5.4. Організація позамашинного інформаційного забезпечення

Організація позамашинної ІБ об'єкта передбачає формалізацію даних; вибір форм первинних документів і машинних носіїв; вибір способів і засобів фіксування даних у первинних документах і на машинних носіях; розроблення форм вихідних документів; визначення та розроблення логічної структури бази даних; вибір системи управління базою даних (СУБД); організацію раціонального документообігу тощо.

Позамашинна ІБ – сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосування засобів обчислювальної техніки.

До складу позамашинної ІБ аналізу входять нормативно-довідкові документи, документи із плановою, обліковою та іншою інформацією необхідною для створення й функціонування всієї системи. Для забезпечення функцій управління використовують також аналітичну вхідну інформацію у вигляді відеограм (відеокадрів) та машинограм. Частина машинограм далі може використовуватися і як носій вихідної інформації для поповнення чи коригування машинної ІБ (особливо тоді, коли первинні документи друкуються і частково заповнюються за допомогою ЕОМ).

Позамашинна ІБ має забезпечити належну ефективність реєстрації та передавання інформації; одноразовість і незалежність від використовуваних інформаційних задач та спеціалістів із введення даних; достовірність і точність даних; своєчасність і повноту надходження даних для обробки; можливість усунення надміру інформації на носії.

Основним (навіть за умов значного поширення магнітних носіїв інформації та використання електронної пошти) носієм позамашинної ІБ економічної інформації є первинний документ (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо). Це пояснюється насамперед тим, що в паперових документах легко проставити відповідні підписи, вони мають юридичну силу та тривалий час можуть зберігатися без небезпеки втратити зафіксовану в них інформацію (на відміну від магнітних). Але вони мають невелику інформаційну місткість, потребують значних витрат дефіцитного паперу, непристосовані для автоматизованого введення інформації в ЕОМ, є незручними для пошуку та групування інформації.

Документи класифікуються за рядом ознак, наприклад:

– за сферою діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські тощо);

– за відношенням до об’єкту управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні, проміжні, архівні);

– за змістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);

– за призначенням (розпорядні, виконавчі, комбіновані);

– за об’ємом операцій, які відображаються (одноразові та звітні);

– за способом використання (разові й нагромаджувальні);

– за способом заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).

Усі документи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).

Вхідна документація містить первинну, необроблену інформацію, яка відображає стан об’єкта управління та заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документація охоплює зведено-групові дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення.

Вхідні документи у свою чергу поділяються на оперативні та нормативно-довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарської діяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. До оперативних документів належать накладні, платіжні документи, прибуткові документи, видаткові тощо.

Вхідні інформаційні повідомлення (документи) та розміщена в них інформація класифікуються:

– за строками подання:

– за регламентацією (регламентовані – документи, для яких визначено термін виконання й подання, нерегламентовані – документи, подаються за запитом);

– за функціональними напрямами діяльності (правові та нормативно-довідкові документи (закони, укази, постанови органів державної влади та управління), організаційно-методичні документи (накази, директиви, інструкції, методики, рішення колегій тощо);

– документи з обчислення та обліку;

– за рівнем контролю.

Групування документів за функціональними напрямами за особливостями та призначенням розміщеної в них інформації визначає основні потоки інформації в структурі функціонування.

Вихідні документи формуються в процесі автоматизованого оброблення та видаються як результат. Вихідні документи також мають свою класифікацію. Вони поділяються на:

– призначені кінцевому користувачеві;

– які використовуються ІС для розв’язку інших задач (транзити);

– які використовуються для розв’язання задач на наступному стані.

Вихідна інформація охоплює звітно-згруповані дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення, головним чином, на друкованому пристрої ЕОМ.

До вихідних зведень висувається низка вимог. Склад показників, які в них містяться, повинен бути достатнім для управлінських цілей. Особлива увага зосереджується на достовірності даних, які відображаються, їх логічному розміщенні. Звіти повинні видаватися в зазначені терміни, в регламентному режимі, відповідаючи на запит. Усе це дає можливість одержати на ЕОМ готову вихідну форму, яка має юридичну силу та придатна для використання на будь-якому рівні управління.

Розроблення форм первинних і зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованого оброблення ЕІ та знаходить відображення у проектній документації, пов’язаній із розробленням ІЗ.

Групування документів за функціональними напрямами за особливостями та призначенням розміщеної в них інформації визначає основні потоки інформації в структурі функціонування.

Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані (П.І.Б., найменування тощо). На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ), що утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.

Будь-яка економічна задача обробляється на основі певної кількості первинних документів, що проходять різні стадії оброблення: рух документів до оброблення, у процесі оброблення та після нього. Саме тому, питанням правильної організації документообігу, тобто послідовності проходження документу від моменту виконання першого запису до передачі його в архів надається важливе значення. Документообіг з’являється на стадії обстеження економічного об’єкту.

Критеріями вибору системи автоматизації документообігу можуть бути масштаби організації. Вибираючи системи, потрібно враховувати критерії: інтеграції з іншими автоматизованими системами й базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпеченість роботи в мережах, надійність системи та захист від несанкціонованого доступу.

Оптимізація позамашинної ІБ полягає не лише в удосконаленні носіїв інформації, а й у раціоналізації документообігу, тобто у зменшенні кількості документів, скороченні часу на їх оформлення, передавання й пошук, в усуненні проміжних документів і дублювання, формуванні їх в електронній формі на машинних носіях, у розробці ефективної схеми документообігу.