10.3. Система обліково-фінансової документації

Система обліково-фінансової документації покликана забезпечити: 

     повну схоронність грошей та ін. цінностей;

     точне виконання фінансових, банківських та ін. операцій;

     своєчасне відображення виробничих операцій;

     запобігання фінансових порушень і зловживань;

     можливість документального обгрунтування відпові­дальності службових осіб; 

     складання бухгалтерської та ін. звітності; 

     право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах. 

Фінансово-розрахункова документація відзначається високим рівнем стандартизації. 

Акт - документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або події. 

Акт складають після (а) ухвал; (б) при переданні товарно-грошових цінностей однією особою іншій; (в) після приймання завершених об'єктів будівництва; (г) при проведенні випробувань нової техніки; (ґ) при нещасних випадках та ін. подіях. 

Акт затверджується вищою установою або керівником підприємства. Акт оформляється комісією, створеною керівником підприємства. 

Реквізити: 

1)        автор документа (назва відомства й організації); 

2)        дата, номер і місце складання; 

3)        гриф затвердження; 

4)        Заголовок; 

5)        підстава (наказ керівника організації); 

6)        склад комісії;

7)        присутні;

8)        текст (констатаційна частина);

9)        відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження;

10)   перелік додатків до акту;

11)   підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Текст акта складається із двох частин. У першій зазначають підстави для складання його, вказують членів комісії та її завдання. У другій описують суть і характер проведеної роботи, установлені факти, а також дають пропозиції та роблять висновки. 

Акцепт - це згода платника на оплату грошових і товарних документів. 

Ця форма застосовується при розрахунках за товари, послуги і виконані роботи. При акцептній формі розрахунків оплата установою банку платіжних документів постачальника може виконуватися лише за згодою (акцептом) платника. 

Акцепт платіжних вимог може бути позитивним або негативним, попереднім або наступним, повним або частковим. 

Платник має право відмовитися від акцепту повністю або частково у випадках, передбачених чинним законодавством, особливими умовами постачання або договором. 

Установа банку може приймати якісні обґрунтовані відмови від акцепту. Якщо відмова від акцепту не обґрунтована або мотив суперечить нормативним актам, банк повертає такі відмови платникові. 

Відмову від акцепту на оплату платіжної вимоги платник оформляє листом або телеграмою. 

Лист-відмова доцільний тоді, коли покупець і постачальник знаходяться в одному населеному пункті й обслуговуються однією банківською установою, а також, коли поштовий пробіг між банками покупця й постачальника не перевищує трьох днів. 

Відомість - це різновид документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, у системі банку та ін. 

Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати тощо. 

Гарантійний лист укладають з метою підтвердження фінансово-розрахункових зобов'язань. 

Як правило, гарантуватися може оплата праці за виконану роботу, за проживання співробітників протягом навчання (роботи) в іншому місті, погашення кредиту тощо. 

Заява-зобов'язання - документ, що є різновидом термінового зобов'язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками. 

Такі позики (кредити) банку підприємствам, організаціям використовуються для оплати вартості товарів, відвантажених на адресу споживачів, сезонні витрати, за надані послуги тощо. 

Заява має такі реквізити: 

1)     назва установи банку, до якої звертаються із метою кредитування певних операцій (у правому куті); 

2)     назва підприємства, що дає зобов'язання перед банком (у правому куті); 

3)     назва виду документа; 

4)     текст; 

5)     підписи керівника й головного бухгалтера підприємства, скріплені гербовою печаткою; 

6)     дата складання заяви-зобов'язання. 

Текст заяви-зобов'язання складається від першої особи множини із формулюваннями типу «просимо надати», «просимо прийняти» і т. ін. Він складається з 4-х частин. У першій висловлюється прохання щодо кредитування, зазначається спрямування позичених коштів. У другій - прохання щодо приймання фінансово-розрахункових документів. У третій банкові надається право вести перерахунки із розрахункового рахунка підприємства на підставі платіжних документів. Четверта частина - зобов'язання про дотримання фінансової дисципліни. 

Квитанція - документ, що видається установам (організаціям, підприємствам) на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів. 

Квитанція, як правило, складається з трафаретної частини й тексту. У тексті вказують: 

     від кого прийнято (назва установи або приватної особи); 

     за що прийнято;  

     яка сума; 

     на підставі якого документа (назва, дата видання, номер); 

     коли прийнято (дата, місяць, рік); 

     штамп касира про одержання грошей; 

     підпис касира. 

Накладна - обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних цінностей. 

Накладна є трафаретизованим документом, що містить такі реквізити: 

1)     назва підприємства (організації), що видає накладну (вгорі зліва); 

2)     гриф затвердження керівником підприємства (організації) (вгорі праворуч) - підпис, печатка; 

3)     назва виду документа, номер; 

4)     мета приймання, відправлення, видачі матеріальних цінностей; 

5)     дата; 

6)     кому й від кого передані матеріальні цінності; 

7)     трафаретизований текст (таблиця із даними); 

8)     підпис матеріально відповідальної особи, що проводила передачу матеріальних цінностей (відправника); 

9)     підпис матеріально відповідальної особи, що прийняла матеріальні цінності (одержувача).