Ф ЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

Кафедра информационных систем

и прикладной математики

Основы работы в СУБД Access

Методические указания к выполнению лабораторных работ

По дисциплинам «Информатика», «Информационные технологии», «Информационные системы в экономике», «Информатика и компьютерные технологии», «Базы данных»

Мурманск

2012

Составители – Сенецкая Лариса Борисовна, к.э.н., доцент кафедры информационных систем и прикладной математики Мурманского государственного технического университета, Невская Валерия Игоревна, старший преподаватель кафедры информационных систем и прикладной математики Мурманского государственного технического университета, Товстоган Анжела Васильевна, старший преподаватель той же кафедры.

Методические указания рассмотрены и одобрены на заседании кафедры 31 января 2013 года, протокол № 4

Рецензент – О.Б. Кузнецова, к.э.н., доцент кафедры информационных систем и прикладной математики Мурманского государственного технического университета.

Печатается в авторской редакции

Оглавление

Введение 4

Лабораторная работа 1 СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ И СХЕМЫ БАЗЫ ДАННЫХ 5

Лабораторная работа 2 ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦЫ 15

Лабораторная работа 3 СОРТИРОВКА, ПОИСК И ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ 21

Лабораторная работа 4 СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ 25

Лабораторная работа 5 СОЗДАНИЕ SQL-ЗАПРОСОВ 38

Лабораторная работа 6 СОЗДАНИЕ ФОРМ 44

Лабораторная работа 7 СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ 52

Лабораторная работа 8 РАЗРАБОТКА ИНТЕРФЕЙСА ПРИЛОЖЕНИЯ 60

Введение

В наше время объем информации, накапливаемой человечеством, ежегодно увеличивается в два раза. Растет и ритм жизни. Организации и фирмы сталкиваются с необходимостью обработки больших объемов данных в более сжатые сроки, чем когда-либо ранее.

Поэтому актуальность проблемы компьютерной поддержки процесса обработки информации несомненна. Информационные системы и технологии служат средством повышения производительности и эффективности работы людей. Ядром любой информационной системы является база данных (БД).

База данных – совокупность специальным образом организованных, логически связанных данных, предназначенных для обеспечения информационных потребностей организации.

Система управления базами данных (СУБД) – это сложный программный комплекс, предназначенный для выполнения всей совокупности операций, связанных с созданием и эксплуатацией БД информационной системы.

Цель предлагаемого пособия – практическое освоение возможностей реляционных СУБД на примере СУБД Microsoft Access. На лабораторных работах студенты проектируют базу данных по предметной области «Библиотека». Методические указания включают в себя восемь лабораторных работ. В пособии излагаются краткие теоретические сведения по среде разработки БД, предложены задания и даны методические рекомендации по их выполнению и контрольные вопросы. Ответ на ряд вопросов предполагает самостоятельное изучение справочного материала по СУБД Microsoft Office Access 2007 или источников, указанных в списке литературы.

Лабораторная работа 1 создание таблиц и схемы базы данных

Цель работы – приобретение навыков по созданию таблиц базы данных и схемы, связывающей таблицы между собой.

Краткие теоретические сведения

База данных в Access представляет собой единый объект, который включает в себя такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле с расширением *.accdb.

Основным структурным компонентом БД является таблица. Каждому полю (столбцу) таблицы присваивается уникальное имя, которое может содержать до 64-х символов (буквы и цифры), включая пробелы.

Данные в столбце таблицы должны быть одного типа. СУБД Miсrosoft Access поддерживает следующие типы данных (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Типы данных СУБД Miсrosoft Access

Тип данных	Описание	Размер
Текстовый	Символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Максимальное количество символов – 255.	До 255 символов
Поле МЕМО	Длинный текст – до 65 536 символов.	До 65 535 символов
Числовой	Числовые данные, используемые в расчетах.	1,2,4,8 и 16 байтов
Дата/Время	Хранение дат и времени.	8 байтов
Денежный	Хранения денежных сумм с точностью до четырех знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков.	8 байтов
Счетчик	Поле заполняется автоматически уникальными значениями последовательными или случайными, в зависимости от значения свойства Новые значения. В таблице может быть только одно поле с типом данных Счетчик. Номер, присвоенный записи, не может быть изменен или повторно использован после удаления записи.	4 байта
Логический	Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпретируемых как "Да/Нет", "Истина/Ложь", "Вкл./Выкл."	1 бит
Поле объекта OLE	Объект, созданный в других программах, которые используют протокол OLE. Объекты OLE связываются с базой данных или внедряются в нее.	До 1 Гигабайта
Вложение	Хранение любых присоединенных объектов. В поле отображается количество присоединенных объектов и значок скрепки, при нажатии на котором появляется окно Вложения. В окне можно добавить и удалить вложенный объект, открыть его для редактирования, а также сохранить объект в файловой системе. При добавлении файла как вложения в базе данных создается копия этого файла. Изменения, внесенные при редактировании вложенного объекта, никак не отражаются на содержимом исходного файла в файловой системе, а изменения в файле не переносятся автоматически на объект, хранимый в БД.
Гиперссылка	Хранение ссылки на веб-страницу; на файл на FTP-сервере, в локальной сети или на компьютере; на адрес электронной почты и т. п.	До 2048 символов
Подстановка	Список значений, возвращаемых запросом или из таблицы, либо набор значений, указанных при создании поля.

