§2. Келіп түскен хат-хабарларды өткізу тәртібі

124. Келіп түскен хат-хабардың мазмұнын алдын-ала зерделеп, оны тіркегеннен кейін электронды құжат айналымы арқылы Мекеме Төрағасының немесе оның орынбасарларының (олардың арасындағы міндеттерді бөлуге сәйкес) қабылдау бөлмесіне немесе тиісті бөлімшелердің басшыларына (егер құжатты міндетті түрде Мекеме басшылығының қарауы талап етілмейтін болса) беріледі.

125. Мекеменің басшылығы құжаттарды келіп түскен күні қарауы тиіс. Мекемеге сағат 16-дан кейін келіп түскен хат-хабарға «кешкі хат-хабар» («вечерняя корреспонденция») деген мөртабан басылады және ол келесі жұмыс күні қаралуы мүмкін.

126. Мекеме бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде және\немесе қағазға басылған құжатқа бұрыштама қояды және қажет болған жағдайда электронды қол қояды. Бұрыштама мәтіні енгізілгеннен кейін құжат орындаушыға жіберіледі.

127. Орындау бірнеше бөлімшеге жүктелген жағдайда құжат оларға бір мезгілде жіберіледі. Жиынтық құжат әзірлеуге жауап беретін бөлімше бұрыштамада көрсетілген мерзімде жиынтық құжат әзірлейді, сонымен бірге қоса орындаушылар орындау мерзімі басталғанға дейін екі жұмыс күнінен кешіктірмей құжатты жинақтау үшін ұсынуы тиіс (орындау мерзімі құжатты алғаннан кейін үш жұмыс күнінен аспайтын құжаттарды қоспағанда). Қажет болған жағдайда шақыру (жиынтық құжат әзірлеу) жүктелген бөлімше мүдделі адамдардан тиісті ақпарат сұратады не әзірленген құжатты олармен келіседі.

128. Мекемеге келіп түскен заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер және басқа да нормативтік құқықтық актілер Мекеменің басшылығы қарағаннан кейін заң бөлімшесіне беріледі.

129. Хат-хабарды алған кезде бөлімшенің жауапты адамы оның уақтылы жеткізілгендігін және келіп түскен құжатта көрсетілген барлық қосымшалардың болуын тексереді.

Құжат қателесіп жіберілген жағдайда өз бөлімшесі басшысының белгісімен құжаттың соңғы бетінде күнін көрсетіп, жауапты бөлімшеге кешіктірмей қайтаруға міндетті.

130. Уәкілетті бөлімшеден алынған хат-хабар орындаушы бөлімше басшысының қарауына беріледі.

131. Мекеме бөлімшелерінің басшылары құжаттардың жедел қаралуын, олардың келіп түскен күннен кейінгі жұмыс күнінен кешіктірілмей орындаушыларға жеткізілуін, құжаттардың мәселенің мәніне сай сапалы орындалуына бақылауды қамтамасыз етеді.

132. Бөлімше басшысы құжаттарды қарау кезінде бірінші кезекте қаралатын, шұғыл орындауды қажет ететін құжаттарды бөліп алады.

Бөлімше басшысы құжатты қарағаннан кейін бұрыштама қояды және құжатты нақты орындаушыға жібереді.

133. Заңды тұлғалардың екінші рет жіберілген хаттарын қараған кезде бұрынғы өтінішті қараған материалдар мен оларға жазылған жауаптар қоса қаралады. Егер екінші рет жіберілген өтініште жаңа тұжырымдар болмаса және авторларға белгіленген тәртіппен жауап жіберілген болса, мұндай өтініштер қосымша қаралуға жатпайды және бұл туралы авторға жазбаша хабарланады.

134. Орындаушы бөлімшенің жауапты адамы орындауды немесе жауап беруді талап ететін құжатты бақылауға алуға, күн сайын Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды Мекеменің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналдарды, сондай-ақ бөлімшелердің ішкі құжаттарын тіркеу журналдарын қарауға және бақылаудағы құжаттардың уақтылы орындалуына қажетті шаралар қабылдауға міндетті.

135. Егер келіп түскен құжат кез келген сұратуға жіберілген жауап немесе онда бұрынғы жазысқан хаттарға сілтеме болса, бөлімшенің жауапты орындаушысы оны басшыға бергенге дейін электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі осы құжатқа қатысты жазысқан хаттарды іріктеп алуға міндетті.

8-тарау. Жіберілетін және ішкі құжаттарды әзірлеу және өткізу тәртібі

136. Жіберілетін және ішкі құжаттарды әзірлеу тәртібіне: құжаттың жобасын жасау, келісу, қол қою (бекіту, мақұлдау) таралымын әзірлеу (қажет болғанда) және жіберу жатады.

Жіберілетін және хат-хабар болып табылмайтын ішкі құжаттарға, нормативтік құқықтық актілерді қоспағанда, ілеспе хат жазылады.

137. Құжатты орындаушы ақпаратты компьютерлік өңдеу құралының көмегімен әзірлейді, Ереже талаптарына сәйкес ресімдейді және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде файл түрінде сақтайды.

138. Орындаушы құжатты әзірлегеннен кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркеу журналында тіркейді және келісу мен қол қою рәсімін орындайды.

