18

Тема 8. Облік грошових коштів та дебіторської заборгованості Лекція 8.1 Облік касових операцій на рахунках бухгалтерського обліку та документальне відображення касових операцій

Мета лекції: дослідити порядок організації та методики обліку операцій з грошовими кошами та грошовими документами

План лекції:

1. Документування касових операцій

2. Відображення касових операцій на рахунках бухгалтерського обліку

3. Документування господарських операцій на рахунках в банках за різних форм розрахунків

Питання 1. Документування касових операцій

Вся готівка яка надходить до каси повинна бути своєчасно та в повній сумі оприбуткована – здійснення обліку готівки в повній сумі її надходження у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів, а при використанні РРО – фіскальних звітних чеків РРО.

Приймання готівки по касовим ордерам може відбуватися тільки в день їх складання. Приймання до каси грошових коштів оформлюється прибутковим касовим ордером (ПКО) типової форми № КО-1 (термін зберігання 3 роки), який підписується головним бухгалтером. В прибутковому ордері вказується документ, на підставі якого зроблено запис (чек, угода, накладна тощо). ПКО виписується в одному примірнику. Особі, яка здає готівку до каси видається квитанція, завірена підписом головного бухгалтера і касира, та завірена печаткою.

Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів типової форми № КО-2 (термін зберігання 3 роки). ВКО обов’язково підписує керівник і головний бухгалтер. Видача готівки по видатковим касовим ордерам здійснюється на підставі пред’явленого паспорту або посвідчення. ВКО може бути виписано на загальну суму за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями.

Видача готівки дозволяється лише тій особі, яка вказана у видатковому документі. За умов видачі готівки за довіреністю, вона залишається у касира і додається до ВКО або відомості.

Виплати пов’язані з оплатою праці, здійснюється касиром по платіжним (розрахунково-платіжними) відомостям або по ВКО. На титульному аркуші зазначених відомостей роблять дозвільний надпис про видачу готівки за підписом керівника і головного бухгалтера та вказують строк видачі готівки і суми (гривень словами, копійок – цифрами). Після закінчення строків по виплаті заробітної плати касир зобов’язаний:

• в платіжній відомості напроти прізвищ осіб, які не отримали заробітну плату поставити штамп «Депоновано»;

• скласти реєстр депонованих сум;

• в кінці відомості вказати фактично виплачену суму та недоотриману суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми з підсумком по відомості та поставити свій підпис;ї

• виписати ВКО на фактично виплачену суму, проставити на відомості штамп «Видатковий касовий ордер №__» та зробити відповідний запис у касовій книзі.

Усі касові ордери після їх використання касир підписує, а додані до них документи для запобігання повторного використання погашає штампом або підписом від руки “Одержано”, “Сплачено” із зазначенням дати. Виправлення у прибутковому та видатковому касових ордерах не допускаються.

До передачі у касу ПКО або ВКО реєструють в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (типова форма №КО-3а).

Всі надходження та видача готівки обліковують в касовій книзі типова форма № КО-4. На підприємстві ведеться тільки одна касова книга національній валюті, в якій касир відображає готівку і рух грошей у касі. Листи книг повинні бути пронумеровані (с початку року) та прошнуровані. Кількість листків у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера. Записи у касовій книзі здійснюються на підставі первинних касових документів у двох екземплярах (через копіювальний папір). Перший залишається у касовій книзі, а другий є відривним та представляє собою звіт касира до якого додаються всі підтверджуючі касові документи (ПКО, ВКО тощо). Щоденно в кінці робочого дня каси підсумовує операції за день, виводить залишок готівки у касі на початок наступного дня та передає до бухгалтерії звіт. Касова книга є реєстром аналітичного обліку.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу.

Звіт касира – це документ, який є відривним аркушем касової книги з доданими прибутковими та видатковими касовими документами, що передається касиром до бухгалтерії

Одержані касові звіти й документи обробляються. Кожний запис перевіряється по суті, звіряється з первинними документами, відтак у кожному документі та у звіті проставляється шифр синтетичного рахунку і субрахунків, що кореспондують з рахунком 30 «Каса». Залишок грошей на початок дня за звітом касира бухгалтер звіряє із залишком грошей на кінець дня, виведеним у попередньому звіті, й перевіряє правильність виведення оборотів і залишків.

Після складання звіту та його обробки в бухгалтерії всі касові документи комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються та переплітаються в окремі папки та підлягають зберіганню протягом 36 місяців після закінчення календарного року.

Питання 2. Відображення касових операцій на рахунках бухгалтерського обліку

Узагальнення інформації про готівку та рух грошових коштів у касі підприємства відображується на рахунку 30 «Каса», до якого відкривають такі субрахунки 301 «Каса в національній валюті» та 302 «Каса в іноземній валюті», 303 «Операційна каса в національній валюті» та 304 «Операційна каса в іноземній валюті». Останні два субрахунки відкриваються на підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв’язку, обмін валюти).

За дебетом рахунку 30 «Каса» відображують надходження готівки до каси, а по кредиту – їх видачу.

