9. Регулирование и контроль в организации. Процесс принятия управленческих решений.

Регулирование - функция менеджмента по изучению изменений факторов внешней среды, оказывающих влияние на эффективность функционирования системы менеджмента организации, и принятию мер по доведению параметров системы менеджмента до требований внешней среды.

Факторами внешней среды, влияющими на эффективность функционирования системы менеджмента организации, являются следующие:

1. Темпы НТП в области деятельности организации

2. Новые потребности потребителей и их претензии по выпускаемым товарам

3. Политика поставщиков

4. Рыночная стратегия конкурентов

5. Государственная политика в области внешнеэкономической деятельности

6. Ценовая политика

7. Другие факторы инфраструктуры рынка, макросреды страны, микросреды организации и инфраструктуры региона

Организация оценивает действие факторов внешней среды по трем направлениям:

• изменения, которые воздействуют на разные аспекты текущей деятельности фирмы

• факторы, представляющие угрозу для текущей деятельности фирмы, обращая особое внимание на рыночную стратегию конкурентов

• факторы, представляющие дополнительные возможности для достижения текущих и стратегических целей фирмы

Организация регулирует свою деятельность, опираясь на анализ внешней среды и ее изменений.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей

Причины необходимости контроля:

1. Чтобы избежать неопределенности.

2. Чтобы избежать возникновения кризисных ситуаций.

3. Для поддержания успеха.

Контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга должен осуществлять контроль как часть своих должностных обязанностей, даже если ему этого никто специально не поручал. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления, главная задача которого заключается в том, чтобы фактические результаты были как можно ближе к требуемым.

Существуют следующие виды контроля :

1. Предварительный контроль.Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами реализации предварительного контроля являются реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом текущего контроля являются подчиненные сотрудники. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных в результате проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.

3. Заключительный контроль осуществляется в конце всех работ и имеет две важные функции :

• заключительный контроль дает руководству информацию , необходимую в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требуемые результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы.

• контроль способствует мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то фактически достигнутую результативность необходимо измерять точно и объективно

Процесс контроля.

1. Выработка стандартов и критериев контроля. Первый этап демонстрирует, насколько близко слиты функции планирования и контроля. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению.Все стандарты , используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегии организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности : наличие временных рамок, в которых должна быть выполнена работа и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

2. Сопоставление результатов с установленными стандартами.На этом этапе процесса контроля устанавливается, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям организации. При этом принимаются решение : насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля заключается в определении масштаба отклонений, измерений результатов, передачи информации и ее оценке.

3. Выбор подходящей линии поведения.В ходе сопоставления результатов с установленными стандартами руководитель получает оценку ситуации и пред ним стоит выбор линии поведения : ничего не предпринимать, устранить отклонения, пересмотреть стандарт.

Для того, чтобы избежать негативных последствий контроля необходимо придерживаться некоторых рекомендаций :

1. Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками

2. Устанавливайте двустороннее общение.

3. Избегайте чрезмерного контроля.

4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты.

5. Вознаграждайте за достижение стандарта

Принятие решений.

Одним из признаков менеджера - это наличие у него подчиненных. Существует еще один важный признак менеджера, менеджер - человек, принимающий решения в организации и реализующий их через подчиненных.

Решение – результат выбора из множества вариантов, альтернатив и представляет собой руководство к действию на основе разработанного проекта или плана работы.

Правильность и эффективность принятого решения во многом определяется качеством экономической, организационной, социальной и других видов информации. Условно все виды информации, которые используются при принятии решения, можно подразделить:

• на входящую и исходящую;

• обрабатываемую и необрабатываемую;

• текстовую и графическую;

• постоянную и переменную;

• нормативную, аналитическую, статистическую;

• первичную и вторичную;

• директивную, распределительную, отчетную.

Принятие решения представляет собой сознательный выбор среди имеющихся вариантов или альтернатив направления действий, сокращающих разрыв между настоящим и будущим желаемым состоянием организации.

Способность и умение принимать решения развиваются с опытом, приобретенным руководителем на протяжении всей жизни. Совокупность знания и умения состав­ляют компетентность любого руководителя и в зависимости от уровня последнего говорят об эффективно или неэффективно работающем менеджере.

Процесс принятия управленческих решений

Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:

• выработку и постановку цели;

• изучение проблемы на основе получаемой информации;

• выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;

• обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы(задачи);

• выбор и формулирование оптимального решения;

• принятие решения;

• конкретизацию решения для его исполнителей.

Принятие решения было рассмотрено выше как рациональный процесс, т. е. как серия стадий и этапов, через которые должен пройти менеджер от начала до конца, чтобы дойти до родного выполнения решения и устранения возникшей проблему

Поскольку руководитель имеет возможность выбирать решения, он несет ответственность за их исполнение. Принятые решения поступают в исполнительные органы и подлежат контролю за их реализацией. Поэтому управление должно быть целенаправленным, должна быть известна цель управления. В системе управления обязательно должен соблюдаться принцип выбора принимаемого решения из определенного набора решений. Чем больше выбор, тем эффективнее управление. При выборе управленческого решения к нему предъявляются следующие требования: обоснованность решения; оптимальность выбора; правомочность решения; краткость и ясность; конкретность во времени; адресность к исполнителям; оперативность выполнения.

Методы принятия решений

Применяют такие процедуры, как научный метод, который состоит из следующих этапов:

• наблюдение — сбор и анализ информации;

• формулировка гипотезы (предположения);

• верификация — подтверждение достоверности гипотезы.

К основным методам принятия решений относятся:

• математическое ожидание (платежная матрица). Ожидаемое значение показателя;

• дерево решений;

• моделирование.

Модель — это уменьшенная, упрощенная копия действительности. Необходимость моделирования обусловлена сложностью процессов, снижением рисков внедрения непосредственно в практику, возможностью прогнозов.

Типы моделей:

физическая модель — увеличенное, уменьшенное отображение исследуемого объекта. Структура управления предприятием;

аналоговая модель — заменяет исследуемый объект объектом-аналогом, который ведет себя как реальный объект. График зависимости удельных затрат от объема производства;

математическая модель. Используются символы и обозначения для описания свойств объекта, формулы.

И в заключение необходимо отметить важность интуиции в принятии решения.

Интуиция включает предчувствие, вообра­жение, проницательность или мысли, которые часто спонтанно проявляются в сознательном постижении проблемы и последующем принятии решения.

Интуиция может быть или не быть резуль­татом творчества, которое больше является процессом, происхо­дящим между двумя лицами: начальником и подчиненным. Творчество можно определить как прикладное воображение. Если интуиция более ориентирована на проблему (что решать), то творчество—на метод (как решать).

Развитая интуиция—это умение держать все, что связано с проблемой, в голове в течение всего процесса и сформулировать решение так, чтобы оно устранило эту проблему.

Всеобщий и одновременный охват проблемы и ее решения позволяет менеджеру с развитой интуицией быстро переходить от этапа к этапу туда и обратно, чтобы «совместить» решение с проблемой. Кроме того, развитое интуитивное мышление позволяет менеджеру применять требуе­мый метод, даже не зная его.