- •Іс қағаздарын жүргізу тарихы және жіктемесі
- •1.1. Құжат ұғымы және функциясы
- •1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері
- •1.3. Іс құжаттарының жіктемесі
- •Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді, мұрағат қызметін заңдық және нормативтік-құқықтық тұрғыдан реттеу
- •2.1. Заңи және басқа да нормативтік-құқықтық актілер
- •2.2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар
- •2.3. Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау
- •2.4. Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу ерекшеліктері
- •§1. Ережеде қолданылатын негізгі ұғымдар
- •§1. Құжаттардың деректемелері, деректемелерге қойылатын талаптар
- •§2. Құжатты әзірлеуге және ресімдеуге қойылатын талаптар
- •§1. Басқару құжаттарының жобаларын әзірлеу және қол қою тәртібі
- •§2. Басқару құжаттарын күшіне енгізу, сақтау және
- •§ 1. Келіп түскен хат-хабарларды тіркеу тәртібі
- •§2. Жіберілетін және ішкі хат-хабарларды тіркеу тәртібі
- •§1. Келіп түскен хат-хабарларды қабылдау және өңдеу тәртібі
- •§2. Келіп түскен хат-хабарларды өткізу тәртібі
- •§ 1. Уәкілетті бөлімшенің құжаттардың орындалуын
- •§2. Құжаттардың орындалу мерзімі
- •§ 1. Өтініштерді қарау мерзімі
- •§ 2. Жеке мәселелер бойынша азаматтарды қабылдаған кезде азаматтардың өтініштерін қарау тәртібі
- •§ 3. Азаматтардың өтініштері бойынша іс-қағаздарын
- •§ 1. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде
- •§ 2. Электронды құжаттардың түрлері
- •§ 3. Ақпарат алмасуды ұйымдастыру
- •§ 4. Индекстеу және резервтік көшіру тәртібі.Электрондық құжат айналымының шағын жүйесін пайдалану кезінде филиалдармен ақпарат алмасуды ұйымдастыру
- •§ 1. Бірегейлендіру және сәйкестендіру
- •§ 2. Кіру құқығына шектеулер қою
- •§ 3. Хаттама жасау
- •§ 4. Ақпараттың тұтас және дұрыс болуы
- •§ 1. Іс номенклатурасын жасау тәртібі
- •§ 2. Іс номенклатурасы нысанын толтыруға қойылатын талаптар
- •§ 3. Істерді қалыптастыру тәртібі
- •§ 1. Істерді ресімдеу тәртібі
- •§ 2. Іс тізімдемелерін жасау тәртібі
- •§ 1. Құжаттардың құндылығына сараптама жасау
- •Б асқару құжаттарын ресімдеу тәртібі
- •3.1. Құжаттардың деректемелерін ресімдеу
- •3.2. Құжаттар бланкілері, форматтар
- •Мемлекеттік елтаңбаны пайдалану реті
- •Мекеме хатының бланкісі
- •Формуляр
- •Мекемелер мен кәсіпорындардағы негізгі құжаттар
- •4.1. Ұйымдық-құқықтық құжаттар
- •1. Қоғамның атауы және орналасқан жері
- •2. Қоғамның құқықтық мәртебесі
- •3. Қоғам қызметінің мақсаты мен мәні
- •4. Қоғамның құқықтары мен міндеттері
- •5. Қоғам акционерлерінің құқықтары мен міндеттері
- •6. Қоғамның жарғылық капиталы және мүлкі
- •7. Қоғамның акциялары және басқа да бағалы қағаздары
- •8. Таза кірісті бөлу тәртібі, қоғамның акциялары бойынша дивидендтері
- •9. Қоғамның органдары
- •10. Акционерлердің жалпы жиналысы
- •11. Директорлар кеңесі
- •12. Атқарушы директор
- •13. Қоғамның ішкі аудит қызметі
- •14. Қоғамның қаржылық есебі және аудит
- •15. Қоғам акционерлеріне өз қызметі туралы ақпарат беру және акционерлердің және лауазымды тұлғалардың өздерінің аффилиирленген тұлғалары туралы қоғамға ақпарат беру тәртібі
- •16. Қоғамды қайта құру және тарату
- •17. Қоғам меншігін құқықтық қорғау
- •18. Қорытынды ережелер
- •4.1.2. Штаттық кесте
- •4.1.3. «Қызметкерлер туралы» ереже
- •Қызметкерлер туралы ереже
- •1. Жалпы ережелер
- •2. Жұмысқа қабылдау
- •3. Құқықтары мен мiндеттерi
- •4. Жұмыс уақыты және демалыс
- •5. Демалыстар
- •6. Iссапарға жiберу, уақытша iссапарға жiберу және жаңа жұмыс орнына ауыстыру
- •7. Жалақы, әлеуметтiк сақтандыру және өтемақылар
- •8. Көтермелеу шаралары мен тәртiптiк шаралар
- •9. Жұмыстан босату
- •4.1.4. Лауазымдық нұсқаулық
- •Жалпы ережелер
- •2. Негізгі лауазымдық міндеттері
- •3. Құқықтары
- •4. Жауапкершілігі
