Организация работы по сбору информации и изучению контрагентов

Правильный выбор торговых партнеров очень важен, поэтому пред­приятия и организации, стремящиеся к внешнеэкономической деятель­ности, должны хорошо организовать и методически отладить эту работу. Было бы ошибкой прибегать к сбору информации по фирмам-партнерам только эпизодически или в период подготовки переговоров с ними. Эта деятельность должна вестись постоянно и тщательно.

Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнетор­говых организациях должна включать:

а) предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;

б) текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с ко­торыми заключены контракты;

в) выявление и изучение новых фирм и организаций — возможных контрагентов по экспорту и импорту;

г) систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта и импорта;

д) наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих веду­щую роль на отдельных товарных рынках.

Изучение фирм, работающих на определенном рынке, складывается из сбора информации о фирме и систематизации сведений в определен­ном порядке. Для получения интересующих сведений контрагенты ис­пользуют все возможные источники информации, которые можно полу­чить через сложившуюся на мировом рынке систему и которые являют­ся обычными в практике любой фирмы, участвующей в международной торговле.

Информация по фирме, полученная из разных источников, собира­ется и систематизируется в досье на фирму.

Вопросы, по которым подбирается материал для досье, могут быть разделены на две группы:

1. вопросы общей характеристики фирмы, включая выяснение ее ро­да деятельности, номенклатуру производства и торговли, размеры произ­водства, и другие вопросы, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара;

2. вопросы по специальным аспектам, имеющим отношение непо­средственно к заключению контрактов.

К ним относятся вопросы кредитоспособности, финансового положе­ния фирмы, загрузки ее заказами, заинтересованности в получении зака­зов от иностранных контрагентов, выяснения ее взаимоотношений с дру­гими фирмами и государственными органами, участия фирмы в артельных и других соглашениях, а также деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается проведение переговоров.

Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полу­ченные при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или вла­дельцами, а также в процессе коммерческих переговоров. В качестве до­полнительных источников информации используются данные фирмен­ных справочников, годовые отчеты фирм, справки банков и специализи­рованных информационных фирм.

Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специаль­но сотрудниками внешнеторговой организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:

а) карта фирмы — базовый документ, в котором собирается всесто ронняя информация об интересующей фирме;

б) сведения о переговорах с фирмой;

в) сведения о деловых отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруп пировано по основным вопросам, характеризующим различные сторонь деятельности изучаемой фирмы:

страна, почтовый адрес, телефон, факс; год основания;

предметы торговли, производства (с указанием основных технически: характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;

производственные мощности, торговый оборот, число работнико! или другие данные, характеризующие производственные возможности I объем деятельности (по годам);

данные, характеризующие финансовое положение; филиалы, дочерние предприятия, участия и прочие связи (картель ные, финансовые, персональные и т.д.); важнейшие конкуренты;

владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственны! контакт с вашими организациями;

оборот, в том числе по разным рынкам;

отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).

Для подбора и систематизации сведений о фирме используется ши рокий круг материалов, характеризующих ее: оперативная информация данные периодической печати, годовые отчеты, сведения специализиро­ванных информационных организаций.

В разделе досье по производственным мощностям указываются объ­ем выпускаемой продукции, число рабочих и служащих, важнейшш предприятия, размер производственных площадей, количество единш оборудования.

По торговому обороту собирается информация о количестве имею­щихся у фирмы контор, отделений, магазинов и складов и объеме годо­вых оборотов, об удельном весе фирмы в производстве, экспорте и им­порте соответствующих товаров.

Сведения о финансовом положении фирмы могут быть получены и: балансов, справочников, справок кредит-бюро и банков, других источ­ников. В этом разделе отражают по годам объемы капитала, обороты, прибыль или убытки, а также другие данные, характеризующие финан­совое положение фирмы.

В разделе, информирующем о связях фирмы, перечисляются филиа­лы и дочерние предприятия, в которых данная фирма участвует своими капиталами или имеет с ними какие-либо другие связи, указывается раз­мер участия или характер связи.

В информационном блоке по важнейшим конкурентам фирмы ука­зывают название конкурента, страну и наименование конкурентного то­вара.

В сведениях о владельцах, руководителях фирмы приводятся наиме­нования юридических лиц и фамилии физических лиц, являющихся фактическими владельцами данной фирмы. Если имеется несколько вла­дельцев, указывают долю участия каждого из них в капитале фирмы. Для акционерного общества перечисляются фамилии акционеров, владею­щих большим числом акций, указываются фамилии руководителей фир­мы и работников с указанием сведений о деловых качествах.

Все заносимые в карту сведения должны иметь указание о том, к ка­кому периоду они относятся, а также ссылку на использованный источ­ник.

