Авансовий звіт про витрачені суми (строк подання до закінчення третього банківського дня, наступного за днем закінчення відрядження або завершається виконання цивільно-правової дії, на які були видані під звіт кошти)

Звітність підзвітної особи про витрачені суми на адміністративно-господарські потреби

З доданням виправдовуючих документів:

• акт закупівлі;

• акти на списання представницьких витрат в межах передбачених норм з доданням відповідних документів (рахунки кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки.

Резолюція керівника

про затвердження витрат у відповідній сумі та його підпис

Рис. 5.4

Відрядження – це виконання службових обов’язків в іншому населеному пункті поза місцем постійної роботи за наказом керівника на визначений термін. Загальний порядок і умови направлення працівників підприємства у відрядження подані на рисунку 5.5.

Рис. 5.5

Порядок і умови направлення працівників підприємства у відрядження

Нормативно правове регулювання:

• Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон № 59 від 13.03.98р. (зі змінами та доповненнями);

• Постанова КМУ “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон № 663 від 23.04.99р. (зі змінами та доповненнями);

• Порядок повернення платежів за невикористанні проїзні квітки, затверджений приказом Мін. транспорту України № 162 від 14.05.96р.

• Порядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт № 440 від 19.09.2003 р.

• Кодекс Законів про працю

Строк відрядження:

• В межах України –30 календарних днів;

• За кордон – 60 календарних днів;

• Строки відрядження працівників, що направляються з метою виконання монтажних, ремонтних та будівельних робіт не повинен перевищувати періоду побудови об’єкту.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається згідно з відзначеними у посвідченні на відрядження датами прибуття та вибуття з пункту призначення.

Організація оформлення відрядження:

1. Оформлення наказу керівника підприємства;

2. оформлення посвідчення про відрядження, проставлення відміток про дату відїзду;

3. запис у Журналі реєстрації посвідчень про відрядження;

4. забезпечити працівника авансом.

Склад попереднього розрахунку суми авансу на відрядження

• Добові, що розраховуються на підставі фактичного часу перебування у відрядженні (в межах України 25 грн на добу без урахування витрат на харчування);

• Приблизна вартість проїзду до пункту призначення та назад.

Порядок складання авансового звіту:

1. Оформлене посвідчення про відрядження з визначеними датами прибуття до пункту призначення та вибуття з нього та печатками підприємства (організації установи) з якого вибув та до якого прибув працівник. Наявність підпису керівника підприємства про прийняття звіту про виконану працівником у відрядженні роботу.

2. Додавання до авансового звіту документів, що підтверджують правомірність використаних підзвітних сум (проїзні квітки, квитанція готелю, тощо).

До обліку приймаються звіти, які перевірені арифметично, за змістом (щодо необхідності витрат та відповідності до призначення авансу ) і затверджені керівником підприємства.

Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником та оформлюється наказом де вказується: пункт призначення, назва підприємства, куди відряджена особа, строк та ціль відрядження.

Для відрядженого законодавчо встановлені наступні категорії витрат:

1. добові - в межах граничних норм. Для виплати добових враховують день від’їзду та повернення з відрядження. Якщо відмітки у Посвідчені відсутні – добові не сплачуються.

2. на проїзд до місця призначення і назад за наявності підтверджуючих документів (крім таксі). Також відшкодовуються витрати на користування міським транспортом загального користування за місцем відрядження.

3. за проживання з урахуванням наданих у готелях побутових послуг (прасування, холодильник, телевізор тощо) за наявності підтверджуючих документів;

4. службові телефонні розмови;

5. комісійні у випадку обміну валюти тощо.

Витрати, не підтверджені відповідними документами працівнику не відшкодовуються. Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати:

• надати авансовий звіт про витрачену у зв’язку з відрядженням сумою;

• надати посвідчення про відрядження, оформлене у встановленому порядку;

• надати документи, які підтверджують понесені витрати.

При відрядженні за кордон до авансового звіту необхідно додавати ксерокопію позначок у закордонному паспорті завірені відділом кадрів. Авансовий звіт при відрядженні за кордон має бути проведений у тій валюті, якою був виданий аванс.

Керівник може збільшити розмір добових у Наказі про відрядження, проте при цьому понадлімітна сума буде врахована у як додатковий дохід для працівника та обкладатися податком з доходів фізичних осіб.

Облік виданих підзвітних сум ведуть на А-П рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом відображають суми видані під звіт з каси або переведені на БПК. За кредитом відображають суми, що підтверджуються відповідними звітами і документами, а також віднесені до каси готівкою для погашення невикористаних авансів. Аналітичний облік ведеться в розрізі фізичних осіб, які одержали гроші під звіт. Сальдо на рахунку 372 вказує на залишки одержаних під звіт авансів, за якими ще не надано звітів. Аванси отримані в іноземній валюті обліковують на окремому субрахунку.

Відрядженому працівнику перед відрядженням видається аванс на передбачувані витрати або у вигляді готівки (з каси) або перерахуванням на безготівкову пластикову картку.

За наявності не витрачених коштів підзвітною особою ця сума повертається нею до каси або зараховується на поточний рахунок підприємства.

Якщо підзвітна особа повертає надлишок коштів пізніше граничного терміну, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, то така підзвітна особа сплачує штраф у розмірі 15% неповерненої суми, який буде утримано із заробітної плати працівника.

