Работа протокольной службы

К обязанностям протокольной службы относится прежде всего орга­низация протокольных мероприятий, о которых говорилось выше. Одна­ко кроме этого на протокольную службу возлагаются и другие задачи: ведение картотеки по фирмам-партнерам; обеспечение работников фирмы визитными карточками; оформление записей бесед;

оформление и поддержание порядка в комнате переговоров; получение приглашений сотрудникам фирмы на приемы и другие протокольные мероприятия и подготовка предложений для утверждения руководством списка участников;

подготовка для руководства проектов поздравительных писем и теле­грамм партнерам по случаю памятных дат и ответов-благодарностей на такие поздравления;

организация встреч и проводов представителей фирм, посещающих предприятие.

Работники протокольной службы должны отвечать следующим требо­ваниям:

владеть иностранным языком;

быть коммуникабельными, обязательными, дисциплинированными, вежливыми;

иметь соответствующий внешний вид;

знать основы протокола и особенности протокола разных стран.

Деловой этикет

Современным этикет наслелуег обычаи и традиции практически всех народов от древних времен до наших дней. Правила этикета в основе своей являются международными, поскольку соблюдаются более или менее одинаково во всех странах. Одновременно этикет каждой страны может иметь свои и довольно существенные особенности, что обуслов­лено историческими, национальными, религиозными и другими тради­циями и обычаями.

Этикет имеет практическое значение, которое состоит в том, что он дает возможность людям без особых усилий использовать уже готовые формы общепринятом вежливости для общения.

Основы л и кета можно свести к следующему.

1. Культура речи, которая предполагает не только ее грамматическую и стилистическую правильность, по и отсутствие вульгарных слов.

2. Элементарная вежливость как непременная черта этикета предпо­лагает умение здороваться, прощаться, благодарить.

3. Недопущение грубости и хамства во всех их проявлениях. Привет­ствия по старшинству, соблюдение табели о рангах и положении. Учет национальных особенностей приветствий.

4. Сдержанность, недопустимость развязности, панибратства, само­обладание в трудных ситуациях.

5. Уважение к собеседнику, недопустимость высокомерия, похвальбы собой или страной. Скромность в одежде, поведении и высказываниях.

6. Мягкость манер, умение спорить, не задевая чувства достоинства собеседника. Недопустимость в споре давления чужим авторитетом. Тер­пимость к иному мнению собеседника. Умение признавать свои ошиб­ки, быть самокритичным.

7. Готовность и умение во что бы то пи стало сдержать слово, обеща­ние, при любых обстоятельствах выполнить взятое на себя обязательство.

8. Порядочность, справедливость, благожелательное отношение к подчиненным. Строгость, требовательность к себе и другим. Умение брать на себя решения.

Вопросы для самоконтроля

1. Что понимается под термином “деловой протокол”?

2. Какие организационные аспекты переговоров с иностранным партнером необходимо планировать заранее?

3. Каковы основные требования к проведению переговоров?

4. В чем заключается протокольная работа на переговорах?

5. Какие виды протокольных мероприятий, кроме переговоров, используют­ся в международной практике?

6. Какие вопросы входят в компетенцию протокольной службы?

7. В чем заключаются основные правила делового этикета?