Бухгалтерские документы, их классификация, требования к составлению

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксиро­вать каждую хозяйственную операцию. Финансово-хозяй­ственная деятельность организации сопровождается вы­полнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - доку­ментация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первич­ного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется до­кументом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. documentum — поучительный при­мер, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совер­шения хозяйственной операции, право на его совершение.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, досто­верность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Все хо­зяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бух­галтерский учет.

Значение бухгалтерских документов в финансово-хо­зяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правиль­ности учетных данных. Они используются для опе­ративного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денеж­ных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помога­ют выявить ошибки в бухгалтерском учете.

Документы имеют правовое значение, они использу­ются в качестве доказательства при спорах между орга­низациями и лицами.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценнос­тей, предупреждать случаи хищения.

Каждый документ должен полностью отвечать свое­му назначению, он должен содержать определенные по­казатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют рекви­зитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. Первичные учетные документы должны содержать сле­дующие обязательные реквизиты.

- наименование документа (формы), код формы (акт, накладная и т. д.);

- наименование организации, от имени которой со­ставлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натураль­ном и денежном выражении);

- подписи ответственных лиц и т.д.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участву­ющие в совершении операции, и т. д.

Унификация и стандартизация документов

Основными направлениями совершенствования доку­ментации являются унификация и стандартизация.

Правительство РФ постановлением от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных вер­сий, а также обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях не­зависимо от форм собственности, осуществляющих хо­зяйственную деятельность на территории РФ, унифици­рованных форм первичной учетной документации. Ука­занный порядок был утвержден постановлением Госком­стата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а/ 27-н.

В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, ут­вержденным Госкомстатом по согласованию с Минфи­ном России и другими федеральными органами испол­нительной власти.

В унифицированные формы первичной учетной до­кументации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизи­тов из унифицированных форм не допускается. Вноси­мые изменения должны быть оформлены соответствую­щим организационно-распорядительным документом организации.

Унифицированные документы - это типовые доку­менты, утвержденные в установленном порядке и пред­назначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация документов - установление одина­ковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.