Для каждого поля (столбца) определяются свойства (перечень свойств зависит от выбранного типа данных):

Размер поля задает максимальный размер данных, для хранения которых предназначено данное поле. Для текстовых данных размер поля определяется количеством символов, которые будут вводиться в поле. Предельное значение – 255 символов. Для числовых данных размер поля может быть следующим:

байт – целые числа от 0 до 255, занимает при хранении 1 байт;

целое – целые числа от -32 768 до 32 767, занимает 2 байта;

длинное целое – целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647, занимает 4 байта и др.

Формат поля задает способ отображения содержимого поля.

Подпись задает заголовок столбца, отличный от имени соответствующего поля. Это полезно в ситуациях, когда удобнее иметь заголовок столбца более длинный или более понятный, чем используемое имя поля.

Маска ввода задает формат, позволяющий автоматизировать проверку вводимых символов и облегчить процесс ввода данных. Маска ввода состоит из постоянных символов (таких как скобки, точки или дефисы) и специальных символов, указывающих, в какие позиции, в каком количестве и какого типа данные могут быть введены. Символы, используемые для задания маски ввода приведены в таблице 1.2.

Значение по умолчанию задает значение, присваиваемое автоматически в качестве значения поля.

Условие на значение определяет условие (ограничение), накладываемое на вводимые в поле данные.

Сообщение об ошибке определяет то сообщение, которое будет выводиться, если при вводе данных не соблюдается условие, указанное в свойстве Условие на значение.

Обязательное поле – свойство, указывающее требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение "Да", то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле. Пустые (Null) значения в этом поле не допускаются.

Индексированное поле определяет, является ли данное поле индексированным и если является, то в каком режиме. Если поле индексированное, то средствами СУБД в системе будет создан упорядоченный список содержимого данного поля, что обеспечивает более быстрый доступ к данным. Свойство Индексированное поле может иметь следующие значения: Нет (значение по умолчанию) – индекс не создается; Да (Допускаются совпадения) – в индексе допускаются повторяющиеся значения; Да (Совпадения не допускаются) – повторяющиеся значения в индексе не допускаются.

Таблица 1.2

Символы, часто используемые для задания маски ввода

Символ маски	Назначение
0	Цифра от 0 до 9 ( ввод обязателен; символы плюс [+] и минус [-] не допускаются)
9	Цифра или пробел (ввод не обязателен; символы плюс и минус не допускаются)
#	Цифра или пробел, знаки плюс или минус (ввод не обязателен)
L	Буква (от A до Z или от А до Я, ввод обязателен)
?	Буква (от A до Z или от А до Я, ввод не обязателен)
A	Буква или цифра (ввод обязателен)
a	Буква или цифра (ввод необязателен)
&	Любой символ или пробел (ввод обязателен)
C	Любой символ или пробел (ввод необязателен)
<	Указывает перевод всех следующих символов на нижний регистр
>	Указывает перевод всех следующих символов на верхний регистр

В каждой таблице должен быть первичный ключ (PK) – один или несколько столбцов, значения которых уникально идентифицируют строки. Например, в таблице Читатель, содержащей сведения о читателях библиотеки (номер билета, Ф.И.О., домашний адрес, место учебы и т.д.), первичным ключом служит столбец Номер читательского билета, поскольку, содержит неповторяющиеся значения. Зная номер билета читателя, можно в любой момент времени найти строку, содержащую информацию о его личных данных.

Внешний ключ (FK) – один или несколько столбцов, значения которых составляют одновременно значение первичного ключа другой таблицы. Внешний ключ позволяет создать связь между двумя таблицами. Например, в таблице Журнал, содержащей сведения о выдаче и возврате книг, одним из внешних ключей служит столбец Номер читательского билета.

