4.7 Методы контроля товарных запасов

Торговые организации применяют следующие методы контроля и учета товарных запасов:

—оперативный учет, инвентаризация, балансовый метод, с помощью ЭВМ;

—снятие оперативный учет, т. е. сверка материально ответственными лицами фактического наличия товара с данными товарного счета. Причем подсчитываются не товары, а товарные места (ящики, рулоны, мешки и др.). Затем с учетом соответствующих норм производится пересчет, определяется количество товаров, которое и оценивается по действующим ценам. Недостаток данного метода — меньшая точность, чем при инвентаризации;

—инвентаризация, т. е. сплошной подсчет всех товаров, которые при необходимости могут перевешиваться и перемериваться. Полученные данные в натуральном выражении оцениваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму. Недостатками данного метода являются большая трудоемкость и невыгодность для организации, так как при проведении инвентаризации она, как правило, не функционирует.

Все организации должны проводить проверку (по крайней мере, раз в год) фактического уровня товарных запасов. Инвентаризация может быть единственным способом проверки некоторых малоценных товаров, по которым не ведется текущий количественный учет в письменной форме. Физическая инвентаризация может производиться периодически, постоянно или выборочным путем.

Периодическая инвентаризация. Периодическая инвентаризация не применяется теперь широко, потому что она влечет за собой прекращение торговых процессов, чтобы контролеры могли произвести точный учет. Группы контролеров пересчитывают количество имеющихся товаров на складе по каждому складскому объету, а также товары в торговом зал, е.

Непрерывная инвентаризация. Явные недостатки периодической инвентаризации преодолеваются с помощью непрерывной инвентаризации. По этой системе контролеры ведут счет определенного количества или части общих товарных запасов каждый день или неделю и соответственно вносят поправки в ведущийся учет товарных запасов. Этим способом можно осуществлять проверку всех товарных запасов за большой период времени. Другое преимущество этого способа заключается в том, что данные о товарных запасах, взятые из карточек товарных запасов, постоянно ведущихся по системе непрерывной инвентаризации, могут быть использованы для подготовки балансов и для налоговых целей.

Выборочная инвентаризация. На многих торговых предприятиях инвентаризация товарных запасов ведется выборочно. Бухгалтерия определяет приемлемый процент ошибок в своих записях и подсчитывает количество единиц товара, содержащихся во взятых на выборку видах товарных запасов, с тем чтобы установить, отражают ли записи фактическое наличие этих товаров. Если количество товара, указанного в постоянно ведущихся записях товарных запасов, оказывается в пределах приемлемой степени точности, то в этом случае предполагается, что запасы других видов товара также соответствуют учетным данным. Такой метод инвентаризации является часто более точным, чем общий счет, потому что наличие человеческого фактора в последнем методе может привести к ошибкам. Результаты инвентаризации выборочным путем используются налоговыми служащими и вышестоящими органами управления.

Физический подсчет товарных запасов. Инвентаризация должна быть организована так, чтобы один или несколько человек могли подвести подсчет всех товаров в определенном месте, а не так, чтобы считать все данные товары независимо от того, где они складированы. Перескакивание из одного склада в другой для подсчета определенного вида товара является очень утомительным делом и ведет к полной путанице и большим погрешностям.

Там, где физический счет ведется складскими работниками или другими лицами, собственный бухгалтер-ревизор организации или другой представитель бухгалтерии должен наблюдать за ведением такой инвентаризации. Являясь высшим контрольным органом, бухгал­терия или ревизионный отдел всегда должны быть инициаторами проведения инвентаризации.

Балансовый метод, основанный на использовании балансовой формулы:

3н + П=Т/Об + Др + Зк,

где Зн — товарные запасы на начало анализируемого периода (руб.);

П — поступление товаров за анализируемый период (руб.);

Т/Об — товарооборот предприятия за анализируемый период (руб.);

Др— документированный расход товаров за анализируемый

период, не являющийся продажей (руб.);

Зк — товарные запасы на конец анализируемого периода (руб.).