139. Орындаушы құжатты қол қоюға бергенге дейін оның мазмұнын, дұрыс ресімделуін, қажетті бұрыштамаларының болуын және қосымшаларын тексеруі тиіс. Құжат әзірленген материалдар негізінде қол қоюға беріледі.

140. Бұрыштама қою және электронды қол қою рәсімдерінен кейін орындаушы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қол қойылған құжатты өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, мұнда құжат ресми электронды журналдарда тіркеледі. Егер құжат жіберілетін хат-хабар болып табылса, орындаушы оны алдын ала басып шығарады және құжатқа бөлімше басшысы (Мекеменің Төрағасы немесе осы бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары) қол қойғаннан кейін қол қойылған құжатты электронды түрде немесе қағазбен өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, бұл орайда бұрыштамалар қағазбен жіберілгенде қайта жиналмайды.

141. Мекеменің Төрағасы және Төрағаның орынбасарлары қол қойған, Қазақстан Республикасының мемлекеттік билік, басқару және құқық қорғау органдарына жіберілетін құжаттар почталық байланыс кәсіпорындары арқылы немесе мекен-жайларға қолма-қол жіберу үшін қағазбен және электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электронды түрде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.

Мекеме Төрағасының орынбасарлары немесе бөлімше басшылары қол қойған басқа да құжаттар почталық байланыс кәсіпорындары арқылы жіберу үшін қағазбен және электронды түрде электронды құжат айналымының шағын жүйесінде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.

142. Бөлімшенің жауапты адамдары хат-хабарларды жіберудің алдында міндетті түрде:

1) мекен-жайдың дұрыс жазылуын, жауап хаттарда сұратудың нөміріне және күніне сілтемелердің болуын;

2) жіберілетін құжаттың соңғы бетінде қол қоюға құқық берілген адамның қолының, сондай-ақ орындаушының аты-жөні және телефонының болуын;

3) жіберілетін құжатта жіберу күні, нөмірі болуын;

4) сыртының дұрыс ресімделуін тексеруі тиіс.

143. Бөлімшенің жауапты адамдары басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарды уәкілетті бөлімшеге жеке тапсыруы тиіс.

144. Уәкілетті бөлімше жіберілетін құжаттарды жұмыс күнінің ішінде, бірақ жіберілетін құжаттарды ресімдеуге арналған үзілістерді ескере отырып 17 сағат 30 минуттан кешіктірмей қабылдайды.

Уәкілетті бөлімшеге сағат 15-тен кейін түскен хат-хабарлар келесі жұмыс күні жіберіледі.

145. Уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелмеген хат-хабарларды жіберуге қабылдамайды.

146. Жіберілетін хат-хабарларды сақтау мақсатында, олар оқшауланған бөлмеде өңделеді.

147. Бір уақытта және бір мекен-жайға жіберілетін құжаттар бір конвертке салынады.

9-тарау. Құжаттардың орындалуын бақылау

148. Құжаттардың орындалуын бақылаудың негізгі міндеттері:

1. Қазақстан Республикасы Президентінің (оның ішінде оның Әкімшілігінің) тапсырмаларын, органдардың (Басқарма, Директорлар кеңесі) және Мекеме басшылығының басқару құжаттары мен тапсырмаларын уақтылы және сапалы орындау;

2) тапсырмаларды орындау рәсімдері жөніндегі материалдарды жүйелендіру мен талдау және құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру;

3) Мекеменің басшылығын және бөлімшелерін тапсырмалардың орындалу барысы және нәтижелері туралы жедел ақпараттармен қамтамасыз ету;

4) құжаттармен жұмыс жүргізудің белгіленген рәсімдері мен ережелерін сақтау, сондай-ақ орындаушылық тәртіпті сақтау болып табылады.

149. Орындауды және/немесе жауап беруді талап ететін барлық тіркелген құжаттардың орындалуын бақылау қажет.

150. Бақылау құжатта қойылған нақты мәселелер бойынша, орындалу нысандары мен мерзімдері бойынша жүргізіледі.

Нақты мәселе және орындаудың нысаны бойынша бақылауды Мекеменің басшылары және оның бөлімшелері немесе олардың нұсқауы бойынша нақты лауазым иесі (жауапты орындаушы) жүзеге асырады.

Құжаттардың орындалу мерзімін уәкілетті бөлімше, Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер және бөлімшенің жауапты адамдары бақылайды.

Уәкілетті бөлімше және Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер құжаттардың орындалу мерзімін тексереді, ескереді және талдау жүргізеді, бұл жөнінде Мекеменің басшылығына хабарлайды.

151. Мекеме басшылығының атына түскен және орындау мен жауап беруді талап ететін құжаттарды, сондай-ақ Мекеме басшылығының ішкі басқару құжаттарын (бұйрықтарын, өкімдерін) және жазбаша тапсырмаларын уәкілетті бөлімше бақылайды.

Бөлімшеге келіп түскен және ішкі құжаттарды, сондай-ақ бөлімшеге қатысты бөлігіндегі ішкі басқару құжаттарын тиісті бөлімшелердің басшылары, жауапты орындаушылары, жауапты адамдары бақылайды.

Жоспарлы, жабдықтау, қаржы және басқа құжаттардың орындалуын тиісті бөлімшелердің басшылары бақылайды.

152. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушылар тиісті құжаттардың орындалғаны жөніндегі мәліметтерді шағын жүйеге өз бетінше енгізуге міндетті, осының негізінде орындалуын бақылайды.