База данных, как правило, состоит из нескольких таблиц. СУБД Access поддерживает два типа связей между таблицами: «один-к-одному» и «один-ко-многим».

Отношение «один-к-одному» означает, что каждой записи одной таблицы может соответствовать ноль записей или только одна запись другой таблицы.

Отношение «один-ко-многим» означает, что каждой записи одной таблицы может соответствовать ноль, одна или несколько записей другой таблицы, но в тоже время любая запись второй таблицы связана только с одной записью первой таблицы.

Линия связи создается между первичным ключом родительской таблицы и внешним ключом дочерней таблицы. Тип данных и размер этих ключей должны совпадать. Связь типа «один-к-одному» определяется в том случае, если внешний ключ обладает свойством «Индексированное поле. Совпадения не допускаются».

Задание

1. Создать в среде Miсrosoft Access в режиме Конструктора таблицы предметной области «Библиотека»: раздел, тема, книга, читатель, журнал.

2. Создать схему базы данных.

Последовательность выполнения работы

Задание 1. Создание таблиц базы данных. Подготовительный этап

Запустите Microsoft Access.

В диалоговом окне, в группе Создание базы данных, поставьте переключатель в положение Новая база данных и нажмите кнопку ОК.

В правой части окна в области «Новая база данных»( рис.1.1), выбрать пиктограмму «папка»

Рис.1.1 Фрагмент окна «Приступая к работе MS Access»

В появившемся окне Файл новой базы данных укажите папку X:/ и имя файла Библиотека, и нажмите кнопку Создать.

Создание таблицы «Раздел»

На ленте Создание двойным щелчком выберите Конструктор таблиц.

В окне Конструктора таблицы в столбце Имя поля введите названия столбцов для таблицы Раздел: код раздела и ниже название раздела. Рис(1.2)

В столбце Тип данных из раскрывающегося списка для поля код раздела выберите числовой, а для поля название раздела – текстовый. Рис(1.2)

Рис.1.2 Ввод названий полей в таблицу раздел

У кажите в таблице первичный ключ. Для этого переведите курсор в поле код раздела и на панели инструментов ленты Конструктор выберите пиктограмму Ключа( рис.1.3)

Рис1.3 Панель инструментов ленты «Конструктор»

В нижней части окна Конструктора, в области «Свойства поля» в строке «Индексированное поле», появится значение «Да (Совпадения не допускаются)».

Сохраните созданную структуру таблицы, для этого на панели инструментов выберите кнопку с пиктограммой дискеты. В диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы: Раздел.

Закройте созданную таблицу.

Создание таблицы «Тема»

Снова на ленте Создание двойным щелчком выберите Конструктор таблиц, чтобы создать структуру таблицы Тема. С помощью Конструктора создайте таблицу Тема, содержащую следующие поля (табл.1.3):

Таблица 1.3

Структура таблицы Тема

Имя поля	Тип данных
код темы	Числовой
код раздела	Числовой
название темы	Текстовый

Введите названия столбцов для таблицы Тема:, ,. Выберите типы данных: для поля код темы – числовой, для поля код раздела – числовой, для поля название темы – текстовый.

Укажите в таблице первичный ключ. Для этого переведите курсор в поле код темы и на панели инструментов выберите пиктограмму Ключа.

Сохраните созданную таблицу под название Тема и закройте ее.

Создание таблицы «Книга»

С помощью Конструктора создайте таблицу Книга, содержащую следующие поля (табл.1.4).

Таблица 1.4

Структура таблицы Книга

Имя поля	Тип данных
Номер книги	Числовой
Код темы	Числовой
Автор	Текстовый
Название	Текстовый
Издательство	Текстовый
Год издания	Числовой
Количество экземпляров	Числовой
Цена	Денежный

Укажите в таблице первичный ключ – Номер книги.

Сохраните и закройте таблицу Книга.

Создание таблицы «Читатель»

С помощью Конструктора создайте таблицу Читатель, содержащую следующие поля( табл.1.5).

Таблица 1.5

Структура таблицы Читатель

Имя поля	Тип данных
Номер билета	Числовой
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/Время
Адрес	Текстовый
Домашний телефон	Текстовый
Место учебы	Текстовый

Укажите в таблице первичный ключ – Номер билета.

Переведите курсор в поле Имя и в нижней части окна Конструктора, в области «Свойства поля», в строке «Размер» укажите 20.

Переведите курсор в поле Адрес и в области «Свойства поля», в строке «Подпись» введите Домашний адрес.