Кроме, данных, перечисленных в карте, в досье фирмы должны со­бираться:

характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служа­щих, осуществляющих непосредственный контакт с вашими организаци­ями;

данные балансов фирмы за хозяйственный год;

данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о пове­дении фирмы во время переговоров о заключении сделок и о ходе их ре­ализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов россий­ских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в ра­боте на российском рынке).

Карта фирмы является необходимым источником изучения фирмы. При изучении же государственных, полугосударственных и кооператив­ных организаций наряду с картой фирм используют материалы по следу­ющим вопросам:

на какую группу товаров и на какую территорию страны или группы стран распространяется монопольное право на экспорт или импорт, пре­доставленное изучаемой организации;

каков удельный вес организации в импорте и экспорте данной груп­пы товаров и во внешнеторговом обороте страны в целом за последние годы;

каковы особенности возникновения и развития организации;

в ведении какого правительственного учреждения находится органи­зация;

какова организационная структура и схема управления организации;

каковы положение и деятельность на внутреннем рынке, связи с ча­стным сектором.

При составлении характеристик на государственные, полугосударст- венные и кооперативные организации указываются и подробно освеща­ются такие вопросы, как характер взаимоотношений данной организа­ции с правительственными органами и ее роль в экономике страны, а при персональной характеристике руководства — принадлежность к по­

литической партии, личные связи с правительством и деловыми кругами этой страны.

К специфическим видам фирм относятся также агентские фирмы. В их досье вносятся данные о сроке действия агентского соглашения, ми­нимальном объеме продаж, размере комиссионных, виде агентства, тер­ритории, охватываемой деятельностью данной фирмы.

Важное место в досье на фирму занимают такие документы, как “све­дения о переговорах” и “сведения о деловых отношениях”. В них фик­сируется информация, источником которой являются личные наблюде­ния и впечатления оперативных работников, полученные в процессе пе­реговоров, в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий фирмы. Такого рода сведения являются главными и наиболее ценными источниками информации о деловых качествах фирмы и ее представите­лей.

Сведения о переговорах с фирмой собирают после завершения перего­воров с фирмой. Основные вопросы для изучения:

а) предмет переговоров;

б) результат переговоров;

в) характеристика представителей фирмы, проводящих переговоры, вплоть до черт характера (слабых и сильных их сторон), степень владе­ния коммерческими и техническими вопросами;

г) поведение фирмы во время переговоров;

д) деловые отношения с другими российскими организациями.

Сведения о деловых отношениях. В отличие от сведений о переговорах,

которые составляются после каждого раунда переговоров с фирмой, све­дения о деловых отношениях составляются один раз год и отражают опыт работы с фирмой в течение года. К ним относятся сведения о вы­полнении фирмой условий контрактов, ее заинтересованности в работе с данным рынком, деловых качествах фирмы и ее представителей, про­явившихся в процессе выполнения контрактов.

Досье на фирмы пополняется систематически, при этом перед нача­лом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесо­образно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлый период.

В принципе каждая организация может подготовить для собственных нужд свой вариант фирменного досье, учитывая при этом специфику своей работы на мировом рынке и особенности круга своих контраген­тов.

Для осуществления работы по изучению иностранных контрагентов используются не только собственные каналы информации, но и услуги специализированных организаций и ведомств. Так, большой объем ин­формации сосредоточен в кабинете фирм Всероссийского научно-иссле- довательского конъюнктурного института (ВНИКИ). Кабинет фирм ве­дет досье на фирмы, представляющие интерес для российских участни­ков внешнеэкономической деятельности в качестве контрагентов и кон­курентов, систематизирует материалы о наиболее крупных фирмах и мо­нополиях, подбирает библиотеку фирменных справочников, предостав­ляет участникам внешнеэкономической деятельности информацию, спо­собствующую правильному выбору фирмы-контрагента.

Подобные услуги оказывает и ряд других организаций, в частности Торгово-промышленная палата России.

Определенное содействие в получении информации о потенциальных партнерах могут оказать работники загранаппарата России. Торговые представительства и аппараты торговых советников постоянно следят за изменениями в деятельности и финансовом положении крупнейших фирм-партнеров российских организаций в стране пребывания и могут предоставить имеющуюся у них информацию.

На российском рынке информационные услуги соответствующего профиля предоставляет в настоящее время и ряд иностранных информа­ционных фирм, в том числе известная американская компания “Дан энд Брэдстрит”. Специалисты этой компании ведут досье на многие тысячи компаний по всему миру.

Существует большое количество показателей оперативной и финансо­вой отчетности фирмы, с помощью которых дается оценка результатов ее деятельности. Основными формами отчетности фирмы, используемыми для анализа, являются баланс, счет прибылей и убытков, счет поступле­ний и расходования средств.

Баланс — это документ, отражающий в стоимостном выражении ак­тивы фирмы и источники их формирования по состоянию на определен­ную дату, обычно на конец квартала или года.

Счет прибылей и убытков отражает результаты хозяйственной дея­тельности фирмы за отчетный период и наряду с балансом является важ­нейшей и обязательной формой финансовой отчетности акционерных обществ.

