Тема: Электронный документооборот

1

Какие шрифты используются в ОАО «ММК» при подготовке электронных документов?

Times New Roman

Эталон

2

Courier

Эталон

Arial

Эталон

Tahoma

2

Какой электронный документ является юридически значимым?

Зарегистрированный в системе электронного документооборота

3

Электронный документ не может быть юридически значимым

Прошедший согласование с должностными лицами

Заверенный электронной цифровой подписью

Эталон

3

Какой модуль в СЭД предназначен для работы со входящими и исходящими документами ОАО «ММК»?

Канцелярия

Эталон

3

Документы

Шаблоны

Поручения

4

В каких случаях электронный документ, подписанный ЭЦП (электронно-цифровая подпись), по своему статусу приравнивается к незаверенной копии документа?

При хранении документа в течение длительного времени в СЭД

3

При визуализации документа на экране монитора

При хранении документа в течение временного срока

При извлечении документа из системы и распечатке его на принтере

Эталон

5

Какая автоматизированная информационная система, интегрированная с СЭД, предназначена для регистрации и хранения в электронном виде нормативных документов, используемых в ОАО «ММК»?

Модуль «Документы»

3

АИС «НорД»

Эталон

Справочно-правовая система

Модуль «Поручения»

6

Каким образом документ на бумажном носителе может быть включен в СЭД?

Внесение сведений о документе в электронную карточку

2

Сканирование и создание электронного образа документа

Эталон

Создание документа посредством текстового редактора MS Office

Документ на бумажном носителе нельзя включить в СЭД

7

Функции, которые выполняет СЭД…

Хранение документов в электронном виде и их классификация

Эталон

2

Автоматическое формирование номенклатуры дел

Передача документов на хранение в архив

Создание и согласование документов

8

Уровень доступа к документам, размещаемым в СЭД, определяет…

Руководитель структурного подразделения

2

Разработчик документа

Эталон

Служба безопасности

Административный отдел

9

Подлинность документов, размещенных в СЭД, подтверждается наличием…

подлинников на бумажном носителе

Эталон

2

подписи руководителя

грифа утверждения

электронно-цифровой подписи

10

Идентификатор электронной копии документа проставляется.

В правом нижнем углу каждой страницы документа

2

В левом нижнем углу каждой страницы документа

Эталон

После текса

После подписи

11

Сколько листов документа допускается сканировать при заполнении карточки исходящего документа?

Не более 3 листов

2

Не более 5 листов

Не более 10 листов

Эталон

Не более 15 листов

12

Последовательность, в которой производится обработка входящих документов в СЭД.

Распечатывает документы, поступившие в электронном виде

3

2

Регистрирует и заверяет документы, поступившие в электронном виде

2

Передает распечатанные документы руководителю

4

Переносит резолюцию руководителя в электронную карточку документа

5

В течение дня просматривает электронные карточки документов

1

13

При передаче входящего документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер…

Присваивается только по согласованию со службой безопасности

2

Не присваивается

Эталон

Присваивается на усмотрение руководителя структурного подразделения

Присваивается в обязательном порядке

14

При работе с факсами, поступившими в структурное подразделение посредством факс-сервера, ответственный за делопроизводство вводит в электронную карточку.

Адресат

3

Краткое содержание

Исходящий номер

Дата подписания документа

Все перечисленное

Эталон

15

Какие виды документов регистрируются и хранятся в модуле «Документы»?

Факсы

2

Исходящие документы

Внутренние документы

Эталон

Входящие документы

16

В модуле «СПС» ОАО «ММК» не хранятся следующие виды документов.

Приказы по основной деятельности ОАО «ММК»

3

Распоряжения по основной деятельности ОАО «ММК»

Информационные письма о несчастных случаях

Протоколы совещаний у высшего руководства

Эталон

17

Тиражирование и рассылка документов, размещенных в модуле «Справочно-правовая система ОАО «ММК», на бумажном носителе.

