§ 1. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде

құжаттарды келісу және бекіту тәртібі

186. Бөлімшеге құжат ресми түрде түскен кезде бұрыштама және қол қою рәсімдерін бастау алдында құжат бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркейтін арнайы журналға тіркелуі тиіс.

187. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде бұрыштама қою электронды қол қою арқылы жүзеге асырылады.

188. Құжаттың қол қоятын бөлігінде көрсетілген лауазым иесі электронды құжатқа электронды қол қою арқылы құжатты бекітеді. Бөлімшенің жауапты адамы электронды құжатқа қол қойылғаннан (бекітілгеннен) кейін оны бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркеу журналынан алып, тиісті ресми тіркеу журналына орналастырады.

189. Орындаушыға қайтарылған және бұрыштама соғу және қол қою рәсімдерін толық көлемде өтпеген құжаттың жобасына өзгерістер енгізу қажет болған жағдайда құжаттың жаңа нұсқасы жасалады, ал өткен редакциясы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде «бұрынғы нұсқа» ретінде сақталады.

190. Құжатты бекіткеннен кейін оған өзгерістер мен толықтыру енгізілмейді. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі бекітілген құжаттардың файлында «тек қана оқу үшін» атрибуты белгіленеді.

191. Қол қойылған электронды құжат орындаушыға қайтарылады, ол құжаттағы бұрыштама соғу және қол қою рәсімдері кезінде қойылған электронды қолдарды тексереді және ресми тіркеу журналдарына тіркеу үшін өзінің бөлімшесінің жауапты адамына жібереді.

192. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі клиенттік және серверлік бағдарламалық қамтамасыз етудің нұсқасын ауыстыру тәртібі ақпарат технологиясы бөлімшесінің арнайы өкімімен белгіленеді.

193. Шағын жүйені басқарушы электронды құжат айналымының шағын жүйесін басқарады.

§ 2. Электронды құжаттардың түрлері

194. Электронды құжаттар мынадай болып бөлінеді:

1) мәтін – мәтіндік құжаттар «МS Word» бағдарламалық өнімнің көмегімен қаралады, жасалады және редакцияланады. Автоматтандырылған жүйеде мәтіндік құжаттар «МS Word» неме «RTF» (Rich Text Format) форматтарында сақталады. Кейбір жағдайларда ғана «ASCII» форматындағы файлдарды пайдалануға болады.

2) кестелер – кестелермен жасалатын жұмысқа «МS Excel» бағдарламалық өнімі қолданылады. Егер құжатта мәтіндік әрі кестесі бар ақпараттар болса «МS Word» бағдарламалық өнімі пайдаланылады. Егер құжатта мәтіндік ақпарат, сондай-ақ жұмыс істеу үшін «МS Word»-тың мүмкіндігі жеткіліксіз болатын күрделі құрылымдағы кестелер (мысалы, мәтінге қосымшалар) болса, әр түрлі форматтағы бірнеше файлдан тұратын құжаттар жасауға болады. Бұл орайда барлық файлдар шағын жүйеде тіркеледі және құрамдас құжат ретінде сақталады.

3) графика – графикалық құжаттармен жұмыс жүргізу үшін «bmp», «gif», «tiff», «vsd» сияқты форматтағы файлдармен жүргізілетін жұмысты қолдайтын бағдарламалық өнімдер қолданылады;

4) аудио, бейне – аудио немесе бейне құжаттармен жұмыс жүргізу (мысалы, телефонмен келіссөздерді немесе конференцияларды бейнеге жазу) қажет болған жағдайда тиісті міндеттерді орындайтын мамандандырылған бағдарламалық қамтамасыз ету қолданылады. Аудиоға, бейнеге жазылған құжаттарды сақтау үшін тиісті бағдарламалармен жұмыс істейтін файлдардың форматтары қолданылады;

5) гипермәтін – интерактивті желілік емес құжат, олардың жекелеген тораптары бір-бірімен байланысты. Тараптар мәтіннің айқын бөлінген участоктарының (кнопка) көмегімен өтеді.

195. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттар мынадй белгілер бойынша жіктеледі:

1) электронды тіркеу журналы – құжаттарды тіркеу үшін әр бөлімшеге тиісті журналдар жиынтығы болады, оның құрамын уәкілетті бөлімше анықтайды және шағын жүйенің әкімшілігі белгілейді;

2) іс қағаздарының номенклатурасы - жыл сайын жаңарып отыратын іс қағаздарының жүйелі тізбесі;

3) айдарлар – тақырыптық жіктеудің қосымша белгісі.

Тіркеу (электронды журналдар, айдарлар) кезеңінде және іс қағазына (іс қағаздарының номенклатурасы) шығарған кезде құжаттарға жіктеу белгілері тағайындалады.