5.6. Уніфікація та стандартизація документації

Уніфікована система первинної документації – комплекс взаємопов’язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам, а за змістом – як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу при управлінні народним господарством.

Уніфікована система первинної документації розглядається за своїм складом як комплекс взаємопов’язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам і вимогам, а за змістом – як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу у процесі управління економікою.

Створення уніфікованих форм документів здійснюється з дотриманням таких принципів:

– скорочення кількості форм первинних документів для раціоналізації документообігу;

– застосування єдиних форм документів на різних рівнях управ­ління;

– використання мінімальної кількості даних, які вводяться для розв’язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати за машинної обробки, і даних, які є в системі;

– одноразового введення даних до ЕОМ і багаторазового їх використання;

– єдиної термінології для всієї системи первинної документації, що забезпечує користувачу простоту і зручність у роботі з документами.

Для конкретних ІС можуть розроблятися унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які відповідають певним специфічним умовам користувачів. Порядок їх формування передбачає виконання таких дій:

• визначення складу реквізитів документа;

• розміщення на бланку, який розбивається на окремі зони з урахуванням їх групування, логічної залежності та форми введення в ЕОМ;

• виокремлення та виділення реквізитів, що мають бути введені в ЕОМ;

• відбір довідково-групувальних ознак, сталих для даного документа, і розміщення їх у правому верхньому куті бланка, у загальній частині документа;

• за необхідності введення стовпчиків і рядків для запису контрольних чисел;

• передбачення у проекті форми документа підписів відповідальних осіб;

• проектування за ескізом документа форми введення даних в ЕОМ або перенесення на машинний носій та уточнення форми документа;

• визначення формату бланка уточненої форми документа згідно з вимогами стандартів.

Проектування візуальних форм виведення інформації виконується у такій послідовності:

– визначається перелік результатних даних;

– результатні показники поділяються за паперовими докумен­тами та відеокадрами, визначається перелік вихідних форм;

– кожній формі присвоюється назва і код;

– встановлюються періодичність складання і термін отримання кожної вихідної форми;

– визначаються місце використання вихідного документа та необхідна кількість примірників;

– розробляється ескіз вихідної форми;

– визначається склад інформаційних масивів, необхідних для отримання кожної форми;

– установлюються послідовність складання вихідних форм і загальний технологічний процес;

– формуються контрольні приклади вихідних форм, які далі обговорюються та уточнюються;

– затверджуються уточнені форми виведення.

Вимоги до уніфікованої документації вимагають мати стандартну форму побудови документів, що передбачає виокремлення в документі трьох частин: заголовкової, змістової, оформлювальної.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення вивчаються всі види і форми первинних документів, що використовуються для розв’язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з’ясовується можливість заміни чинних документів уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових первинних документів, тобто заміна чинних документів новими, пристосованими до автоматизованого оброблення. Цю роботу виконують спеціалісти з автоматизації спільно з користувачами.

У сучасних умовах первинні документи лишаються основними носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення виконуваних підприємствами чи установами господарських операцій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання ”безпаперової” ІТ, документ досі є найпоширенішим носієм інформації. Документообіг дедалі зростає, як і кількість людей, що працюють з документами. Тому вдосконалення ІЗ комп’ютерних систем насамперед пов’язане з удосконаленням форми первинних документів, з їхньою уніфікацією на основі стандартизації принципів і основних вимог.

Головною особливістю уніфікованої системи первинної документації (УСПД) є те, що вона містить інформаційні, нормативно-правові і організаційно-технічні аспекти, а також відбиває соціально-економічну природу управління народним господарством.

Проектування первинних документів пов’язане з вирішенням трьох основних питань: вибором необхідних форм єдиної уніфікованої системи документації, побудовою унікальних форм документів згідно з вимогами державних стандартів або експлуатаційними характеристиками використовуваних технічних засобів, організацією раціонального документообігу.