Переведите курсор в поле Домашний телефон и в области «Свойства поля», в строке «Маска ввода» введите ##-##-##.

Переведите курсор в поле Фамилия и в области «Свойства поля», в строке «Маска ввода» введите >?<??????????????.

Переведите курсор в поле Место учебы и в области «Свойства поля», в строке «Значение по умолчанию» введите МГТУ.

Сохраните и закройте таблицу Читатель.

Создание таблицы «Журнал»

С помощью Конструктора создайте таблицу Журнал, содержащую следующие поля( табл.1.6).

Таблица 1.6

Структура таблицы Журнал

Имя поля	Тип данных
Номер строки	Числовой
Номер билета	Числовой
Номер книги	Числовой
Дата выдачи	Дата/Время
Дата возврата план	Дата/Время
Дата возврата факт	Дата/Время
Залог (да/нет)	Логический

Укажите в таблице первичный ключ – Номер строки.

Переведите курсор в поле Залог и в области «Свойства поля», в строке «Формат» из раскрывающегося списка выберите Включено/Выключено.

Переведите курсор в поле Дата выдачи и в области «Свойства поля», в строке «Условие на значение» введите >=#01.01.00#, а в строке «Сообщение об ошибке» введите Дата введена неверно! Библиотека открылась 1января 2000

Сохраните и закройте таблицу Журнал.

Самостоятельное задание

Создать таблицу Паспорт для хранения паспортных данных читателей и включить ее в схему данных. Определяя тип связи, помните, что у читателя может быть только один паспорт.

Задание 2. Создание схемы базы данных

Выберите команду Работа с базами данных/Схема данных.

В диалоговом окне Добавление таблицы выберите из списка первую таблицу и нажмите кнопку Добавить, затем выберите следующую таблицу и снова нажмите кнопку Добавить. Таким образом последовательно выберите все таблицы и закройте диалоговое окно.

В окне Схема данных установите курсор на заголовке таблицы Тема и переместите ее под таблицу Раздел, аналогичным образом переместите таблицу Книга под таблицу Тема, а таблицу Журнал под таблицу Книга.

Установите курсор на поле Код раздела в таблице Раздел, удерживая нажатой клавишу мыши, переместите и наложите его сверху на поле Код раздела в таблице Тема. Отпустите клавишу мыши.

На экране появится диалоговое окно Изменение связей. Включите опцию Обеспечение целостности данных, при этом для Вас станут доступными две дополнительные опции:

каскадное обновление связанных полей – это автоматическое обновление значений внешнего ключа в дочерней таблице (поля Код раздела в таблице Тема), при изменении значения первичного ключа в родительской таблице (поля Код раздела в таблице Раздел).

каскадное удаление связанных записей – это автоматическое удаление дочерних строк (строк в таблице Тема) при удалении родительской строки (строки в таблице Раздел).

Включите эти дополнительные опции, щелкните по кнопке ОК. В окне Схема данных связь будет показана графически.

Установите курсор на поле Код темы в таблице Тема, удерживая нажатой клавишу мыши, переместите и наложите его сверху на поле Код темы в таблице Книга, чтобы создать связь между таблицами Тема и Книга. В диалоговом окне включите опции обеспечения целостности данных и нажмите кнопку Создать.

Установите курсор на поле Номер книги в таблице Книга, удерживая нажатой клавишу мыши, переместите и наложите его сверху на поле Номер книги в таблице Журнал, чтобы создать связь между таблицами Книга и Журнал. В диалоговом окне включите опции обеспечения целостности данных и нажмите кнопку ОК.

Установите курсор на поле Номер билета в таблице Читатель, удерживая нажатой клавишу мыши, переместите и наложите его сверху на поле Номер билета в таблице Журнал, чтобы создать связь между таблицами Читатель и Журнал. В диалоговом окне включите опции обеспечения целостности данных и нажмите кнопку ОК.

Разместите таблицы так, чтобы были видны все линии связей между ними.

Сохраните созданную схему базы данных и закройте окно Схема данных.

Контрольные вопросы

1. Перечислите типы данных, поддерживаемые СУБД Access.

2. Объясните назначение свойств: Размер, Условие на значение, Сообщение об ошибке.

3. Каким требованиям должны удовлетворять поля, чтобы между ними можно было создать связь?

4. Дайте определение понятиям: «первичный ключ», «внешний ключ».

5. Назовите первичные и внешние ключи каждой из созданных таблиц.

6. Какие типы связей между таблицами поддерживает СУБД Access?

7. Каким требованиям должны отвечать ключевые поля таблиц, чтобы