2.3. Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау

Бүгінгі күні еліміздегі құжаттамалық қамтамасыз ету ісін бақылауға өкілетті орган Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті (бұдан әрі – Комитет) болып табылады. Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 29 қазандағы № 1130 қаулысымен бекітілген Ережеге сәйкес Комитет мұрағат ісі мен құжаттама жөніндегі мемлекеттік саясаттың жүзеге асырылуын бақылау және тексеру қызметін атқарады.

Сол секілді елімізде мемлекеттік тілде іс қағаздарының жүргізілуіне, ұйымдастырылу деңгейіне белгілі дәрежеде Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Тіл комитеті, қалалық және облыстық тілдерді дамыту басқармалары, Мемлекеттік тілді жеделдетіп оқыту республикалық орталығы және тағы басқа құрылымдар үйлестірушілік, қадағалаушылық және оқу-әдістемелік функциялар атқарады.

Көптеген елдерде іс қағаздарын жүргізудің әдістемелік басшылығы мұрағат органдарына жүктелген. Мұнда кездейсоқтық жоқ. Құжат көп қырлы. ҚР 1037-2001 «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» стандарты бәрінен бұрын құжаттың ақпарат жеткізгіш құрал екенін атап өтеді. Құжатты күнделікті жұмыста пайдаланған соң оның екінші бір ерекшелігі алға шығады, яғни оны ендігі жерде тарихи дереккөз ретінде сақтау. Қорытындысында құжат Ұлттық мұрағат қорын толықтырады. Бұл міндеттер әрқашан басқарушылардың да, мұрағат қызметкерлерінің де назарын аударады. Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңы бойынша құжаттардың жасалуына ұйымдық-әдістемелік басшылық және олардың облыстағы (республикалық бағыныстағы қала, астана) мемлекеттік ұйымдарда ведомстволық сақтау жағдайын бақылау мұрағат органдарына жүктелген. Осыған орай облыстық мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы ведомстволық мұрағаттардың, мемлекеттік мекемелердің, ұйымдардың және облыс кәсіпорындарының құжаттау мен құжаттаманы басқару ісіне ұйымдық-әдістемелік басшылық жасайды. Осы мақсатта мемлекеттік ұйымдардағы құжаттама жасау мен мұрағаттық құжаттарды сақтау жайына кешенді тексеру жүргізіледі, соның аясында семинар-жиналыстар өткізіліп, іс қағазын жүргізушілер мен мұрағатқа жауап беретіндерге кеңестер беріледі, жеке номенклатуралық істер жетілдіріліп, мұрағат құжаттары реттеледі.

Кешенді тексеру жүргізу алдында мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы облыстың тиісті департаменті, басқармасы немесе бөлімімен бірге арнайы бұйрықтар шығарады. Бұйрықтар арқылы жүйеге қарасты ұйымдардың тізімі, тексеру мерзімі белгіленіп, комиссиялар құрылады, тексеруді дайындау және жүргізуге дайындық жөніндегі жоспарлар бекітіліп, басқа да тиісті қағаздар әзірленеді.

Қандай ұйым болмасын, соның ішінде коммерциялық ұйым да құжатсыз жұмыс жүргізе алмайды. Құжаттардың түзілуі, пайдаланылуы және сақталуы қолданыстағы заңнамаларға сәйкес жүргізілген жағдайда ол компания мүдделері қорғалуын қамтамасыз етіп, басқару қызметінің тиімділігін арттыра түседі.

Өз ісін ашқысы келген кісілердің бәрі де ең алдымен тиісті құжаттарды ресімдеуден бастау қажеттігін жақсы түсінеді.

Іс қағаздарын жүргізуді дұрыс ұйымдастыру кез келген ұйым қызметі туралы шынайы мәліметтер алып отыруға мүмкіндік беретіні және оларды неғұрлым тиімділікпен басқаруға ықпал ететіні айқын. Бұл іс қазіргі жағдайда бірқатар түбегейлі ерекшеліктерге ие болып отыр. Бүгінгі ұйымдар, адамдар арасындағы қарым-қатынас құралдары мен ақпараттық технологиялар ендірудегі аса жылдам өзгерістер кезеңінде жан-жақты талдап, түсінуді және кейін де пайдалану үшін сақтауды қажет ететін ақпараттар көлемі өсе түсуде.

Басқарудың ақпараттық дерек көздеріне байланысты технологиялық процестердің бір де бірі іс жүзінде құжаттау қызметін айналып өте алмайды. Құжаттау – құжаттардың түзілу, орындалу және ресімделу процестерінен тұрады. Барлық буындардың атқарушыларынан бастап жетекшілеріне дейінгі барша жұмыскерлер қызметі осы құжаттау ісімен байланысты.