5.2.4. Жіберілетін құжаттарды әзірлеу және тіркеу

Жіберілетін құжаттарды өңдеу кезеңдері

1. Жіберілетін құжатты Бөлімшедегі (құжат жобасы жасалатын немесе келісілетін) Орындаушы дайындайды. Негізінен Орындаушы құжатты өзсі ресімдейді, хатшы оның дұрыс ресімделуін тексереді.

2. Ресімделген құжат кәсіпорын басшысының қол қоюына ұсынылады.

3. Басшы қол қойғаннан кейін құжатты хатшы немесе кеңсе тіркейді.

4. Тіркелген құжат адресатқа жіберіледі. Жөнелту құжат кеңсеге түскен күні жүзеге асырылуы тиіс.

5. Құжаттың көшірме данасын хатшы іс папкасына тігеді.

Бұларды қысқаша тұжырымдап айтар болсақ, шығыс құжаттарын өңдеудің негізгі кезеңдері мынадай операциялардан тұрады:

1) құжат жобасын жасау;

2) жоба жөнінде келісу;

3) құжатты ресімдеудің дұрыстығын тексеру;

4) құжатқа қол қою (бекіту);

5) құжатты тіркеу;

6) құжатты алушыға жөнелту;

7) құжаттың екінші данасын тиісті іске тігу.

Шығыс құжаттары жауап құжаттар немесе бастамалық құжаттар болуы мүмкін. Жауап құжаттарда келіп түскен құжаттар, азаматтардың өтініштері, депутаттық сұратулар бойынша жүргізілген жұмыстардың нәтижелері жазылады. Бастамалық құжаттарда басшылардың, консультативтік-кеңестік, алқалы органдардың және ұйым мамандарының құрылтайшылық құжаттар мен лауазымдық нұсқаулықтарға сәйкес қабылдаған шешімдері көрініс табады.

Шығыс құжаттарының жобалары жөнінде мүдделі құрылымдық бөлімшелер басшыларымен, өзге ұйымдармен (қажет болған жағдайда), заң қызметімен келісіледі. Келісімдер саны іскерлік қажеттіліктерге қарай белгіленеді.

Құжаттың келісілген жобасы оның аутенттік (тең нұсқалық) аудармасымен қоса ұйым басшысына қол қоюға (бекітуге) ұсынылады. Жобаны әзірлеуге негіз болған құжаттар да оларға қоса тіркеледі.

Орындаушы әзірленген құжатты қол қоюға (бекітуге) тапсырмас бұрын оның мазмұнын, қосымшаларын тексереді; құжаттама қызметі ресімделуінің дұрыстығын, қажетті деректемелерінің түгелдігін тексереді. Дұрыс ресімделмеген құжаттар толықтыру үшін орындаушыларына кері қайтарылады.

Қол қойылған (бекітілген) шығыс құжаты тіркеу нөмірі мен күнін қою арқылы тіркеуден өткізіледі.

Мұнан соң құжаттама қызметі жөнелтілетін құжаттарды экспедициялық өңдеуден өткізеді. Бұл алушылар бойынша бөлектеу, конверттерге салу, оған (конвертке) пошта мекен-жайы мен алушы атауын жазу, ұйым мөртабанын қою, құжаттарды пошта бөлімшесіне тапсыру жұмыстарын қамтиды.

Құжат дайындаушы қажет болған жағдайда жөнелтудің түрін, яғни құжаттың тапсырыс не арнаулы курьерлік қызмет арқылы, болмаса басқалай жолдармен жіберілетіні туралы көрсетеді.

Құжаттар келіп түскен күні немесе келесі жұмыс күнінен қалдырылмай өңделіп, жөнелтілуі тиіс, ал факсограммалар, жеделхаттар, сондай-ақ электрондық пошта арқылы баратын құжаттар шұғыл түрде жіберілуі керек.

Шығыс құжаттары, әдетте, екі дана етіліп басылады. Бірінші, қол қойылған (бекітілген) данасы алушыға жөнелтіліп, екіншісі – тиісті іске тіркеледі.

Егер өзге ұйымға жіберілген құжат қайтарылуы керек болса, оған мөртабан немесе «Қайтарылуы тиіс» деген белгі салынады және мұндай белгілер тіркеу-есепке алу формасына да қойылады.

Бір мезгілде бір алушыға жолданатын құжаттар бір конвертке салынады.

Ұйымнан шығатын электрондық құжат және оның алынғандығы туралы хабарлама автоматтандырылған ақпараттық жүйеге тіркеледі. Тіркеу электрондық мәліметтер формасының тиісті тұстарын толтыру арқылы жүргізіледі.

Электрондық құжат жіберушінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қабылдаушы жақ тексеріп, құжат мазмұнының толықтығын, бүлінбегендігін анықтағаннан кейін ғана ол құжат жіберуші жақтан шықты деп есептеледі.

Электрондық құжатты жолдар алдында оның дұрыс ресімделуі (міндетті және қосымша деректемелерінің, электрондық цифрлық қолтаңбасының болуы) адресатының дұрыс жазылуы тексеріледі.

Электрондық құжаттың алынғандығын куәландыру ол туралы жіберушіге куәлік жолдау арқылы жүзеге асырылады. Өз кезегінде бұл да электрондық құжат болып табылады.

Электрондық құжаттың алынғандығы туралы оны жіберушіге куәлік жолданбайынша ол құжат алынған жоқ деп есептеледі. Егер құжат жіберушіге куәлік үш күнге дейін келмесе бұл жөнінде құжат алушыға мәлімделуі тиіс. Сөйтіп оны қашан алуы қажет екендігі жөнінде уақытын көрсетуі керек.