Аналітичний облік ведеться у розрізі фіз. осіб, які одержували гроші під звіт. Сальдо на рахунку 372 вказує на залишки одержаних під звіт авансів, за якими ще не надано звітів. Аванси, отримані в іноземній валюті, обліковують на окремому субрахунку.

Відряджуваному працівнику перед відрядженням видається аванс на передбачувані витрати:

з каси підприємства: Дт 372 Кт 301;

перерахування на БПК: Дт 313 Кт 311, Дт 372 Кт 313.

Якщо після повернення з відрядження працівник відзвітував:

а) на суму меншу від отриманого авансу: Дт 301 Кт 372 або Дт 311 Кт 313;

б) якщо сума більша авансу: Дт 372 Кт 301 або Дт 313 Кт 311, Дт 372 Кт 313.

1) Оприбуткування запасів придбаних підзвітною особою:

а) Дт 20, 203, 22, 28 Кт 372 – на вартість запасів без ПДВ;

б) Дт 641 Кт 372 – на суму ПДВ.

2) Віднесено на витрати звітного періоду суми по відрядженням згідно затвердженого звіту:

а) Дт 92, 91, 93 Кт 372

3) Утримання неповернутих підзвітною особою сум із з/п:

а) Дт 661 Кт 372.

Якщо підзвітна особа повертає залишок коштів пізніше граничного терміну але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, то така підзвітна особа сплачує штраф у розмірі 15% повернутої суми, який буде утримано із з/п працівника.

Облік по рах. 372 ведуть в ж/о № 3. Підсумкові дані ж/о та розшифровки Дт рах. 372 записують до Головної книги.

№ пп	Назва операції	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1	Видача сум в підзвіт	372	30
2	Оприбуткування запасів, придбаних підзвітною особою	22,20,28	372
3	/Розрахунки з фізичними особами з закупівлі ТМЦ	22,20,28	685
4	Списання згідно авансового звіту витрат з відрядження	91, 92, 93	372
5	Повернення невикористаних підзвітних сум	30	372
6	Утримання неповернутих підзвітних сум із заробітної плати	661	372

Розрахунки претензійного характеру обліковуються на рахунку 374 «Розрахунки за претензіями». На цьому рахунку збирається інформація про претензії, які висувають постачльнкам, а також предявлні й видані штрафи й пені.

На Дт 374 відображають такі суми претензій:

За виявлені при перевірці розрахунків постачальників невідповідність цін, тарифів, передбачених договорами, арифметичної помилки;

За виявлену невідповідність якості або кількості товарів;

За брак, що виник з вини постачальника;

За суми, помилково списані установами банків за рахунку підприємства.

Підставою для записів операцій на рахунку 374 є:

Акти прийому вантажів;

Рішення арбітражних органів;

Письмові погодження постачальників

Виписки банку

За Кт374 відображається погашення претеній або їх списання

Синтетичний і аналітичний облік руху коштів на рах. 374 за Кт ведеться в ж/о №3, за Дт – у відомості 3.2. у розрізі кожного дебітора. Операції з обліку розрахунків за претензіями відображаються наступними чином.

№ пп	Назва операції	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1	Відображено суму претензій до постачальника	374	63
2	Відображено суми, помилково зняті банком з рахунку3 підприємства	374	311
3	Відображено погашення заборгованості за претензіями	20,30,31	631
4	Відображено списання сум претензій за відмовленими платежами.	944	374

Приклад.

Здійснена передоплата за матеріали на суму 12000грн. в т.ч. ПДВ. Вартість оприбуткованих материалів за документами – 12000 грн., в т.ч. ПДВ, а сума нестачі 500 грн., крім того ПДВ:

№ пп	Назва операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
		Дебет	Кредит
1	Здійснена передоплата за матеріали	371	311	12000
2	Відображено ПДВ	641	644	2000
3	Оприбутковано матеріали від постачальника на суму (10 000-500=грн. без ПДВ)	20	631	9500
4	Відображено ПДВ (9500*0,2= 1900грн.)	644	631	1900
5	Відображено взаємозалік на суму оприбуткованих матеріалів	631	371	11400
6	Відображено суму претензій до постачальника (в т.ч. ПДВ)	374	631	600
7	Відкоригована сума ПДВ методом «сторно»	641	644	100
Погашена претензія шляхом надходження матеріалів
8	Відображено погашення заборгованості за претензіями (надійшли матеріали на суму 600грн. в т.ч. ПДВ)	20	631	500
9	Відображено ПДВ (600/6=100)	641	631	100
	Постачальник ліквідував виставлену претензію поставкою товару	631	374	600
10	Здійснено взаємозалік на суму оприбуткованих матеріалів	631	371	600
Претензія задовольняється постачальником поверненням коштів
11	Надійшли грошові кошти на суму претензії	311	374	600
12	Здійснено взаємозалік на суму оприбуткованих матеріалів	631	374	600
Нестача не погашена постачальником матеріалів
13	Відображено списання сум претензій за відмовленими платежами.	944	374	600
14	Здійснено взаємозалік на суму оприбуткованих матеріалів	631	371	600

Питання для самоконтролю:

1. Охарактеризуйте види дебіторської заборгованості.

2. Наведіть кореспонденцію рахунків з обліку розрахунків за претензіями.

3. Наведіть приклади обліку розрахунків за авансами виданими.

4. Охарактеризуте облік операцій пов'язаний з поточним рахунком пдіпроиємства

5. Охарактеризуте облік операцій пов'язаний з підзвітною особою