5. Функция контроля. Сущность, типология, этапы.

Контроль-ведущая функция управления. Контроль - процесс обеспечения достижения предприятием целей своей деятельности. Любой руководитель начинает осуществлять свою функцию контроля с того момента, когда он сформировал цели и задачи деятельности предприятия. Без контроля в совместной деятельности людей на предприятии начинается хаос, и объединить детальность работников становится невозможно. При помощи управленческого контроля решаются вопросы неопределенности, предупреждения возникновения кризисных ситуаций, поддержания успеха деятельности организации.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Виды контроля. Различают следующие виды контроля: 1. предварительный контроль, осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В орг-ях предварительный контроль используется в отношении человеческих, материальных и финансовых ресурсах. Наиболее высокую эффективность предварительный контроль имеет при заключении договоров, планировании, составлении смет. Благодаря ему устраняются диспропорции в планировании и финансировании. 2. текущий контроль он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объект – сотрудники, а сам он проводится их непосредственным начальником. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей. 3. заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля, обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем - в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

Контроль делится на внутренний и внешний.

В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность. Контроль и учет требуют выделения в структуре орг-ии соответствующих функциональных подразделений: бухгалтерия, внутреннего аудита, отдела технического контроля, отдела техники безопасности, контрольно-испытательных станций, охраны. Внутренний контроль обеспечивается ее же силами по отношению к отдельным подразделениям, персоналу, товарам. Такой контроль призван гармонизировать отношения организации с внешней средой и повысить эффективность ее работы. Выделяют маркетинговый контроль, контроль расходования продукции, контроль качества услуг, дисциплины.

Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками (контролерами (аудиторами). На внешний контроль требуется большие материальные и трудовые затраты. Внешний контроль организации имеет место со стороны органов власти, налоговой инспекции, банка, технических инспекций, органов здравоохранения, санитарных учреждений. Порядок внешнего контроля определяется существующей правовой и нормативной базой.

Этапы контроля.

В процедуре контроля различают 3 этапа:

- выработка стандартов и критериев;

- сопоставление с ними реальных результатов деятельности предприятия;

- принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

1. Выработка стандартов и критериев – первый этап управленческого контроля. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий предприятия. Цели характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Примеры целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в размере 1 млн. руб. или уменьшить количество, воздерживающихся от голосования на 3%. Конкретный критерий (в данном случае 1 руб. долл.) и определенный период времени (один год) называются показателями результативности. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: "Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?" и "Что осталось не сделанным?" (Напр., заработать 1 миллион к концу года).

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает и еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Третий этап процесса контроля — принятие необходимых корректирующих действий — осуществляется после вынесения оценки процесса контроля. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:

1. Ничего не предпринимать. Основная цель — добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.

2. Устранить отклонения. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

3. Пересмотреть стандарт. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.