Раздел 2. Система электронного документооборота NauDoc

Цель – формирование общекультурных и профессиональных компетенций: понимание роли и значения информации и информационных технологий в развитии современного общества; способность эффективно использовать корпоративные информационные системы; владение средствами программного управления документооборотом на примере системы NauDoc.

Лабораторная работа № 4. Работа с пользователями

Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; владение основными способами работы с пользователями в системе NauDoc.

Задание 1. Войти в систему под правами Администратора.

Для того, чтобы войти в систему в режиме Администратора, необходимо:

1. По команде Пуск / Программы – NauDoc 5 из раскрывающегося списка выбрать Запустить NauDoc, а затем команду Открыть NauDoc.

2. В открывшемся окне интернет-браузера (например, Internet Explorer), в появившемся окне авторизации (рис. 29) ввести данные учетной записи администратора NauDoc (по умолчанию имя пользователя – admin, пароль – admin).

Пароль сохранять не нужно. Имя пользователя и пароль чувствительны к регистру букв.

Рис. 1. Окно авторизации пользователя

3. При первом запуске системы осуществить ее настройку, последовательно нажимая кнопку Далее на шагах Инициализация, Основные настройки, Настройки эл. почты, Активация лицензии.

4. На шаге Выбор редакции выбрать редакцию NauDoc Free и установить переключатель в нужное положение. Затем последовательно нажать кнопки Далее и Завершить.

Задание 2. При первом запуске системы удалить пользователей: директор, сотрудник, zadmin.

Любой зарегистрированный пользователь может быть удален, кроме пользователя «Администратор».

Для того, чтобы удалить пользователя, необходимо:

1. Щелкнуть «мышью» по вкладке (Пользователь) в панели навигации.

2. Установить флажок рядом с тем пользователем, которого необходимо удалить (рис. 30).

Рис. 2. Окно списка пользователей

3. Нажать кнопку Удалить. После выполнения этих действий выбранный пользователь будет удален.

Задание 3. Администратор создает новых пользователей, согласно табл.2.

Каждый студент вводит пользователей (сотрудников организации) вставляя в фамилию пользователя вместо знака * в столбце «Имя» свое имя, а в столбце «Отчество» свою фамилию. Например, Для студента «Иванов Александр Евгеньевич» будет «Директор Александр Иванов»

Для того, чтобы создать нового пользователя, необходимо:

1. Щелкнуть «мышью» по вкладке «Пользователь» на панели навигации.

2. Щелкнуть «мышью» на ссылке Управление пользователями.

3. Нажать кнопку Создать пользователя.

4. На экране появится регистрационная форма.

5. В вызванной форме необходимо заполнить поля (системное имя, пароль, адрес электронной почты, фамилия, имя, отчество, компания).

6. После того, как поля будут заполнены, необходимо для всех пользователей установить галочку Не создавать личную папку ( ).

7. Далее нажать кнопку Создать пользователя. После выполнения этого действия система сообщит, что пользователь добавлен в систему.

Задание 4. Администратор создает группу пользователей финансового отдела (название «Финансовая группа N¹»), в состав группы включить сотрудников следующих должностей: бухгалтер, главный финансист, кассир, менеджер по продажам, менеджер финансового отдела, финансист.

Последовательность действий:

1. Создать группу пользователей.

2. Включить в нее соответствующих сотрудников: бухгалтер, главный, финансист, кассир, менеджер по продажам, менеджер финансового отдела, финансист.

Для того, чтобы создать группу пользователей, необходимо:

1. Щелкнуть «мышью» по вкладке (Пользователь) на панели навигации.

2. Перейти на вкладку Группы (рис. 31).

3. После выполнения этих действий на экране появится список зарегистрированных групп и форма создания групп (рис. 32).

4. Для создания новой группы требуется ввести название группы в текстовое поле и нажать кнопку Создать группу.

5. После того, как группа создана с указанным названием, на экране появится форма, позволяющая сформировать состав группы (рис. 33).

6. Для включения пользователя в состав группы требуется выделить его запись в столбце Все пользователи и нажать кнопку >>. После этого запись пользователя появится в столбце Члены группы.

7. Если требуется исключить пользователя из состава группы, выделите его запись в столбце Члены группы и нажмите кнопку <<.

8. После того, как состав группы сформирован, нажмите кнопку Применить.

Рис. 3. Вкладка Группы

Таблица 1.

Компания «N² и Ко»

№	Фамилия	Имя	Отчество3	Системное имя	Пароль	Адрес эл. почты
1.	Бухгалтер	*	*	buh_N4	buh	buh@znak.ru
3.	Главный финансист	*	*	gl_fin_N	gl_fin	gl_fin@znak.ru
2.	Директор	*	*	direktor_N	direktor	direktor@znak.ru
5.	Кассир	*	*	kassir_N	kassir	kassir@znak.ru
12.	Менеджер отдела маркетинга	*	*	men_otd_mark_N	men_otd_mark	men_otd_mark@znak.ru
11.	Менеджер по персоналу	*	*	men_person_N	men_person	men_person@znak.ru
9.	Менеджер по продажам	*	*	men_prod_N	men_prod	men_prod@znak.ru
8.	Менеджер финансового отдела	*	*	men_fin_otd_N	men_fin_otd	men_fin_otd@znak.ru
10.	Руководитель отдела маркетинга	*	*	ruk_otd_mark_N	ruk_otd_mark	ruk_otd_mark@znak.ru
4.	Секретарь	*	*	sekr_N	sekr	sekr@znak.ru
6.	Старший менеджер отдела маркетинга	*	*	st_men_otd_mark_N	st_men_otd_mark	st_men_otd_mark@znak.ru
7.	Финансист	*	*	fin_N	fin	fin@znak.ru

Рис. 4. Окно группы пользователей

Для того, чтобы изменить состав группы пользователей, необходимо:

1. Щелкнуть «мышью» по вкладке Пользователь в панели навигации.

2. Щелкнуть «мышью» на ссылке Группы пользователей.

3. В появившемся на экране списке зарегистрированных групп нужно щелкнуть «мышью» на название группы в колонке Идентификатор, либо два раза на ее описание в колонке Описания. Дальнейшие действия (включение в состав группы, исключение из состава группы) полностью идентичны тем, что выполняются при регистрации группы.

Рис. 5. Окно добавления группы пользователей

Удаление группы вызывает изменение в правах доступа пользователей, входящих в состав этой группы. Папки, к которым пользователи имеют доступ только в составе данной группы, окажутся для них недоступными.

Для того, чтобы удалить группу пользователей, необходимо:

1. Щелкнуть «мышью» по вкладке Пользователь в панели навигации.

2. Щелкнуть «мышью» на ссылке Группы пользователей.

3. Выбрать нужную группу в раскрывающемся списке групп и нажать кнопку Удалить группу. После выполнения этих действий выбранная группа будет удалена.