Балансовый метод менее трудоемок, чем предыдущие, и по­зволяет обеспечить оперативный учет и анализ товарных запасов в связи с другими показателями. Недостаток данного метода — отсутствие возможности исключить из расчета всякого рода неуста­новленные потери, что приводит к некоторым искажениям суммы запасов. Для устранения этого недостатка данные балансового учета систематически должны сопоставляться с данными инвен­таризации и снятия остатков.

Используя балансовый метод, легко осуществлять оператив­ный контроль за движением товаров. Этот метод особенно эффективен при автоматизированном учете на базе компьютерной сети.

Лучшим начальным пунктом для создания любой системы контроля товарных запасов является их стандартизация, унификация, обеспечение штрих-кодами, что позволяет использовать для учета и контроля электронно-вычислительную технику. Современная торговля уже не может осуществляться без использования ПЭВМ. Управлении товарными запасами также требует автоматизации данного процесса.

Если в организации внедрена и действует комплексная система автоматизации управ­ления предприятием (например, "1С", "Галактика", "Ветразь" и проч.), то для построения в организации рациональной системы учета запасов необходимы по большей части только организационные меры и стимулирование работников. Система автоматизации обычно дает уже налаженную базу данных, которую можно использовать для принятия эффективных управленческих решений. Построение этой системы осуществляется по следующим этапам:

—Подготовительный. Он предназначен для того, чтобы определить, нуждается ли система контроля запасов в совершенствовании. Также важно вы­яснить, на какие товарные позиции или товары следует направить внимание менеджеров; надо ли дифференцировать подходы управления разными товарами, к каким из них надо применять сложные инструменты прогнозирования и нормирования, а для каких достаточно простых; какие товары следует контролировать выборочно или периодически, а от каких вообще целесообразно отказаться. На данном этапе удобно использовать ABC- и XYZ-анализ, которые позволяют выявить "лидеров продаж" (товары, приносящие основную часть прибы­ли) и оценить регулярность продаж разных товаров.

—Планирование: в данный блок мероприятий следует отнести, прежде всего, норми­рование товарных запасов. Разработка нормативов позволит всегда приблизительно знать, сколько товара необходимо иметь на складе в текущее время, сколько товара надо заказы­вать и когда. Это избавит менеджеров от необходимости действовать «вслепую», либо толь­ко на основании интуиции и личного опыта, что позволит избежать излишних остатков то­вара на складе, которые будут связывать оборотный капитал организации и приводить к уве­личению различных статей расходов. В оптовой торговле хорошо показывает себя метод прямого счета (или метод технико-экономических расчетов), в соответствии с которым нор­матив для запасов определяется исходя из продолжительности операционного цикла. К при­меру, в организации на приемку товара и контроль его качества уходит по полдня. Соответ­ственно, норма технологического запаса составит один день, а норматив будет определен как произведение нормы запаса на суточную потребность. Суточную потребность можно опре­делить, исходя из статистики расхода. Подобный подход можно применять и в системе по­требительской кооперации.

Организация: данный блок системы должен включать определенные элементы:

•Учет товарных запасов: тщательный учет необходим по тем причинам, что современ­ные менеджеры имеют дело с огромными массивами данных, которые им надо обрабатывать для принятия управленческих решений. Менеджер должен знать, что происходит у него на складе, когда был получен товар, от кого и сколько, как идет реализация, какой товар неходовой, сколько его и как долго он уже находится на складе. Чтобы ответить на все эти и еще многие другие требующие внимания вопросы, необходима база данных, которая формирует­ся на основе учета происходящих внутри фирмы процессов. Данную базу менеджеры и используют для работы, формируя на ее основе разнообразные отчеты.

•Управление закупками: сюда входит все, что касается закупок и поступления товара на склады - работа с поставщиками, заключение договоров, формирование заказа с опти­мальными параметрами, применение для этих целей математического подхода.

•Хранение и переработка товарного ассортимента: одна из функций опта - непосредст­венно само хранение на складах, подсортировка, комплектация, фасовка, разбиение на более мелкие партии и прочее.

