5. Создание раздаточного материала для слушателей презентации

На некоторых мероприятиях помимо собственно показа презентации на экране принято раздавать слушателем раздаточной материал. В PowerPoint предусмотрено два типа раздаточных материалов – выдачи (лист, содержащий 1,2,3,4,6 или 9 уменьшенных копий слайдов или структуру презентации на странице) и заметки (лист, содержащий уменьшенную копию слайда и содержимое панели заметок). В случае выдачи с 3 слайдами на листе справа от них предусматриваются пустые строки, чтобы слушатель мог написать на них вопросы или замечания докладчику.

Выдачи и заметки формируются автоматически по мере создания слайдов презентации. В окне, вызываемом через меню Файл – Печать, можно указать, что именно распечатывать: сами слайды, выдачи, заметки или листы со структурой.

Часто раздаточный материал по соображениям экономии печатается на черно-белых принтерах. Чтобы точно определить, как будет выглядеть слайд после распечатки его выдачи или заметки, следует на этапе подготовки слайда переключить режим отображения с цветного на оттенки серого (для принтеров с высоким разрешением) или черно-белое изображение. Для этого служит меню Вид – Цвет или оттенки серого – нужный способ либо кнопка на стандартной панели инструментов. На экране появится панель инструментов «Просмотр в оттенках серого», кнопка «Значение» которой позволит выбрать один из способов конвертации цветов шаблона оформления в черно-белый вариант. Выбранный способ и будет использован затем при печати.

6. Использование образцов при разработке слайдов. Колонтитулы

Как и в Microsoft Word, в PowerPoint предусмотрены колонтитулы. Однако, в отличие от Word, в PowerPoint назначение и возможное содержимое разных колонтитулов жестко ограничено.

Настройка содержимого колонтитулов осуществляется через диалоговое окно, вызываемое через меню Вид – Колонтитулы. Первая вкладка окна посвящена колонтитулам слайдов, вторая – колонтитулом выдач и заметок. Флажки позволяют включить или выключить печать соответствующих колонтитулов, а их содержимое вводится в соответствующие поля.

Применение образцов в PowerPoint позволяет быстро изменять форматирование всех слайдов в презентации. Образцы (образец слайдов и образец заголовков) являются частью шаблона оформления презентации.

Для входа в режим редактирования образцов слайдов следует воспользоваться меню Вид – Образец – Образец слайдов. Эскизы слайдов на экране будут заменены эскизами образцов. Отображаются только те образцы, на базе которых уже созданы слайды.

Далее следует выделять текст, рамки или иные элементы на образце и изменять их форматирование. Данное форматирование автоматически применится ко всем слайдам, в основе которых лежит этот образец. Также в образец можно вставить рисунок (например, логотип компании). Этот рисунок появится на всех слайдах презентации. Также при редактировании образцов можно изменять размер некоторых областей или удалять их.

Когда PowerPoint находится в режиме редактирования образцов, на экране отображается панель инструментов «Образец». Кнопки в ней позволяют создавать для дальнейшего редактирования новые образцы, переименовывать и удалять образцы. Если создать друг за другом образец слайда и образец заголовка, их эскизы будут соединены жирной линией. Такие образцы образуют пару, они применяются вместе (в зависимости от того, титульный ли это слайд или простой), также они всегда имеют одно имя.

Чтобы воспользоваться созданными и отредактированными образцами, следует открыть область задач «Дизайнер слайда – Шаблоны оформления». Все образцы будут перечислены в отдельном списке этой области задач.

Если из презентации удалить все слайды, отформатированные в соответствии с созданным пользователем образцом, PowerPoint посчитает, что он не нужен и удалит его. Если образец понадобится в дальнейшем, его необходимо сохранить (меню Правка – Сохранить образец или кнопка панели инструментов «Образец»).

Помимо образцов слайдов, в PowerPoint можно редактировать образцы выдач и заметок (меню Вид – Образец – Образец выдач и Образец заметок соответственно). Для выдач можно задать один из вариантов размещения нескольких слайдов на листе, настроить фон листа и задать форматирование для колонтитулов. Для образца заметок можно также изменять размеры слайда и области заметок на листе, их пропорции, а также задавать форматирование для текста в области заметок.