Лабораторная работа 10. Функции работы с базами данных в Microsoft Excel. Построение сводных таблиц в Microsoft Excel

1. Работа со списками в Excel Понятие о списках в Excel

Несмотря на то, что для управления базами данных применяется специальный класс программ (СУБД), простейшие базы данных можно создавать и в Microsoft Excel. Это тем более удобно, если учесть, что в основе практически любой базы данных лежат специальные таблицы.

Согласно исторически сложившейся терминологии, основными понятиями при работе с базами данных являются Поля (аналог столбцов таблицы) и Записи (аналог строк таблицы). Поля базы данных являются частью ее структуры; предполагается, что все поля созданы и определены на этапе подготовки базы данных к работе. Записи являются основным вместилищем данных. Добавление новых записей, их правка и удаление ненужных осуществляется на этапе работы с базой данных. Изменение записей не влияет на структуру базы данных.

Аналогом базы данных в Excel является список. Список представляет собой таблицу, желательно, размещенную на одной странице книги Excel. Первая строка списка должна обязательно состоять из названий столбцов, их желательно выделить форматированием (например, сделав шрифт полужирным). В дальнейшем Excel автоматически интерпретирует данные названия как имена полей.

Заполнение списка с помощью форм

После создания строки с заголовками (именами полей) можно приступить к заполнению списка. Можно делать это вручную, а можно воспользоваться специальным инструментом – формой, позволяющей заполнять базу данных через диалоговое окно. Особенность формы в том, что Excel автоматически распознает структуру базы данных на основании введенных формул и предлагает для редактирования только те поля, которые содержат первичные данные. При заполнении списка через форму изменить или повредить формулы нельзя.

Для создания списка с помощью формы нужно:

1. В вести в первую строку имена полей. Отформатировать ее так, чтобы она отличалась от остальных строк.

2. Ввести формулы для первой записи списка, если они нужны.

3. Сделать текущей любую ячейку в строке имен полей и воспользоваться меню Данные – Форма. На экране появится диалоговое окно с полями, соответствующими созданным полям списка.

4. Заполнить поля данными. Для перехода по полям записи используется клавиши Tab или Shift+Tab. Для добавления и перехода по записям используются кнопки «Добавить», «Назад», «Далее» в диалоговом окне «Форма».

Записи списка можно упорядочивать по одному или нескольким полям. Для этого нужно указать любую ячейку списка, выполнить команду Данные – Сортировка и заполнить поля в диалоговом окне.

Фильтрация списка

В случае, если записей в базе данных слишком много, может быть полезным оставить на экране только те из них, которые удовлетворяют необходимому условию (например, значение поля «Результат» меньше или равно нулю). Можно вручную изучить таблицу и скрыть ненужные строки, но проще воспользоваться фильтрацией.

В Excel имеется четыре основных способа отображения записей списка, удовлетворяющих заданным условиям: автофильтр, пользовательский автофильтр, расширенный фильтр и критерии при работе с диалоговым окном формы.

Если воспользоваться меню Данные – Фильтр – Автофильтр в строке имен полей появляются кнопки раскрывающихся списков, содержащих команды «Все», «Первые10…» и «Условие…», а также перечень всех имеющихся значений поля. Для отображения наибольших или наименьших значений в списке используется команда «Первые10…», нужные параметры задаются в ее диалоговом окне.

Используя команду «Условие…», можно открыть окно «Пользовательский автофильтр», в котором допускается задание двух условий по выбранному полю. Условия должны выполняться одновременно (связь по «И»), либо достаточно выполнения одного из заданных условий (связь по «ИЛИ») для отображения записей.

Применение автофильтра обозначается синим цветом кнопки автофильтра в соответствующем поле. Пункт «Все» в автофильтре или команда Данные – Фильтр – Отобразить все снимают все заданные условия фильтрации и отображают все записи списка.

Расширенный фильтр используется для задания сложных условий фильтрации. Чтобы его применить, нужно сначала создать на листе диапазон критериев. Первая строка этого диапазона должна содержать имена полей, по которым будут задаваться условия, в следующих строках вводятся условия. Между критериями в одной строке идет связь, как по «И», между строками критериев — как по «ИЛИ».

После создания диапазона условий выделяется ячейка списка и выполняется команда Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. В открывшемся диалоговом окне «Исходный диапазон» должен указывать на список. В строке «Диапазон условий» нужно указать ссылку на созданный диапазон критериев. С помощью переключателя список можно фильтровать на месте или скопировать результат в другое место, указав при этом диапазон из одной строки и стольких столбцов, сколько п олей в списке. Начиная с этой строки, будет выведен отфильтрованный список.

В пользовательском или расширенном фильтре для задания условий можно также использовать символы шаблонов ( * — заменяет любое количество символов; ? — заменяет один символ, комбинации ~* и ~? служат для замены звездочки и вопросительного знака соответственно) и формулы. Используемая в условии формула должна ссылаться на ячейку первой записи списка в поле, для которого задается условие. Если формула включает ссылки на несколько столбцов, ячейку первой строки, в которой должно быть имя поля, нужно оставить пустой.

Также с помощью кнопки «Критерии» в диалоге «Форма» можно задавать условия и затем просматривать записи, удовлетворяющие этим условиям (кнопками «Назад» и «Далее»).

Для проведения вычислений над данными списка, которые удовлетворяют заданным условиям, предназначены функции работы с базой данных. Функция БИЗВЛЕЧЬ извлекает отдельное значение из столбца списка, удовлетворяющее заданным условиям, остальные функции данной категории имеют аналоги в других категориях: БДСУММ  СУММ, ДСРЗНАЧ  СРЗНАЧ, ДМИН  МИН, ДМАКС  МАКС, БДСЧЁТ  СЧЁТ, БДСЧЁТА  СЧЁТЗ, БДПРОИЗВЕД  ПРОИЗВЕД и др. В отличие от аналогов функции для работы с базами данных имеют три аргумента:

1) База данных — весь диапазон списка, включая строку с названиями полей.

2) Поле — заголовок в кавычках, порядковый номер поля или адрес ячейки с именем поля, по которому следует вычислить итог.

3) Критерий — адрес диапазона критериев. Правила создания диапазона условий такие же, как для расширенного фильтра.