§ 3. Істерді қалыптастыру тәртібі

270. Мекеменің бөлімшелері орындалған құжаттарды бекітілген іс номенклатурасына сәйкес іс-қағаздарға топтастырады. Мекеме бөлімшелеріндегі істерді қалыптастырумен күнтізбелік жылдың басында өңделген құжаттарды тігуге қажетті істердің тиісті санын ашатын орындаушылар айналысады.

271. Істердің мұқабалары мынадай деректемелермен ресімделуі тиіс:

1. бөлімшенің атауы;

2. істің нөмірі (іс номенклатурасына сәйкес), том нөмірі;

3. іс номенклатурасына сәйкес істің атауы;

4. іс жүргізу басталған жыл;

5. іс жүргізу аяқталған жыл;

6. парақтар саны (тұрақты сақталатын іс қағаздарына және жеке құрам бойынша іс қағаздарына қойылады);

7. сақтау мерзімі (уақытша сақталатын істер үшін), тұрақты сақталатын істер үшін «тұрақты сақтау керек» деген белгі қойылады;

8. Құжаттар тізбесі бойынша бап.

272. Бухгалтерлік және заң құжаттарын қоспағанда, істерді қалыптастыру кезінде мынадай негізгі талаптарды сақтау қажет:

1) номенклатура бойынша істердің атауларына сәйкес іс-қағаздарға тек орындалған, дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;

2) істің ішінде оған қатысты барлық қосымшалармен хат жазысу құжаттарды жіберу немесе іс-қағаздарға жіберу күндері бойынша қатаң хронологиялық тәртіппен тігілуі тиіс.

Жеке іс-қағаздардағы құжаттар келіп түсуіне қарай хронологиялық тәртіппен орналасады;

3) іс-қағаздарға ауыспалы істерді қоспағанда бір күнтізбелік жылдың құжаттары енгізіледі. Егер іс жүргізу ағымдағы жылы қойылған мәселелерді келесі жылы шешетін болса, индексі сақталатын құжаттар олар аяқталған жылдың іс-қағаздарына тігіледі.

Жоспарлар, сметалар, есептер жасалу уақыты мен келіп түсу күніне қарамастан олар жасалған жылдың немесе сол жылғы іс-қағаздарға тігіледі.

Қосымшалар өздеріне қатысты істер құжаттарына қосылады. Көлемді қосымшалар істің жеке томы болуы мүмкін;

4) тұрақты және уақытша сақталу мерзімі бар құжаттар жеке топтастырылады;

5) жеке құрам бойынша бұйрықтар мен өкімдер негізгі қызмет жөніндегі бұйрықтардан бөлек тіркеледі және топтастырылады;

6) Мекеме органдарының қаулылары мен хаттамалары мәжілістер мен жиындар түрлері бойынша істерге бөлек салынады. Істің ішінде хаттамалар нөмірлері бойынша хронологиялық тәртіппен тігіледі;

7) іс парақтарды дербес нөмірлеу арқылы томдарға бөлінген жағдайларда барлық томдардағы атау бірыңғай болуы тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша көрсетіледі. Іс мұқабаларының мөлшері, форматтарының көлемі өзгеше іс қағаздарынан басқалары, 320 х 230 мм болуы керек.

Жоба жазулар, артық даналар, сондай-ақ азаматтар хаттарының, өтініштері мен арыздарының конверттері орындалғаннан кейін іс-қағаздарда сақталады (қажет болған кезде).

Құжаттарды түптеу кезінде құжаттардағы барлық деректемелерді оқуға мүмкіндікті есептей отырып тігу үшін бос жерді көздеу қажет.

273. Бір мәселе жөніндегі құжаттар, әдеттегідей, мынадай тәртіппен қалыптасады:

1. мәселе соның негізінде туындаған құжат;

2. мәселе сол арқылы шешілген құжат;

3. осы мәселенің шешімін негіздейтін қорытындылар, анықтамалар және басқа құжаттар.

Жоғарыда аталған құжаттар іске хронологиялық тәртіппен немесе қисынды дәйектілікпен тігіледі.

274-275. Мекеме мұрағаты Мекеме бөлімшелеріндегі істерге әдістемелік басшылық жасайды және олардың дұрыс қалыптасуын бақылайды.

19-тарау. Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындау тәртібі

276. Іс жүргізу аяқтаған істер келесі жылдың ішінде мұрағатқа тапсырылады. Өндірістік қажеттілік болған жағдайда іс жүргізу аяқтаған, тиісті тәртіппен ресімделген істер бөлімшеде келесі жыл бойы қалдырылуы мүмкін (мысалы, 1999 жылғы істер мұрағатқа 2001 жылы тапсырылады). Бөлімшелердің жауапты адамдары Мекеме басшылығы белгілеген мерзімде істерді дайындап, мұрағатқа тапсырады.

Бөлімше таратылған (жабылған) не қайта құрылған жағдайда бөлімшенің жауапты адамы таралған немесе қайта құрылған сәттен бастап екі ай ішінде сақталу мерзіміне қарамастан барлық қолдағы құжаттарды іс-қағаздарға қалыптастырады, істерді ресімдейді және мұрағатқа тапсырады.

277. Мұрағатқа тапсырылатын істердің тізімдемелеріне бөлімшенің жауапты адамы және бөлімше басшысы не оның орынбасары қол қояды.