Створення уніфікованих форм документів являє собою комплексну проблему, що ґрунтується на таких принципах:

– скороченні кількості форм первинних документів з метою побудови раціонального документообігу і спрощення їх обробки на ЕОМ;

– застосуванні єдиних форм документів на різних рівнях управління: міністерство, об’єднання, підприємство (наприклад, касові ордери, авансовий звіт, вимога тощо);

– використанні мінімальної кількості даних, які вводяться для розв’язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати при машинній обробці, і даних, які є в системі (наприклад, норми витрат часу, тарифні ставки, посадові оклади тощо);

– одноразовому введення даних до ЕОМ і багаторазовому їх використанні;

– єдиній термінології для всієї системи первинної документації, яка забезпечує простоту і зручність при роботі користувача з документами.

Уніфіковані форми первинних документів затверджуються або реєструються Держстандартом. Вони розробляються і затверджуються Міністерством статистики, Міністерством фінансів, іншими міністерствами і відомствами згідно з типовими формами. Кожній формі привласнюється номер за загальнодержавним класифікатором управлінської документації, а реквізити, що вносяться до первинного документа, мають кодуватися відповідно до загальнодержавних або локальних класифікаторів техніко-економічної інформації.

Вибір уніфікованих форм первинних документів при створенні комп’ютерних ІС ґрунтується передусім на визначенні складу реквізитів, які потрібні для кожної функціональної задачі системи управління з урахуванням їх інформаційної взаємодії, а також на виконанні вимог, що ставляться у зв’язку з використанням конкретних засобів обчислювальної техніки. Тому при виборі уніфікованих форм первинних документів слід ураховувати їхнє призначення, місце складання, кількість примірників, загальну структуру документа тощо.

Класифікація первинних документів відбиває їх специфічні особливості, що деякою мірою впливають на методику їх проектування. З цієї позиції первинні документи класифікуються за кількома ознаками:

– характером відтворюваних господарських операцій – матеріальні, грошові, розрахункові, товарні тощо;

– призначенням – розпорядчі, організаційні, довідково-інформаційні, технічні тощо;

– способом охоплення господарських операцій – одноразові, одиничні, нагромаджувальні, зведені тощо;

– характером заповнення – однорядкові і багаторядкові, однобічні і двобічні;

– кількістю виписуваних примірників – однопримірникові, двопримірникові тощо;

– побудовою форми – лінійні, анкетні, табличні (табельні), комбіновані;

– типізацією – типові і індивідуальні;

– місцем формування – зовнішні, внутрішні.

Документи, які відтворюють процеси функціонування структурних підрозділів об’єктів управління, різні за своїм призначенням поділяються на кошторисні, конструкторсько-технологічні, планові, нормативні, облікові, оперативні тощо. Таке групування дає змогу визначити джерела виникнення кожного виду документації, маршрути її руху, організаційні основи розробки, засоби і методи обробки.

Незважаючи на велику кількість наявних різноманітних уніфікованих форм первинних документів, для конкретних ІС обробки даних розробляються унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів. Такі форми проектуються згідно з вимогами стандартів.

Після визначення складу реквізитів конкретної форми проектованого документа їх розміщують на бланку, який розбивається на окремі зони з обліком їх групування, логічної залежності та узгодження з шаблоном розміщення на машинному носії. Зони документа можуть мати лінійну, анкетну або табличну форму. У лінійній формі для кожного реквізиту відводяться дві клітинки: для його назви і для значення (наприклад, виробіток 100 %). Анкетна форма передбачає розміщення реквізитів (їх назв і значень) у вертикальній послідовності. Основна зона документа, зазвичай, являє собою таблицю зі стовпцями по вертикалі і рядками по горизонталі. Найчастіше в одному документі використовується поєднання різних форм побудови його зон. Для зменшення кількості документів і скорочення витрат на їх заповнення та підготовку машинних носіїв доцільно застосовувати багаторядкові форми. При цьому реквізити розміщуються в певній послідовності, яка спочатку відображується у ескізній формі документа.

