§ 1. Келіп түскен хат-хабарларды тіркеу тәртібі

100. Электронды құжат айналымы шағын жүйесінен тыс қабылданған және/немесе электронды қол қойылмаған не электронды қолға сәйкестігін тексеруден өтпеген электрондық хабарламаларды қоспағанда, Мекемеге келіп түскен барлық хат-хабарлар Мекеменің электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі уәкілетті бөлімшеде тіркелуі тиіс.

101. Мекемеге келіп түскен, хат-хабар болып саналмайтын барлық құжаттар ілеспе хатпен бірге жүруі тиіс. Мекемеге ілеспе хатсыз келіп түскен және хат-хабар болып табылмайтын құжаттар кері қайтарылады.

Осы тармақтағы талаптар есепшот-фактураларға және сот, құқық қорғау органдары, сондай-ақ сот шешімін орындау жөніндегі органдар жіберген құжаттарға қолданылмайды.

102. Белгіленген тәртіппен тіркелмеген хат-хабарды бөлімше орындауға қабылдамайды, ол келіп түскен күні тіркеу үшін уәкілетті бөлімшеге беріледі.

103. Мекемеге келіп түскен қағазға шығарылған құжаттар шағын жүйеде тіркелгенге дейін сканерленеді. Қағазға шығарылған құжаттың түпнұсқасы құжат атап жіберілген Мекеменің бөлімшесіне беріледі және ол орындалғаннан кейін іс номенклатурасына сәйкес іске тігіледі.

Сканерлеуді уәкілетті бөлімше жүзеге асырады.

104. Электронды түрде алынған хат-хабарларды шағын жүйеде тіркеу электронды қолдарды тексергеннен кейін жүргізіледі.

105. Электронды түрде келіп түскен құжаттар автоматты түрде вирусқа қарсы сканерленеді.

106. Уәкілетті бөлімше почтамен келген хат-хабарларды қарап, іріктейді, содан кейін құжаттың бірінші бетінде төменгі оң жақ бұрышында құжаттың түскені туралы (тіркеу мөртаңбасы түрінде қойылуы да мүмкін) келіп түскен күнді, парақ санын және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде құжатқа берілген тіркеу нөмірін көрсете отырып белгі қойылады. Тіркеу мөртабаны құжаттың негізгі мәтінінің үстіне қойылмауы тиіс.

Шет тілдердегі хат-хабарды тіркеген кезінде құжаттың түскені туралы белгі түпнұсқаға да және аударылған мәтінге де (егер ол болса) қойылады.

Ашылуға тиісті емес хат-хабарға құжаттың келіп түскендігі туралы белгі конвертке қойылады.

§2. Жіберілетін және ішкі хат-хабарларды тіркеу тәртібі

107. Жіберілетін және ішкі хат-хабарды Мекеменің тиісті бөлімшесінің жауапты адамы тіркейді.

108. Ішкі құжаттың электронды қол қойылған электрондық нұсқасы бөлімшенің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналында тіркеу үшін негіз болып табылады.

109. Электронды қол қойылған, жіберілетін құжаттың электрондық нұсқасы қағазға шығарылған құжат болғанда ғана бөлімшенің жіберілетін құжаттарын тіркеу журналында тіркеуге негіз болып табылады.

7-тарау. Келіп түскен құжаттарды қабылдау,

өңдеу және өткізу тәртібі

110. Мекемеге келіп түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өткізіледі және тіркеліп, Мекеменің басшылығына немесе бөлімшелерге, содан кейін орындаушыларға беріледі.

111. Келіп түскен хат-хабарларды қабылдауды, өңдеуді (ашу, тапсырысты хат-хабардың, сондай-ақ құжаттар көрсетілген қосымшалардың салынғандығын тексеру, белгілеу, мөртаңба қою), тіркеуді, бөлімшелер арасында бөлуді, оларға жеткізіп беруді, жіберілетін хат-хабарларды өңдеу мен межелі жерлерге жіберуді уәкілетті орган орындайды.

Мекеменің орталық аппараты бөлімшелеріне келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшеге тіркетпей қабылдауына тыйым салынады.

112. Келіп түскен хат-хабарларды сақтау мақсатында бөлек бөлмелерде өңделеді.