•Управление продажами: работа с покупателями, изучение спроса, продвижение, нала­живание контактов, заключение договоров.

•Оптимизация: данный элемент предназначен для постоянного совершенствования ас­сортимента и сотрудничества с наиболее выгодными поставщиками. Оптимизация базирует­ся на блоке контроля, а также на учете.

—Стимулирование: этому блоку следует уделить особое внимание т.к. любое меро­приятие ожидает успех только в том случае, если его исполнители заинтересованы в добро­совестном исполнении своих функций. Только согласованные действия всех участников приведут к четкой и налаженной работе системы и обеспечат ее высокую эффективность. Следует уделить внимание всем работникам, которые имеют отношение к управлению запа­сами: от операционистов, от которых зависит, правильные ли данные пойдут в базу, до ме­неджеров, которые этими данными воспользуются для принятия решений. Причем стимули­рование должно включать не только материальный аспект (премирование за новые проекты, за проведение сложных работ и анализов, просто достойные зарплаты менеджерам и опера­ционистам), но и профессионально-психологический. Во-первых, нужно донести до специа­листов необходимость нового подхода к управлению запасами, показать им дополнительные возможности, привести примеры практических выгод. Во-вторых, задача руководителя -развивать в специалистах творческое отношение к решению стандартных задач, стремление обучаться и применять полученные знания на благо организации. Вид и размер вознаграждения за эти работы устанавливает руководство организации.

Контроль: сюда входит как простое сравнение реальных размеров запасов с нормативными, так и расчет дополнительных показателей (традиционных и инновационных). Кон­троль должен базироваться на блоке учета (оттуда будет поступать исходная информация) и служить основой для работы других блоков - организации и стимулирования (совершенст­вование закупок, поощрение и наказания за результаты работы).

Рисунок 4.3.2.. Система факторов, определяющих размер товарных запасов и товарооборачиваемость

Эффективность работы коммерческих служб		Эффективность управления финансами	Состояние экономики страны и платежеспособности населения		Материально-техническая база торговых организаций	Эффективность менеджмента
Факторы, обуславливающие обоснованность заказов	Знание объема и структуры спроса	Платежеспособность организации, изыскание резервов для ее повышения	Факторы, связанные со спросом на товар	Денежные доходы населения	Место расположения торговых субъектов по отношению к покупательским субъектам	Факторы, связанные с организацией торговли	Формы и методы торговли
	Изучение конъектуры рынка			Численность и состав населения			Организация торгово-технологического процесса
	Анализ представленности и цен на аналогичные товары у конкурентов			Структура денежных расходов различных социальных групп населения	Торговая площадь и ее вес в общей площади торгового объекта		Организация товародвижения
Факторы, связанные с работай поставщиков	Выполнение договоров поставки поставщиками			Уровень инфляции			Организация дополнительных услуг и сервиса
	Ритмичность поставок				Режим работы торгового формата
			Факторы, связанные с предложением товара	Объем, ассортимент, качество товаров		Факторы, связанные с организацией труда — эффективность системы управлением персоналом и мотивацией труда	Структура и укомплектованность штата
Факторы, связанные с ценами	Уровень и динамика цен				Уровень технического оснащения		Квалификация кадров
	соотношение цен на отдельные товары						Текучесть кадров
	Ценовая политика			Научно-технический уровень производства	специализация		Условия труда
Организация рекламной деятельности							Оплата и стимулирование труда

Рисунок 4.3.3. Влияние факторов на товарооборачиваемость торговой организации

Таблица 4.2.2 Система относительных показателей измерения состояния и эффективности использования товарных запасов