- •5. Қызметкерге қойылатын талаптар
- •4.2. Өкімдік құжаттар
- •4.2.1. Шешім (қаулы)
- •2007 Жылғы еңбек демалысының
- •4.3. Мекеменің жеке құрамы (қызметкерлері) бойынша құжаттар
- •4.3.1. Жеке құрам бойынша құжаттарды ресімдеуге қойылатын жалпы талаптар
- •4.3.2. Түйіндеме (резюме)
- •4.3.3. Жұмысқа қабылдау туралы өтініш
- •4.3.4. Өмірбаян
- •Өмірбаян
- •4.3.5. Кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ
- •4.3.6. Еңбек шарты
- •Алматы қаласы 2007 жылғы 27 қазан
- •1. Шарттың мәні
- •2. Қызметкердің құқықтары мен міндеттері
- •3. Жалдаушының құқықтары мен міндеттері
- •4. Ақы төлеу талаптары
- •5. Жұмыс уақытының режимі. Демалу уақыты
- •6. Шарттың қолданылу мерзімі және оның бұзылатын жағдайлары
- •7. Тараптардың жауапкершілігі
- •8. Дауларды шешу тәртібі
- •9. Басқа талаптар
- •10. Тараптардың мекен-жайы және деректемелері
- •4.3.7. Қызметке қабылдау туралы бұйрық (өкім)
- •4.3.8. Қызметкердің жеке карточкасы
- •4.3.9. Еңбек демалысының кестесі
- •4.3.10. Іссапар куәлігі және іссапарда болған қызметкерді тіркеу журналы
- •4.3.11. Қызметкермен жасалған еңбек шартын бұзу туралы бұйрық
- •4.3.12. Еңбек кітапшасы
- •4.3.13. Жеке құрам бойынша құжаттарды мұрағатқа әзірлеу
- •4.4. Ақпараттық-анықтамалық құжаттар
- •4.4.1. Іскерлік хат
- •4.4.2. Жазбалар
- •Баянхат
- •200 Үй, 21 пәтерде тұратын
- •Істі тапсыру-қабылдау
- •4.4.5. Анықтама
- •Анықтама
- •4.4.6. Шарт
- •4.4.7. Телеграмма
- •4.4.8. Телефонограмма
- •4.4.9. Факсограмма
- •4.4.10. Электрондық хабарлама
- •Сенімхат
- •Сенімхат
- •Құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру
- •5.1. Құжат айналымын ұйымдастыру: жалпы ережелер
- •Хатшының міндеттері
- •5.2. Құжаттарды тіркеу және есепке алу
- •5.2.1. Тіркеу нысандары
- •5.2.2. Тіркелмейтін құжаттар тізбесі
- •5.2.3. Келіп түскен құжаттарды тіркеу
- •Келіп түскен құжаттармен жұмыс жүргізу схемасы
- •5.2.4. Жіберілетін құжаттарды әзірлеу және тіркеу
- •5.2.5. Ішкі құжаттардың қозғалу барысы
- •5.3. Іс құжаттарының орындалу мерзімдері және орындалуын бақылау
- •5.4. Компьютер арқылы іс қағаздарын жүргізу
- •5.4.1. Электронды құжатты жасау тәртібі
- •5.4.2. Электрондық қолтаңба
- •5.4.3. Дербес компьютерді пайдаланып құжат айналымын ұйымдастыру
- •5.5. Құжат айналымының көлемін есепке алу
- •5.6. Мекемелер мен кәсіпорындарда таратылуы шектелген, құпия құжаттарды қорғау және олармен жұмыс жүргізу тәртібі
- •5.7. Іс қағаздарының номенклатурасы, құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау
- •5.7.1. Іс қағаздарының номенклатурасы
- •5.7.2. Іс қағаздарын қалыптастыру
- •5.7.3. Құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау
- •1. Құжаттар қашан мұрағатқа тапсыруға дайындалады?
- •2. Сақтау мерзімін кім және қандай нормативтік актінің негізінде анықтайды?
- •3. Құжатқа қандай сақтау мерзімі белгіленуі мүмкін?
- •4. Құжаттарды сақтау мерзімі қалай есептеледі (қай күннен бастап)?
- •5. Сақтауға жатпайтын құжаттарға не істейді?
- •6. Ұзақ мерзімді сақталатын істерді ресімдеу
- •7. Қысқа мерзімде сақталатын істерді ресімдеу
- •5.8. Мекемелер мен кәсіпорындар жанындағы ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру
- •5.8.1. Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымындағы орыны
- •5.9. Іс қағаздары мен құжат айналымы жүйесін автоматтандыру
- •Әдебиеттер тізімі
- •Қорытынды
- •Қосымша і. Іс қағаздарының қысқаша түсіндірме сөздігі
§1. Келіп түскен хат-хабарларды қабылдау және өңдеу тәртібі
113. Мекеменің хат-хабарлары байланыс бөлімшесі, Мемлекеттік фельдъегер қызметі, республикалық арнайы байланыс қызметі, хат-хабарларды жеткізу жөніндегі курьерлік қызметті орындайтын фирмалар (бұдан әрі – байланыс кәсіпорындары), электронды почта және факсимильді байланыс және курьерлер арқылы келіп түседі.
114. Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшелердің қызметкерлері сағат 9-дан 18-ге дейін, ал сенбі күндері – 9-дан 14-ке дейін қабылдап, тіркейді.
Мекемеге сенбі күні келіп түскен құжаттарды уәкілетті бөлімшенің кезекшілері қабылдайды.
115. Байланыс кәсіпорындарынан тапсырысты және жай хат-хабарлар байланыс кәсіпорындарымен келісілген кесте бойынша белгіленген жеткізу мерзімдерін сақтай отырып қабылданады. Мекеменің атына жолданған хаттарды уәкілетті бөлімше сенімхат бойынша алады. Хат-хабарды ашып, электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркегеннен кейін тиісті бөлімшелерге қолхатпен беріледі.
Мекеменің атына почта байланысы кәсіпорындары арқылы жіберілген бандеролдар мен почта жіберілімдерін уәкілетті бөлімшенің жауапты қызметкерлері сенімхат негізінде алады және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркелгеннен кейін оларды белгіленуі бойынша тапсырады.
116. Уәкілетті бөлімше «өз қолына» грифімен таңбаланған, тіркеліп және хат иесіне ашылмай берілетін пакеттерден басқасын ашады. Егер хат иесі «өз қолына» грифі бар конвертті ашқаннан кейін оның ішінде хат, қызметтік құжаттар, өтініш, арыз болса, олар дереу конвертімен қоса уәкілетті бөлімшеге берілуі тиіс. Осы пакетті (конвертті) тіркеген уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжат деректемелерін электронды құжат айналымы шағын жүйесіне енгізуге міндетті.
117. Пакеттерді, конверттерді және басқа орамдарды ашқан кезде құжаттың жіберілген мекен-жайы және ресімделуі, түгел болуы және бүтіндігі, қосымшалардың болуы тексеріледі.
Дұрыс жіберілмеген немесе қателесіп жіберілген құжаттар, сондай-ақ дұрыс ресімделмеген және қателесіп салынған құжаттар жіберушіге келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей себебі көрсетіліп қайтарылады.
118. Тапсырысты хат-хабар салынған конвертті ашқан кезде құжаттың нөмірін тізімдемеде немесе конвертте көрсетілген нөмірмен салыстырып тексереді. Салынған құжат пен тізімдеме немесе конверт нөмірлері сәйкес келмеген жағдайда, сондай-ақ конверт ішінде құжат болмаған кезде орындаушы бөлімше хат пен алынған конвертті жіберушіге жолдай отырып, бұл туралы хабарлайды.
119. Ішіне салынған құжатты тексермей тұрып бірнеше конвертті бірдей уақытта ашуға болмайды.
120. Келіп түскен хат-хабарлардың конверттері сақталады және мынадай жағдайларда:
1) жіберушінің мекен-жайы, жіберілген күні және құжатты алғандығы туралы конвертте ғана көрсетілген болса;
2) құжаттың жасалған күні мен оны жіберген күні почта штемпеліне сәйкес уақыт бойынша 5 (бес) күнтізбелік күн айырмашылық болса;
3) егер конверт хат-хабарларға ақы төлеу жөніндегі шығыстарға айғақтама құжат ретінде қажет болса;
4) егер конверттерге орындау парағы, сот және құқық қорғау органдарының құжаттары, азаматтардың өтініштері салынса құжатқа қоса беріледі.
Басқа жағдайларда конверттің ішіндегілері тексерілгеннен кейін жойылады.
121. Уәкілетті бөлімшеге келіп түскен тапсырысты почта жіберілімдерінің орауы бүлінген болса, бұл туралы міндетті түрде байланыс кәсіпорындарының белгісі болуы керек.
Бүлінген конверт ішіндегілерді оған салынған тізімдеме бойынша тексереді. Конверт ішіндегілері түгел болмаған жағдайда уәкілетті бөлімшенің конвертті қабылдап алған қызметкері еркін нысанда екі дана етіп акт жасайды. Актіде бүліну сипаты және барлық жетпейтін салымдар нақты тізімделеді. Бүлінген конвертте тізімдеме болмаса, оның ішіндегілер түгел тізімделеді. Актінің бір данасы келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей жіберушіге беріледі, екіншісі – уәкілетті бөлімшеде қалдырылады.
122. Қате жіберілген хат-хабарларды және төлем құжаттарын алған кезде уәкілетті бөлімше оны дәл сол күні межелі жерге жібереді және сонымен бірге жіберушіге жіберілген қателігі туралы хабарлайды. Егер хат немесе құжаттың кімге жіберілгендігі анық болмаса, мұндай хат-хабар ілеспе хатпен бірге жіберушіге қайтарылады.
123. Егер хаттың ішінде онда көрсетілген қосымшалар болмаса, уәкілетті бөлімше қосымшаның жоқ екендігі туралы белгісі бар хатты орындаушы бөлімшеге береді, ол жіберушіге конвертке салынбаған қосымшаны жіберу туралы сұрату салады.