Реквізити, які переносяться на машинний носій, по змозі розміщуються в одній частині документа і виділяються потовщеною лінією. З них відбираються довідково-групувальні ознаки, сталі для даного документа, і розміщуються у правому верхньому куті бланка, у загальній частині документа. У первинні документи часто вводяться спеціальні стовпці і рядки для запису контрольних чисел, призначених для контролю заповнення документів, переносу даних на машинні носії і введення до ЕОМ. У них також передбачаються підписи осіб, які відповідають за зміст даних, записаних у документі.

За ескізом документа проектується схема розміщення даних на машинному носії, проводиться їх узгодження і уточнення змісту документа з урахуванням інших форм взаємопов’язаних первинних документів, після чого визначається формат бланка уточненої форми проектованого документа згідно з вимогами стандартів.

Якщо первинний документ формується за допомогою технічних засобів, обов’язково враховуються їхні особливості. Певні особливості притаманні, зокрема, документам, дані з яких передаються факсом, телеграфом (у них вводяться службові позначки).

Проводяться розрахунки розмірів бланка документа і вибір стандартного формату. Ширина бланка (у мм) визначається за формулою:

Ш_бл = П_л + П_п + Ш_{(з + г)} + 0,5В_т + 2,2В_с,

де П_л, П_п – ширина чистого відповідно лівого і правого поля бланка; Ш – ширина одного символа; з – максимальна або найбільш імовірна кількість символів у рядку; г – кількість стовпців у документі; В_т і В– – кількість вертикальних ліній відповідно тонких і потовщених.

Аналогічно обчислюється довжина бланка:

Д = П_в + П_н + П_оф + вс + 0,5Г_т + 2,2Г_п,

де П_в, П_н – висота чистого відповідно верхнього і нижнього поля бланка; в – висота одного рядка документа (з урахуванням висоти символів); с – кількість рядків; Г_т, Г_п – кількість горизонтальних ліній відповідно тонких і потовщених, а знайденими значеннями ширини та довжини (Ш і Д) добирають придатний формат за стандартом з можливим коригуванням ширини та довжини окремих стовпців і рядків документа. Найчастіше використовуються такі стандартні формати, мм: 420x297; 297x210; 210x148. За уточненим ескізом підготовлюється зразок документа для затвердження його форми і передачі до друку.

Організація документообігу, тобто проходження документів у процесі їх складання й обробки, має бути максимально простою і відповідати таким основним принципам:

– своєчасної підготовки документів із широким використанням засобів автоматизації збору, реєстрації і передачі інформації;

– оптимізації шляхів їх проходження та раціональної обробки;

– взаємозв’язку документів і повноти охоплення всіх процесів виробничої діяльності конкретного об’єкта управління.

Для раціональної організації документообігу розробляються схеми потоків інформації по кожному підрозділу та об’єкту управління в цілому, аналізуються взаємозв’язки між різними потоками з використанням економіко-математичних методів. Наприклад, широко відомий метод аналізу та оптимізації внутрішніх документопотоків за допомогою транспортної моделі лінійного програмування. При цьому за критерій оптимальності беруть підсумкову кратність передач за маршрутами їхнього руху.

Розробка форм та вибір засобів виводу. Одним з основних питань, що постають при створенні комп’ютерних ІС, є вибір форм виводу результатної інформації.

Форми виводу результатної інформації в IС визначаються експлуатаційними можливостями застосовуваних технічних засобів, загальною технологією обробки даних, призначенням і методами їх використання.

Залежно від того, як використовуватимуться результати обробки, усі форми виводу поділяються на дві групи (рис. 5.5): форми виводу, призначені для візуального використання; форми виведення, що призначені для машинного використання.

Рис. 5.5. Класифікація форм виводу результатної інформації

До 1-ї групи належать паперові документи (машинограми, діаграми, графіки), табло, телеекран. До 2-ї – усі машинні носії.