№ п/п	Наименование показателя	Ед. измерения	Условное обозначение	Методика расчета	Экономическое содержание показателя
1	2	3	4	5	6
1	Уровень обеспеченности товарооборота товарными запасами	дни	ОТЗ	Где ТЗ- сумма товарных запасов на определенную дату, руб. ОТ- однодневный товарооборот (ТО/Д), руб. Д- количество дней в периоде, дни ТО- общий объем товарооборота на определенную дату, руб.	Показывает на сколько дней бесперебойной торговли обеспечена торговая организация товарными запасами, при сложившемся товарообороте
2 2.1	Товарооборачиваемость: продолжительность одного оборота товарных запасов	дни	ТОб.дни	или Где – средний товарный запас за анализируемый период, руб.	Показывает время, необходимое для полного обновления запаса, или срок, в течение которого товарные запасы находятся в сфере обращения
2.2	Число оборотов товарных запасов	разы	ТОбр	или	Показывает сколько оборотов совершил товарный запас за исследуемый период
3	Доля товарных запасов в чистом оборотном капитале	%	ДТЗобк	Где ЧОК- чистый оборотный капитал, руб.	Показывает удельный вес товарных запасов в чистом оборотном капитале
4	Запасоемкость	руб.	Зем		Характеризует величину товарных запасов на один рубль товарооборота
5	Степень реализации товарных ресурсов	Руб.	Эр	Где П- объемы поступления товаров, руб.	Характеризует сумму товарооборота полученную на каждый рубль, вложенный в товарные ресурсы

6	Степень оседания товаров в запасах	%	УОтз	Где Зн и Зп - запасы на начало и конец анализируемого периода	Показывает долю необходимых товарных запасов в общей сумме товарных ресурсов
7	Степень обновляемости товарного ассортимента	%	СОассор	Где НП – сумма обновляемых товарных запасов	Показывает долю новых поступлений в общем объеме товарных ресурсов
8	Прибыльность товарных запасов	Руб.	Rтз	Где Пот реализации – прибыль от реализации товаров	Показывает сумму прибыли полученной на каждый рубль средств вложенных в товарные ресурсы
9	Затратоемкость хранения товарных запасов	%	Уртз	Где Ртз - сема расхлдлв по содержанию товарных запасов	Показывает сколько расходов несет товарная организация по содержанию одного рубля товарных запасов
10	Интегральный показатель эффективности использования товарных запасов	В единицах	Этз.обобщ		Показывает обобщенную характеристику эффективности использования товарных запасов

Товарные группы	Запасы товаров на начало		Реализация		Запасы товаров на конец		Поступление
	сумма, млн. руб.	уд. вес в итоге, %	сумма, млн. руб.	уд. вес в итоге, %	сумма, млн. руб.	уд. вес в итоге, %	сумма, млн. руб.	уд. вес в итоге, %	В процентах к объему
									реализации	товарных ресурсов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10=8/4*100	11=8/(2+4-6)*100
Швейные изделия	341	55,99	2520	55,60	393	55,59	2597	55,50	103,1	105,2
Трикотаж	161	26,44	1192	26,30	186	26,31	1232	26,33	103,4	105,6
Чулочно-носочные изделия	60	9,85	440	9,71	68	9,62	453	9,68	103,0	104,9
Меховые товары	25	4,11	190	4,19	30	4,24	195	4,17	102,6	105,4
Головные уборы	6	0,99	45	0,99	7	0,99	46	0,98	102,2	104,6
Прочие товары	16	2,63	145	3,20	23	3,25	156	3,33	107,6	113,0
Итого	609	100,0	4532	100,0	707	100,0	4679	100,0	103,2	105,5

Тблица 5.5.1 исходная информация для анализа эффективности формирования, размещения, использования товарных запасов торговой организации «Меркурий» за период (месяц, квартал, полугодие, год), мнн.руб.

