2. Композиційна будова документа

Сьогодні документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

Композиційна стрункість документа визначається не тільки розміщенням матеріалу і послідовністю викладу його змісту. Вона також залежить від характеру і об’єму відомостей, які містяться в документі.

7.2.1 Співвідношення частин тексту

Службовий документ бажано присвячувати одному питанню. Незалежно від того чи текст документа простий, чи складний, він не повинен бути тематично різнорідним, логічно незв’язаним.

Автор документа зобов’язаний лаконічно викласти суть справи, не розтягувати вступну частину переказом всім відомих положень.

При викладі матеріалу не можна нагромаджувати документ другорядними деталями. Треба виділити головне, навести свої аргументи, підріпити їх важливими фактами і цифрами. Великий потік цифр, прикладів перевантажує зміст тексту документа.

7.2.2 Загальні вимоги до документа

Документ повинен відповідати або, принаймні, не суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам керівних органів.

Документ повинен бути об’єктивним, базуватися на фактах, містити конкретні, реальні вказівки або пропозиції.

Документ має бути складений за встановленою формою.

Документ має бути бездоганно відредагований і акуратно оформлений.

7.3 Етапи роботи над службовим документом

Робота над текстом самого автора або іншого службовця розпочинається з вичитки в цілому. При першому прочитанні не рекомендується вносити виправлення одразу. Можна зробити помітки на сторінках або в самому тексті олівцем. Якщо текст складний, то бажано робити помітки на окремих аркушах паперу, які потім скріплювачем підшивати до редагованого документа.

Перед тим, як розпочати виправлення, слід подумати і з’ясувати в цілому всю послідовність роботи. При цьому треба звернути увагу на те, які можуть знадобитися додаткові відомості, що слід підібрати з інформативних даних, які види виправлень можуть бути використані.

Перший етап – уважне ознайомлення з текстом. При цьому перевіряється весь фактичний матеріал і звертається увагу на те, чи його досить або забагато. В процесі роботи на цьому етапі ретельно перевіряються всі джерела, цитати, бібліографічні дані. Свої зауваження, якщо вони виникли під час роботи над текстом, редактор повинен погодити з автором документа.

Другий етап передбачає безпосереднє виправлення документа. При цьому особа, яка займається редагуванням, сама вирішує, який план робіт на цьому етапі буде найкращим. У процесі одночасно вирішується і питання мовного стилю. Для полегшення роботи використовуються вже готові замітки, зроблені під час першого прочитання тексту.

Необхідною умовою професіональної роботи на цьому етапі є використання коректурних знаків.

Третій етап – готовий матеріал друкується, а один з варіантів тексту подається автору.

7.3.1 Редагування документа в електронному варіанті

Серед можливостей, які надаються в Word ’97, слід виділити наступні: досить зручна система довідникової допомоги, запровадження і пов’язування графічних об’єктів, редагування малюнків засобами самого Word ’97, форматування абзаців і символів, автоматизоване форматування документів на основі стилів, зручність побудови і редагування таблиць, гнучкі засоби структурної перебудови документа, засоби контролю орфографії і граматичної правильності тексту, наявність конвертерів для зв’язку з іншими прикладними програмами.

Використовуючи засоби таких прикладних програм Windows, як Paint, Microsoft Equation, Microsoft WordArt, Microsoft Graph, у програмі Word ’97 можна створювати малюнки, формули, текстові ефекти, а також діаграми різноманітних типів на основі табличних даних.

Порівняно з попередниками, Word ’97 має наступні особливості:

• покращання діалогу пошуку, відкриття і управління файлами згідно з форматом інтерфейсу Windows;

• подальше вдосконалення системи довідникової системи на основі технології IntelliSense;

• можливість автоматичної перевірки орфографії з виділенням помилок;

• можливість використання ресурсів роботи як в локальній мережі, так і в мережі WWW;

• підвищення зручності автоматичного форматування документа при введенні тексту: виділення заголовків, створення нумерованих і маркірованих списків, а також обмежувальних ліній.

Редагування – це зміна змісту документа шляхом перестановки, заміни, вставки і знищення фрагментів документа. Елемент документа, до якого застосовуються ці дії, попередньо має бути виділеним. Операції вирізання, копіювання і вставки тексту можуть бути виконані за допомогою команд меню або за допомогою існуючих кнопок панелі інструментів „Стандартная” (Standart). В Word ’97 існує зручний спосіб переміщення фрагментів тексту за допомогою мишки – "drag-and-drop” (перемістити і покласти).

Форматування документа – це зміна його зовнішнього вигляду. Параметри форматування можна встановлювати до і після набору тексту.В Word ’97 розрізняють форматування символів і форматування абзаців. Поняття символ містить в собі не тільки окремий символ, але і слово, фразу, а також фрагмент тексту, який не є абзацом.

Після набору і редагування тексту документа виконується орфографічний, граматичний і синтаксичний контроль правильності тексту. Якщо файл документа планується використовувати в іншому текстовому процесорі, то при його збереженні на диску, треба подумати про його конвертування в формат, який підходить для забезпечення можливості подальшої обробки даного документа. Перед друкуванням документа може виконуватись налагоджування пристроїв друку.

Документ, створений в текстовому процесорі, може включати в себе зовсім різні об’єкти, наприклад, таблиці, малюнки, діаграми. Створення і редагування таких об’єктів може здійснюватись без виходу з Word ’97 за місцем розташування об’єкта в документі. При цьому можуть використовуватись не тільки власні засоби Word ’97, але і засоби інших прикладних програм Windows.