7.9. Реінжиніринг бізнес-процесів під час впровадження іс

На певному етапі свого розвитку підприємства починають відчувати зниження ефективності діяльності. Це може виражатись у різних формах – зниженні обігу, збільшенні витрат на випуск одиниці продукції або надання послуг, перебоях у системі управління. Кожне підприємство намагається вирішити ці проблеми по-різному: посилюють дисципліну, здійснюють кадрові перестановки, намагаються удосконалити роботу ключових служб.

Але цими заходами вдається лише призупинити негативні тенденції. Необхідний критичний перегляд і комплексна реорганізація діяльності всього підприємства. Інколи проблеми підприємства намагаються вирішити за допомогою автоматизації, яка не може їх вирішити на рівні бізнесу. ІС, яка успішно працює на інших підприємствах, може не принести очікуваного результату.

Всі інвестиції в інформацію і техніку повинні виходити з потреб усієї фірми або потреб співробітника (групи співробітників), які вирішують на фірмі конкретну задачу. Для реалізації переваг, які надаються новими технологіями, зв’язок між ІС, співробітниками й організаційною структурою фірми повинен бути сталим і чітким.

Щоб уникнути невдач, повинна бути певна послідовність дій, що дозволить обрати правильну стратегію автоматизації, яка буде мати високі шанси на успіх. Мова йде не про величину інвестицій у інформаційні технології, а, перш за все, продумане використання цих технологій.

Діяльність підприємства – це складні внутрішні та зовнішні взаємозв’язки, що породжують відповідні інформаційні потоки. Для їх управління необхідна структура, яка є опорою підприємства – сукупність технічних засобів і ІТ, за допомогою яких здійснюється комплексна автоматизація.

Бізнес та ІТ не стоять на місці – це “самонастроювані” структури, які постійно трансформуються й адекватно реагують на зміну умов навколишнього середовища. Процеси реорганізації й автоматизації підприємства перманентні, і їх не можна вирішити у межах однієї, швидко проведеної кампанії.

Труднощі організацій, які намагаються за допомогою автоматизації покращити свій стан, часто лежать більш глибоко, ніж здається на перший погляд. Вони можуть бути пов’язані, наприклад, з незрозумілістю перспектив, використанням нераціональних технологій, системою управління, неадекватною цілям, відсутністю системи комплексного маркетингу. Наявність чітко визначеної стратегії дій і розвитку, ієрархічного “дерева цілей”, шляхів і методів їх досягнення є основою діяльності будь-якої організації.

Відсутність такої стратегії значною мірою дезорганізує роботу всієї організаційної структури, утруднює розвиток підприємства, знижує ефективність його діяльності. В результаті багато з управлінських рішень не мають під собою належної мотивації і приймаються, виходячи з суб’єктивних критеріїв та в ім’я хибних уявлень. В такій ситуації фіналом є незадоволеність результатами автоматизації і необхідність перебудови всієї інформаційної системи.

Реінжиніринг бізнес-процесів (Business Process Reengineering – BPR) – це фундаментальне переосмислення і радикальна перебудова бізнес-процесів з метою досягнення значного покращення таких критично важливих показників, як вартість, якість, рівень сервісу та швидкість функціонування.

При використанні концепції BPR слід враховувати такі особливості економічної ситуації:

– глобальні зміни зовнішніх умов;

– структурну перебудову економіки;

– перепрофілювання підприємств;

– приватизацію підприємств;

– конверсію військово-промислового комплексу;

– входження підприємств у світову систему інформатизації;

– швидкий розвиток підприємств різних форм власності і нових комерційних структур;

– бурхливий розвиток ІТ.

Існує два основних методи підходу до реінжинірингу бізнес-процесів:

1. ”Революційний”, коли відбувається різка і болюча руйнація всього старого механізму (способу ведення бізнесу, організаційної структури, внутрішньої культури підприємства) і впровадження нового.

2. ”Еволюційний”, який є комбінацією реінжинірингу з методами поступового покращення якості процесів. Велика увага приділяється питанням управління змінами (на основі концепції управління проектами).

В результаті процес змін пов’язаний з меншим ризиком.

Відповідно, можна виділити три основних види задач зміни існуючих бізнес-процесів:

– Business Process Improvement – покращення бізнес-процесів;

– Business Process Redesign – перебудова бізнес-процесів;

– Business Process Reengineering – реінжиніринг бізнес-процесів.

Вони відрізняються один від одного підходом, необхідним часом, масштабністю, одержуваною вигодою, вартістю, ризиком.

При побудові раціональних технологій роботи підприємства необхідно розглянути такі питання:

– як раціонально організувати бізнес-процеси структурних підрозділів підприємства і на підприємстві в цілому;

– якою має бути оптимальна оргштатна структура підприємства, щоб забезпечити ефективну підтримку бізнес-процесів на підприємстві;

– які мають бути посадові інструкції співробітників підрозділів підприємства, щоб забезпечити реалізацію раціональних бізнес-процесів;

– які технологічні ділянки у бізнес-процесах призводять до втрат фінансових ресурсів і виробничих витрат;

– які “витратні” центри існуючих технологій роботи підприємства;

– яких дій необхідно вжити, щоб реанімувати діяльність підприємства;

– як здійснити функціонування дилерської мережі зі збуту промислової продукції;

– як ефективно організувати процеси маркетингу та збуту продукції на підприємстві;

– яким чином організувати на підприємстві процедури діловодства;

– як обґрунтувати необхідність розробки, розробити й впровадити нову технологію виконання робіт на підприємстві та в організації;

– які інформаційні процеси відбуваються на підприємстві і як вони відповідають функціональній діяльності співробітників.

Базовими показниками ефективності бізнес-процесів є:

• кількість вироблюваної продукції заданої якості, сплаченої за певний інтервал часу;

• кількість споживачів продукції;

• кількість типових операцій, які необхідно виконати при виробництві продукції за певний проміжок часу;

• вартість витрат виробництва продукції;

• тривалість виконання типових операцій.

Кожний бізнес-процес характеризується:

– існуючою (“як є”) технологією реалізації бізнес-процесу;

– існуючою (“я є”) організаційно-штатно структурою підприємства, що бере участь в реалізації бізнес-процесу;

– засобами автоматизації, обладнанням, механізмами, забезпечуючи реалізацію бізнес-процесу.

В свою чергу, будь-яка технологія реалізації бізнес-процесу характеризується:

• існуючою (“як є”) ієрархією дій;

• існуючими (“як є”) горизонтально-вертикальними інформаційними взаємозв’язками дій Реінжиніринг – не панацея для вирішення проблем, пов’язаних з бізнесом. Більше того, реінжиніринг часто призводить до збільшення проблем, ніж до їх зменшення. Бізнес не вибачає різких зрушень, а реінжиніринг часто призводить саме до таких змін.

Крім того, реінжиніринг – це завжди значні витрати на консалтингові послуги людей, які можуть і не розбиратись у конкретному бізнесі, витрати на створення інформаційних комплексів, що, в свою чергу, приводить до необхідності модернізації обладнання. При різких змінах можна втратити бізнес. Крім того, бізнес змінюється дуже швидко і передбачити на до сить довгий час неможливо, але перебудова діяльності компанії дозволяє зробити перехід на якісно новий рівень бізнесу.