Структурные подразделения торговой организации (отделы, секции, магазины, торговые группы)	Товарооборот						товарные запасы
	Прошлого периода		плановый		Фактический за отчетный период		Прошлого периода		Норматив товарных запасов
	За период	однодневный	за период	однодневный	за период	однодневный	сумма	дней	сумма	дней	В расчет на 1 руб. товарооборота
отдел №1 «одежда, обувь»	965,2	31,8	1086,0	36,2	1011,3	33,7	813,0	25,6	1049,8	29	0,97
в том числе: одежда	491,7	16,4	509,0	20,0	501,7	16,7	413,9	25,2	560,0	28	0,93
обувь	464,5	15,5	487,0	16,2	509,6	17,0	399,1	25,7	456,0	30	0,99
отдел «2 «Хозяюшка»	421	14,0	431,7	14,4	427,3	14,2	323,7	23,1	432,0	30	1,00
в том числе: товары культурно-бытового назначения длительного пользования	219,5	7,3	229,7	7,7	222,7	7,4	193,8	26,5	246,4	32	1,07
хозяйственные товары	201,5	6,7	202,0	6,7	204,6	6,8	129,9	19,4	194,3	29	0,96
отдел №3 «продовольственные товары»	639,1	21,3	649,0	21,6	771,6	25,7	194,7	27,9	648,0	30	0,99
в том числе реализуемые по фиксированным и регулированным ценам	251	8,4	253,1	84,0	329,1	11,0	229,9	27,4	126,0	15	0,50
реализуемые по свободным ценам	387,7	12,9	395,9	13,2	442,5	14,7	364,8	28,3	382,8	29	0,97
отдел №4 «Кондитерские товары»	473,7	15,8	514,9	17,2	504,3	16,8	753,5	47,7	1032	60	2,00
в том числе закупленные на внутреннем рынке	262,0	8,7	143,1	4,8	164,5	5,4	175,5	20,2	288	60	2,01
импортные	211,7	7,1	371,8	12,4	319,8	11,3	578,0	81,4	744	60	2,00
Всего	2490,0	83,0	2681,6	89,4	2714,5	90,5	2484,9	29,9	2771,4	31	1,03

Примечание: такой анализ с использованием ПВЭМ рекомендуется проводить еженедельно.

Структурные подразделения торговой организации (отделы, секции, магазины, торговые группы)	Товарные запасы							Доля товаров, реализуемых по свободным ценам		Доля товарных запасов в торговом зале, %	Доля товарных запасов в на складе, %	Доля оплаченного товарного запаса, %
	Фактические товарные запасы			Отклонение фактических запасов от нормативных				В товарных запасах	В товарообороте
	сумма	дней	В расчет на 1 руб. товарооборота		сумма	дней	В расчет на 1 руб. товарооборота
отдел №1 «одежда, обувь»	1122,2	33	1,11		+72,4	+4	+0,14	-	-	55,0	45,0	28,0
в том числе: одежда	620,0	37	1,23		+120,0	+9	+0,3	-	-	60,0	40,0	38,0
обувь	469,8	27	0,92		-16,2	-3	-0,07	-	-	50,0	50,0	26,0
отдел «2 «Хозяюшка»	504,0	35	1,24		+72,0	+5	+0,24	-	-	40,0	60,0	37,0
в том числе: товары культурно-бытового назначения длительного пользования	284,9	38	1,34		+38,5	+6	+0,27	-	-	30,0	70,0	44,0
хозяйственные товары	194,3	28	1,00		-	-0,5	+0,04	-	-	45,0	55,0	31,0
отдел №3 «продовольственные товары»	669,6	26	0,87		+21,6	-4	-0,12	61,1	57,8	58,0	42,0	26,0
в том числе реализуемые по фиксированным и регулированным ценам	117,6	11	0,36		-8,4	-4	-0,14	-	-	80,0	20,0	31,0
реализуемые по свободным ценам	409,2	28	0,92		+16,4	-1	-0,05	-	-	35,0	65,0	37,0
отдел №4 «Кондитерские товары»	1118,0	66	2,13		+86,0	+46	+0,13	80,7	63,7	62,0	38,0	10,0
в том числе закупленные на внутреннем рынке	288,0	53	1,65		-	-7	-0,36	-	-	71,0	29,0	9,0
импортные	900	72	2,81		+15,6	+12	+0,81	-	-	42,0	58,0	74,0
Всего	3039,6	34	1,1		+268,2	+3	+0,07	43,8	28,7	54,0	46,0	31,0