжат айналымы – қазіргі заманға сай компьютер технологияларын, құжаттарды автоматтандырылған түрде өңдеу жүйелерін және құжаттық ақпаратты, деректер базасын басқару жүйелерін, құжаттардың электронды нысандарын, оларды өңдеу ережелерін, бағыттауды, іздеуді, белгіленген рәсімдерге сәйкес қайтадан пайдалануды қолдану негізінде ұйымдастырылған құжат айналымы;

8) пароль - алфавиттік-сандық белгілері жиынтығы, ол пайдаланушының электронды құжат айналымының шағын жүйесінің ресурстарына кіруіне және электронды хабарларға қол қоюына мүмкіндік береді;

9) сәйкестендіру – электронды қол қою бойынша электронды құжаттың авторын анықтау рәсімі;

10) бірегейлендіру - әрбір объектіге жеке бірегейлендіру белгісін беру (атауы, коды, паролі және басқалар);

11) электронды мұрағат – кіру уақытын тиімді ету үшін, іздеу мүмкіндігін кеңейту үшін, сақтау орнына тәуелсіз болмай кіру үшін, пайдаланушылардың көптеп кіруі үшін, қызметкерлерге, материалға және үй-жайларға жұмсалатын шығынды азайту үшін, жазбалардың сенімділігін, кіруді бақылауды жақсарту үшін ұйымдастырылатын электронды құжаттар мұрағаты;

12) электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушы - электронды құжат айналымының шағын жүйесіне кіруге рұқсат етілген Мекеме бөлімшесінің қызметкері;

13) шағын жүйені басқарушы - электронды құжат айналымының шағын жүйесінің жұмыс істеуін қамтамасыз етуге жауапты ақпарат технологиясы бөлімшесінің қызметкері;

14) іс қағаздарының номенклатурасы – Мекеменің іс жүргізуде сақталу мерзімі көрсетіліп жасалған іс қағаздары тақырыбының бір жүйеге түсірілген тізбесі;

15) айдар – белгілі бір тақырып бойынша құжаттарды жіктеудің қосымша белгілері;

16) электронды бланкілер, шаблондар, стильдер шаблоны – құжаттарды ресімдеудің корпоративтік стандартын жүзеге асыратын электронды нысан;

17) индекстеу – негізгі деректемелер бойынша ақпаратты ретке келтіру процесі;

18) құжатқа қол қою – уәкілетті лауазымды адамның немесе құжат авторының өзі қойған қолын (электронды қол қоюын) тізу рәсімі;

19) бұрыштама (виза) қою – лауазымды адамның құжаттың мазмұнымен келісетінін немесе келіспейтінін білдіретін қол қою рәсімі;

20) құжаттарды келісу – Мекеме бөлімшелері және/немесе құжаттың авторы болып табылмайтын бөгде ұйымдар құжаттың мазмұнымен келісу жөнінде жүргізетін құжатты дәйектілікпен немесе қоса салыстыра қарау рәсімі;

21) машина жазбалары – компьютерлік ақпаратты электронды-есептеу техникасынан тыс сақтауға мүмкіндік беретін құрылғылар: магнитті дискілер, дискеттер, магнитті таспалар және басқа материалдық жазбалар;

22) «bmp», «gif», «tiff», «vsd» – графикалық нысанның кеңейтілген файлдарының үлгілері

23) «Times New Roman», «KZ Times New Roman» - компьютерлік шрифтердің үлгілері;

24) уәкілетті бөлімше – Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілеріне, іс қағаздарын жүргізу кезінде міндетті Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарттарына, мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның (бұдан әрі – орталық мемлекеттік мұрағат мекемесі) әдістемелік ұсынымдарына сәйкес іс қағаздары мен мұрағатты ұйымдастыруды, бөлімшелерде іс қағаздарының жай-күйіне жоспарлы тексеруді жүзеге асыратын орталық аппараттың бөлімшесі;

25) ішкі хат-хабарлар – Мекеме бөлімшелері арасында жүзеге асырылатын (берілетін) хат жазысу (хаттар, құжаттар, материалдар).

3-тарау. Құжаттарды жасау және ресімдеу тәртібі

16. Осы Ережеде Мекемеде құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережелері мен олардың деректемелері айқындалады, құжаттардың құрамын, нысандарын, сондай-ақ құжаттармен жұмыс жүргізу бірегейлендіріледі.

17. Құжаттарды әзірлеу сапасы және ондағы деректердің шынайылығы үшін жауапкершілік құжатты әзірлеген, бұрыштама қойған және қол қойған (бекіткен) адамдарға жүктеледі.