Не допускается, документы рассылаются только в электронном виде

3

Допускается только для руководителей структурных подразделений-получателей

Эталон

Допускается с разрешения директора по корпоративным вопросам и социальным программам

Допускается с разрешения начальника АО

18

Подлинник информационного письма, размещенного в модуле «Справочно-правовая система ОАО «ММК», хранится.

В подразделении-разработчике в деле «Исходящие документы»

2

В подразделении-разработчике в специальной папке

В ГДОУ административного отдела в специальной папке

Эталон

В приемной директора по персоналу и социальным программам в специальной папке

19

При поступлении в модуль «Канцелярия» структурного подразделения нормативных документов, разосланных из АИС «НорД», ответственный за делопроизводство…

Проставляет отметку о принятии НД в перечень НД структурного подразделения или об отклонении НД

3

Распечатывает карточку НД, передает на рассмотрение руководителю, переносит резолюцию руководителя в карточку НД

Эталон

Проводит ознакомление с НД работников структурного подразделения

Распечатывает нормативный документ из АИС «НорД» и передает руководителю на рассмотрение

20

В каких случаях бумажный документ требует обязательного заверения?

Если документ поступил в модуль «Канцелярия» с отметкой о направлении только в электронном виде и был распечатан

Эталон

3

Если с оригинала была снята копия

Если документ поступил в модуль «Канцелярия» с отметкой о направлении только в электронном виде и не был распечатан

Если с оригинала была снята копия для предоставления в суде

Эталон

21

При заверении копий документов на бумажном носителе ответственный за делопроизводство ставит …

Подпись и дату

2

Штамп «Копия верна» или делает запись от руки «Верно» в правом нижнем углу и ставит подпись, дату

Штамп «Копия верна» или делает запись от руки «Верно» в левом нижнем углу и ставит подпись, дату

Штамп «Копия верна», вписывает в него свою фамилию, ставит подпись, текущую дату и регистрационный номер документа

Эталон

22

Подготовка электронных документов к передаче в архив включает в себя?

Проставление отметки о помещении документа в дело (после фактического исполнения документа)

Эталон

3

Снятие с контроля исполненных поручений по документу

Эталон

Формирование перечня документов, которые необходимо передать в архив

Определение даты передачи документов в архив

23

Какие действия можно выполнять с документами СЭД, размещенными в архив?

Регистрировать незарегистрированные документы

2

Пересылать входящие документы в другие структурные подразделения только по решению руководителя

Пересылать входящие документы в другие структурные подразделения

Использовать в информационно-справочной работе

Эталон

24

Функции, не выполняемые модулем «Учет командировок» в Lotus Notes…

Хранение информации о командируемых работниках и сроках командирования

3

Формирование распоряжений о командировании, служебного задания и командировочных удостоверений

Формирование служебного задания и командировочных удостоверений

Передача данных о командировании работников в КИС «Табельный учет»

Эталон

25

Полная плановая смена паролей пользователей, осуществляющих просмотр (чтение), печать неконфиденциальной информации, должна проводиться.

Ежегодно

2

Каждое полугодие

Эталон

Ежемесячно

Ежеквартально

26

Специалист, поддерживающий общее функционирование программного комплекса СЭД

Ответственный в структурном подразделении

3

Пользователь программного комплекса СЭД

Администратор

Эталон

Работник структурного подразделения, прошедший обучение

27

Электронная форма, в которую заносятся основные реквизиты документа – это …

Электронный бланк

2

Электронная карточка

Эталон

Электронный шаблон

Электронный документ

28

Укажите необязательный реквизит регистрационной карточки документа в СЭД.

Краткое содержание документа

3

Исходящий номер и дата регистрации (при наличии соответствующего реквизита)

Количество приложений

Эталон

Адресат (при наличии соответствующего реквизита)

29

По средствам чего осуществляется рассылка ОРД в структурные подразделения, подключенные к СЭД?

База данных «Шаблоны»

3

Справочно - правовая система

База данных «Канцелярия»

Эталон

Электронная почта СЭД

30

Какой срок хранения установлен И АО 3-01 для архивных копий в СЭД?

10 лет

3

5 лет

20 лет

Эталон

постоянный