7.2. Административное управление культурно-досуговыми учреждениями

Административное управление – это деятельность аппарата управления, направленная на максимальное использование возможностей данного учреждения (эффективное распоряжение материальными, трудовыми, информационными, финансовыми ресурсами).

В состав административного аппарата входят следующие звенья.

1. Руководитель учреждения культуры (директор, заведующий).

2. Заместители директора: Заместитель директора по административно-хозяйственной части; Заместитель директора по организационно-творческой работе; Коммерческий директор; Главный бухгалтер.

3. Руководители структурных подразделений: заведующие отделами, секторами.

4. Технические исполнители (секретари-делопроизводители).

Все эти специалисты могут объединяться в административный совет для более эффективного решения отдельных управленческих вопросов.

Полномочия администрации, в том числе и директора, определены в Уставе учреждения, в разделе «Управление учреждением» и в должностных обязанностях каждого из специалистов.

Каждому из звеньев административного аппарата свойственны следующие функции.

Первая функция ­– планирование и прогнозирование деятельности. Она предполагает решение следующих задач:

• анализ и оценка состояний внешней среды (исследование рынка услуг, интересов аудитории – проведение маркетинговых исследований), возможностей учреждения;

• постановку конкретных целей и задач деятельности учреждения;

• определение приоритетных видов и направлений деятельности;

• составление планов работы (текущих, перспективных, рекламных).

Вторая функция – организация деятельности учреждения. Она предполагает решение следующих задач:

• разработка организационной структуры с учетом современных требований и задач учреждения;

• определение полномочий структуры подразделений путем разработки положений;

• разработка штатного расписания учреждения;

• наделение каждого сотрудника определенными полномочиями, обязанностями и правами – разработка должностных инструкций;

• обеспечение ресурсами: организация хозяйственной деятельности, создание условий для творческой деятельности, распоряжение финансовыми средствами, организация внебюджетной деятельности.

Третья функция – руководство (управление персоналом). Проведение «кадровой политики» предполагает решение следующих задач.

1. Подбор кадров и их расстановка. Пути: прием со стороны, выдвижение из числа членов коллектива, объявление конкурса, прием по рекомендации.

2. Обеспечение трудовой дисциплины.

Основным документом, определяющим взаимоотношения между администрацией и сотрудниками, являются «Правила внутреннего распорядка». Они могут содержать следующие разделы:

• общие положения;

• порядок приема и увольнения работников;

• обязанности администрации (создание условий для эффективного труда);

• основные обязанности работника учреждения (одно из них – соблюдение трудовой дисциплины: вовремя приходить на работу, соблюдать установленную продолжительность рабочего дня, эффективно использовать рабочее время);

• рабочее время и его использование;

• поощрения за успехи в работе, которые имеют следующие виды: объявление благодарности, награждение почетными грамотами, денежное вознаграждение, присвоение званий и наград;

• ответственность за нарушение трудовой дисциплины. Возможно использование следующих видов дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, строгий выговор, увольнение, лишение денежного вознаграждения.

«Правила внутреннего распорядка» должны быть рассмотрены и утверждены на общем собрании коллектива и обязательны для исполнения всеми сотрудниками, включая администрацию.

3. Повышение квалификации кадров, осуществляется через курсы повышения квалификации, внедрение и распространение передовых информационных технологий («Интернет»), организацию системы внутреннего образования и самообразования через использование методических и психологических служб.

4. Создание здорового морально-психологического климата, создание атмосферы доброжелательности, открытости, доверия. Это нельзя осуществить без стремления администрации сплотить коллектив: активизировать его (для этого нужна общая идея, которая побуждала бы человека к труду, объединяла усилия многих), поддержать развитие системы самоуправления в коллективе.

Созданию благоприятного микроклимата способствует организация коллективного отдыха, решение социальных, жилищных проблем членов коллектива, профилактика и разрешение конфликтных ситуаций в коллективе (личных и деловых), решение проблемы личной совместимости членов коллектива.

Четвертая функция – «Координация деятельности». Это одна из важнейших функций административного управления, которая имеет следующие направления:

• установление взаимосвязи и взаимодействия между структурными подразделениями и членами трудового коллектива, что необходимо для согласования различных вопросов, объединения усилий, формой координации могут выступать планерки и совещания;

• установление взаимосвязи и взаимодействия со сторонними организациями и вышестоящими управленческими органами (заключение соглашений, договоров о совместной деятельности, культурном обслуживании, аренде). Эту задачу успешно может решать коммерческий, информационный сектор.

Пятая функция – контроль над деятельностью.

Цель: выявление и устранение недостатков деятельности учреждений, обеспечение выполнения правил внутреннего распорядка, недопустимости срыва договоров, выполнение заданий.

Формы: учет рабочего времени, заслушивание отчетов подчиненных, корректирование заданий, статистика и информация.

Контроль должен охватывать все виды производственной деятельности: творческую, финансовую, хозяйственную.