Рух грошових коштів у касі здійснюється під час здійснення операцій які відображуються в обліку наступними записами (табл. 12.2):

Таблиця 12.2 Кореспонденція рахунків з обліку руху запасів

№ п/п	Назва операції	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1	Надійшла і оприбуткована до каси готівка з рахунку в банку (на виплату заробітної плати, премій, допомоги тощо)	301	311
2	Надійшла до каси виручка від реалізації продукції (робіт, послуг, основних засобів і інших активів)	301	701
3	Погашення дебіторської заборгованості готівкою	30	361
4	Надійшов до каси невикористаний залишок підзвітної суми	30	372
5	До каси надійшла готівка по раніше висунутих претензіях	30	374
6	Засновники внесли до каси готівку в рахунок їх вкладів до Статутного фонду підприємства	301	46
7	До каси повернуто відшкодування матеріального збитку	30	375
9	Оплачені готівкою придбані товари	631	301
10	Готівкові кошти здані з каси на розрахунковий рахунок	311	301
11	Сплачена належна працівникам підприємства заробітна плата; підзвітні суми; кредит за продані товари та ін.	661	301
12	Відображено інкасацію грошових коштів	333	301
		311	333

Данні по касовим операціям при журнальній формі обліку систематизують в журналі-ордері №1 за кредитом рахунку 30 «Каса» та відомості №1.1 за дебетом цього рахунку.

Записи в журнал 1 і відомість до нього здійснюють на підставі звіту касиру та доданими до нього документами.

В кінці місяця дані журналу №1 і відомості №1 підраховують, сальдо на початок і кінець місяця звіряють з залишком касової книги. Дані журналу №1 переносять в головну книгу, а відомість №1.1 – є підставою для перевірки обороту по дебету рахунку 30.

Питання 3. Документування господарських операцій на рахунках в банках за різних форм розрахунків

Для відкриття поточного рахунку підприємства подають установам банків такі документи:

1. заяву про відкриття рахунку (встановленого зразка);

2. копію свідоцтва про державну реєстрацію в органі державної виконавчої влади;

3. копію зареєстрованого Статуту (Положення), завірена нотаріально;

4. копію свідоцтва про реєстрацію підприємства у ДПА;

5. картку із зразками підписів осіб, яким відповідно до установчих документів підприємства надано право розпоряджатися рахунком і право підпису платіжних документів. До картки також надається відбиток печатки підприємства.

Під час відкриття у банку рахунку відкривається особовий рахунок підприємства з наданням номеру у двох екземплярах – один для банку, другий у вигляді виписки з банку видається підприємству.

Виписка банку – документ, що видається банком підприємству і відображає рух коштів на поточному рахунку. До виписки додаються документи, за якими здійснені операції з надходження та списання коштів з поточного рахунку. В кожній виписці обов’язково передбачаються позиції для дати, номерів рахунків дебітора та кредитора.

Форми платіжних інструментів

Платіжне доручення – розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та перерахування її на рахунок отримувача

Платіжна вимога-доручення - розрахунковий документ, який складається з двох частин:

• верхньої – вимоги отримувача безпосередньо до платника про сплату визначеної суми коштів;

• нижньої – доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку визначеної ним суми коштів та перерахування її на рахунок отримувача;

Платіжна вимога – розрахунковий документ, що містить вимогу стягувача або в разі договірного списання отримувача до банку, що обслуговує платника, здійснити без погодження з платником переказ визначеної суми коштів з рахунку платника на рахунок отримувача

Розрахунковий чек – розрахунковий документ, що містить нічим не обумовлене письмове розпорядження власника рахунку (чекодавця) банку-емітенту, у якому відкрито його рахунок, про сплату чекодержателю зазначеної в чеку суми коштів

Акредитив – договір, що містить зобов`язання банку-емітента, за яким цей банк за дорученням клієнта (заявника акредитива) або від свого імені проти документів, які відповідають умовам акредитива, зобов`язаний виконати платіж на користь бенефіціара або доручає іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж

Вексель – цінний папір, який засвідчує безумовне грошове зобов`язання векселедавця сплатити після настання строку визначену суму грошей власнику векселя.

Банківська платіжна картка – спеціальний платіжний спосіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової або іншого виду картки, що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунку платника або з відповідного рахунку банку з метою сплати вартості товарів і послуг, перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб, отримання коштів в готівковій формі в касах банків, пунктах обміну іноземної валюти уповноважених банків і через банківські автомати, а також здійснення інших операцій, що передбачені відповідним договором.

В банківській виписці за дебетом відображено списання грошових коштів з поточного рахунку, а за кредитом відображено надходження грошових коштів на поточний рахунок.

Виписка з рахунку підлягає перевірці та обробці, яка полягає в наступному:

Питання самоконтролю

1. Розкрити документальний рух касових операцій

2. Охарактеризуте облік касових операцій на рахунках бухгалтерського обліку

3. Розкрити документальний рух господарських операцій на рахунках в банках за різних форм розрахунків