Найчастіше для візуального користування як форми виводу застосовуються машинограми та відеограми. Проектування цих форм виводу має багато спільного з проектуванням первинних документів (особливо щодо визначення складу та порядку розміщення реквізитів) і водночас характеризується деякими специфічними вимогами, які визначаються самою організацією машинної обробки даних і експлуатаційними можливостями використовуваних технічних засобів.

Роботи з проектування візуальних форм виводу виконуються у такій послідовності:

– визначається перелік результатних даних;

– результатні показники поділяються за машинограмами та відеограмами, складається список вихідних форм;

– кожній формі присвоюється назва і номер (код);

– встановлюється періодичність складання і термін отримання кожної вихідної форми;

– визначається місце використання машинограми і необхідна кількість примірників;

– розробляється ескіз вихідної форми;

– визначається склад інформаційних масивів, необхідних для отримання кожної форми;

– встановлюється послідовність складання вихідних форм і загальний технологічний процес;

– підготовлюються контрольні приклади вихідних форм, які далі обговорюються й уточнюються;

– затверджуються уточнені форми виводу.

Особливо важливою є розробка ескізу візуальної форми виводу. Для кожної такої форми передусім визначається зміст трьох її зон:

– заголовка (у машинограмі замість заголовка може бути титульна сторінка, на якій виводиться одноразово або частково повторюється на кожному аркуші і містить назву документа, дату складання, код форми, назви стовпців та їх нумерацію, яка виводиться на кожному аркуші;

– основної предметної (інформаційної) частини, що становить тіло вихідної форми. До останньої зони вносять рядки двох видів: докладні та підсумкові. Докладні рядки містять дані, які є в записах вхідних масивів. Їх розміщують по рядку так само, як реквізити в первинних документах (наприклад, спочатку довідкові та довідково-групувальні ознаки, потім реквізити основи – вхідні і результатні).

– підсумкової частини, яка містить кількісні та сумарні підсумки за певними групувальними ознаками, результати виконаних розрахунків. Їх розміщення залежить від кількості контрольованих ознак, передбачених умов виводу проміжних результатів (наприклад, щодо кожного аркуша) та інших чинників, які визначаються користувачем. У підсумкові рядки часто додатково вносять текстовий коментар (наприклад, ”Разом по...”, ”Всього” тощо).

При визначенні змісту та форми кожного вихідного документа враховується його цільове призначення, сфера та особливості використання, періодичність отримання тощо. Дуже важливо встановити взаємозв’язки різних результатних показників, з’ясувавши, чи можна об’єднати їх в одну форму або паралельно складати дві чи кілька однорідних форм. При цьому слід ураховувати не лише технічні можливості засобів виводу інформації, а й особливості передбачених програмних засобів підготовки та виводу даних. Наприклад, при проектуванні відеограм ураховується інформаційна ємність екрана дисплея, кількість рядків у кадрі, кількість символів у рядку.

В умовах обробки економічної інформації на ЕОМ усі вихідні документи формуються спочатку на машинних носіях, а потім відображаються у формі машино- або відеограм. У вихідних документах результатна інформація відбивається у двох режимах: регламентному і запитовому.

При регламентному режимі машинограми видаються за планом згідно з раніше встановленими термінами.

Запитовий режим забезпечує видачу результатної інформації в будь-який час, коли постає в ній потреба. Наприклад, розрахунково-платіжна відомість щодо заробітної плати складається щомісячно і видається користувачеві з додержанням чітко встановлених дат. А ось запит до будь-якої ІЗ оформляється за певною формою і охоплює період часу, за який потрібні дані, а також структуру та зміст відео- або машинограми. Як приклад, на рис. 5.3. представлений запит середньомісячної кількості працюючих:

Прошу видати по всіх міністерствах показники чисельності персоналу 2012 р. за такою формою:

Середньомісячна чисельність працюючих за категоріями персоналу 2012 року

Назва міністерства

Разом працюючих

Робітників

IТР

Службовців

Учнів

Інші категорії

Рис. 5.3. Структура запиту