4). Общие сведения о субд ms Access.

MS Access – это СУБД, обеспечивающая хранение информации, ввод новых записей, редактирование уже существующих, выборку данных и представление их в нужном виде. MS Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и MS Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД MS Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в MS Access, например, можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение MS Access и наоборот.

MS Access – реляционная база данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу MS Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или не сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные MS Access очень просто комбинировать с данными MS Excel.

Запуск MS Access осуществляется:

• ч ерез ярлык MS Access на рабочем столе;

• Пуск – Программы – { Средства Microsoft Office } – MS Access.

Настройка инструментария системы осуществляется с помощью команд Вид – Панели инструментов – Настройка.

Настройка вида экрана, клавиатуры, рабочего каталога, порядка сортировки БД и др. производится командой Сервис – Параметры. Настроить систему рекомендуется в начале работы.

При возникновении трудностей можно обратиться к справочной системе MS Access. Для получения полной справки следует выбрать пункт меню ? (знак вопроса). Контекстно-зависимая справка вызывается клавишей F1.

Завершение работы осуществляется с помощью пункта меню Файл – Выход.

В состав системы MS Access разработчики включили несколько готовых БД. Они находятся в папке Programs Files\MS Office\ Office\ Samples. Некоторые из них, например Борей.mdb (Northwind.mdb), будем использовать для знакомства с некоторыми приемами работы.

Объекты базы данных.

При открытии системы появляется диалоговое окно, в котором предлагается выбор: создать новую базу данных или открыть существующую.

Создать БД можно следующими способами:

• пустую неструктурированную БД;

• пустую структурированную БД на основе шаблона.

Сделать это можно с помощью кнопки и команд:

• Создание – Новая база данных;

• Создание из имеющегося файла – Выбор файла;

• Создание с помощью шаблона – выбор подходящего шаблона.

БД включает в себя различные объекты (таблицы, формы, запросы, отчеты), предназначенные для ввода, управления и хранения информации. Все объекты одной БД хранятся в одном и том же файле, имеющем стандартное расширение .mdb.

Основой БД является таблица, столбец которой называется полем, а строка – записью. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о клиенте фирмы может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, адрес, телефон и т.д.

Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи БД.

Запросы предназначены для поиска и получения информации из БД по различным критериям.

Макрос – последовательность макрокоманд для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Модуль – объект, содержащий программы на языке Visual Basic.

Д ля печати и вывода, а также группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.

Таблицы - основа базы данных

Создать таблицу можно несколькими способами:

• в Конструкторе;

• с помощью Мастера таблиц;

• в Режиме таблицы;

• с помощью импортирования;

• с помощью связывания с другими БД.