54. Выбор и проектирование информационных систем.

Количество информации и возникающие при убавлении проблемы заметно увеличиваются с ростом размеров организации. Однако даже относительно маленькая организация должна перерабатывать гораздо больший объем информации, чем это обычно, кажется.

Все вышесказанное подтверждает актуальность создания в наше время информационных систем (информационно-управляющих систем или ИУС). Основной их целью является умение совладать с мощным потоком информации так, чтобы руководство компании (администрация) могло принимать эффектив. решения и успешно вести дела орг-ции.

Информационная система предприятия является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

ИУС определяется как формальная система для выдачи руководству информации необходимой для принятия решений.

ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне её. Самой важной ее задачей является выдача нужной информация нужным людям в нужное время.

ИУС, являясь всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей руководства в информации, неизменно предполагает применение компьютеров.

Цель ИУС состоят не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности менеджеров различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Кроме того, должна приниматься во внимание и внешняя среда, в которой работает организация. Причем подвижность и неопределенность внешней среды определяют, такие способы выработки информации являются наиболее подходящими.

Хендерсон и МакДэниэл описывают четыре основных способа выработки информации:

1. Самонаблюдение-это собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания

2. Взаимодействие - это встречи с одним или несколькими людьми, в течение которых происходит взаимный обмен информацией.

3. Сообщения - это письма, файлы данных и специально организованные исследования

4. Анализ - это выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.

Этапы проектирования ИУС (по Расселу Аккофу)

1. Анализ системы принятия решений.

2. Анализ информационных требований.

3. Агрегированные решений. Если бы для принятия каждого решения требовалась специальная информацион. система, ИУС была бы безнадежно сложной. Как считает Акофф: «Решения, для принятия которых требуется одна и та же или значительно перекрывающаяся информация, должны быть сгруппированы в одну задачу управления. Это уменьшит кол-во информации, необходимой менеджеру для его работы, и вероятно, облегчит ее понимание». Иными словами. ИУС д.б. скоординирована и интегрирована с орг. структурой.

4. Проектирование процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, хранения, передачи и модификации информации.

5. Проектиров-е и контроль за системой контроля.

Сложные компьютеризованные ИУС обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Чтобы проектируемая ИУС была эффективной на практике, этим специалистам чрезвычайно важно привлечь к процессу проектирования тех менеджеров, которые впоследствии будут ею пользоваться. Эти пользователи лучше других зияют, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.