Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Статья 17. Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области

Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области, обязаны обеспечить их сохранность.

На особо ценные и уникальные архивные документы создаются архивные копии.

Страховой Фонд является неприкосновенным и хранится в специальных архивохранилищах отдельно от других архивных документов.

Органы государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, а также комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области: разрабатывают и утверждают по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области нормативно-методические документы, определяющие порядок работы архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.

Органы государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожать документы, срок хранения которых истек, пока не будут утверждены комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующим архивным органом и государственным архивом.

При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Новосибирской области, городов, районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, архивные документы, образовавшиеся в процессе их деятельности, передаются в упорядоченном состоянии на временное хранение правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы передаются соответствующим архивным учреждениям.

Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области, созданные в учреждениях, организациях, предприятиях до смены формы собственности, не подлежат приватизации, являются государственной собственностью и могут быть досрочно переданы на государственное хранение в архивные учреждения Новосибирской области.

Для решения вопросов обеспечения сохранности и места хранения документов ликвидируемых, реорганизуемых учреждений, организаций, предприятий в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных органов и учреждений Новосибирской области.

Статья 18. Постоянное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют Государственный архив Новосибирской области, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий.

Статья 19. Временное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия (в том числе с государственной долей собственности) в создаваемых ими ведомственных архивах.

Установлены следующие сроки хранения:

а) для архивных документов отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения - 15 лет;

б) архивных документов органов государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения - 10 лет;

в) архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

г) записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг - 75 лет;

д) архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;

е) научной, технологической и патентной документации - 10 лет;

ж) конструкторской документации - 15 лет;

з) проектной документации по капитальному строительству - 25 лет;

и) телеметрической документации - 5 лет;

к) кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготовления;

л) фотодокументов - 3 года;

м) документов на машинных носителях - 5 лет.

Сроки временного хранения документов, образовавшихся и образующихся при осуществлении деятельности предприятий, учреждений, организаций Министерства обороны РФ, Министерства внутренних дел РФ, Министерства Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службы контрразведки РФ, государственного геологического предприятия «Российский геологический фонд» Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр, Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центрального картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России, Центрального государственного фонда стандартов и технических условий Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации, Российского государственного фонда кинофильмов Комитета Российской Федерации по кинематографии устанавливаются в соглашениях, заключаемых указанными федеральными органами с Государственной архивной службой России.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены органами и учреждениями Государственной архивной службы России, а также комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области.

Порядок и условия передачи документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области на временное, в том числе депозитарное, хранение определяются в соглашениях (договорах) между собственниками документов и архивными учреждениями, государственными музеями и библиотеками.

Статья 20. Комплектование архивов

Архивные учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области комплектуются документами, образующимися в деятельности органов государственной власти и прокуратуры, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий Новосибирской области, документами, переданными им государственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами, а также приобретенными учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в архивные учреждения Новосибирской области.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы.

Комплектование музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда Новосибирской области запрещается.

В случае продажи документов негосударственной части Архивного фонда учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области имеют преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области с указанием точного времени и места продажи.

Нарушение установленного порядка является основанием для признания сделки купли-продажи недействительной.

Учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области могут выделяться средства из областного и местных бюджетов на приобретение в собственность Архивного фонда Новосибирской области особо ценных и уникальных документов.

Статья 21. Государственный учет документов Архивного фонда Новосибирской области

Документы Архивного фонда Новосибирской области, независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации, подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области хранятся и учитываются в учреждениях системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

Органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия в установленном порядке обязаны представлять в учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области сведения о документах, находящихся у них на временном хранении в ведомственных архивах, и несут ответственность за полноту и достоверность информации.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области предоставляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области собственники информируют органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.

Статья 22. Использование архивных документов

Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области и справочники к ним представляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архивных документов в архивных учреждениях Новосибирской области осуществляется в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, находящихся на временном хранении в органах государственной власти, прокуратуры Новосибирской области, органах местного самоуправления, учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных и религиозных и иных негосударственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.

Архивные учреждения Новосибирской области имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры) в соответствии с установленным Правительством РФ порядком.

Использование документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится архивными учреждениями Новосибирской области, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях архивные учреждения Новосибирской области, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.

Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками.

Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах, архивах учреждений, организаций, предприятий или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них.

Пользователи документов Архивного фонда Новосибирской области обязаны обеспечить физическую сохранность документов. Пользователи архивных документов могу обжаловать решения архивных органов и учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий по подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии с законодательством.