Счет поступлений и расходования средств позволяет определить объ­ем самофинансирования и финансирования за счет заемных средств, те­кущих капиталовложений и других затрат.

Используемые в процессе анализа показатели можно подразделить на абсолютные и относительные. К абсолютным относятся различные дан­ные, характеризующие масштаб операций фирмы, ее производственные мощности, результаты производственной и сбытовой деятельности и т.д. В большинстве своем эти данные берутся из ее финансовой и оператив­ной отчетности.

Относительные показатели представляют собой различные коэффи­циенты или отношения, рассчитываемые путем соотнесения абсолютных показателей друг с другом. Анализ относительных показателей основы­вается на том, что в практике коммерческих фирм складываются опре­деленные соотношения показателей (например, отдельных статей балан­са) в зависимости от сферы деятельности фирм или отрасли производст­ва, что очень удобно для проведения различных сопоставлений.

Всю совокупность абсолютных и относительных показателей можно объединить в группы, характеризующие экономический потенциал фир­мы, эффективность ее деятельности, конкурентоспособность и финансо­вое положение.

Показатели экономического потенциала фирмы. К числу показателей, характеризующих экономический потенциал фирмы, относятся: сведе­ния об активах, объемах продаж, о чистой или валовой прибыли, об ос­новном капитале, оборотном капитале, о капиталовложениях, собствен­ном и заемном капитале, капитализированной прибыли, производствен­ных мощностях, научно-исследовательской базе и расходах на НИОКР, информация об общем числе занятых и др.

Для характеристики масштаба операций фирмы используются такие показатели, как объем продаж, величина активов, собственного капита­ла, число занятых. Все эти показатели сами по себе мало о чем говорят, но в сравнении с аналогичными показателями других фирм данной от­расли или страны они позволяют составить представление о ее солидно­сти или масштабах операций.

Показатели эффективности деятельности фирмы. К числу этих пока­зателей относится целый ряд абсолютных и относительных показателей, важнейшим из которых считается размер прибыли. Именно прибыль яв­ляется конечной целью и основным критерием деятельности любой ком­мерческой фирмы. Размер прибыли в абсолютном выражении кладется в основу исчисления целого ряда относительных показателей рентабельно­сти.

К группе важных показателей относится и объем продаж. Он свиде­тельствует не только о масштабах деятельности фирмы, но и о темпах ее роста. Этот показатель является также базовым для вычисления ряда от­носительных показателей эффективности. Среди них можно выделить следующие.

Отношение объема продаж к активам (коэффициент капиталоотдачи) и отношение объема продаж к основному капиталу характеризуют эф­фективность использования всех средств, имеющихся в распоряжении фирмы, в первом случае и средств, вложенных в основной капитал, — во втором. Рост этих показателей отражает либо повышение эффективности ее операций, либо инфляционный рост цен, что может сочетаться со снижением рентабельности использования основного капитала и активов в целом.

Показатели конкурентоспособности фирмы. Здесь имеются в виду возможности фирмы предложить товар, отвечающий требованиям по­купателя, т.е. определенного качества, в нужном количестве, в необ­ходимые сроки и на более выгодных условиях поставки, чем конку­ренты.

О конкурентоспособности можно судить и по таким экономическим показателям, содержащимся в финансовой отчетности фирм, как:

динамика продаж в стоимостном и количественном выражении. Ес­ли стоимость реализованной продукции растет быстрее, чем ее физиче­ский объем, значит, спрос на нее повышается (при этом необходимо учитывать фактор инфляционного роста цен). Если картина обратная, следовательно, продукция перестает пользоваться спросом и фирма вы­нуждена снижать цены на нее;

отношение объема продаж к стоимости материально-производствен­ных запасов. Этот показатель называется коэффициентом спроса, так как характеризует спрос на изделия фирмы. Уменьшение этого показателя свидетельствует о замедлении оборачиваемости запасов: это либо сниже­ние спроса на готовую продукцию, либо увеличение запасов сырья;

отношение объема продаж к стоимости нереализованной продукции дополняет два предыдущих и в случае уменьшения означает снижение спроса или перепроизводство продукции;

отношение объема продаж к сумме дебиторской задолженности отра­жает объем коммерческого кредита, предоставляемого фирмой клиентам. Обычно, чем выше спрос, тем меньше объем кредита. Уменьшение это­го показателя говорит о сокращении продаж в кредит;

загрузка производственных мощностей. Как только фирма начинает испытывать трудности со сбытом готовой продукции, сразу же снижает­ся загрузка производственных мощностей;

портфель заказов, если он значителен, характеризует высокий уро­вень спроса на продукцию фирмы;

объем и направление капиталовложений. Обычно фирма вкладывает капиталы в производство наиболее перспективных с ее точки зрения то­варов. Если она прекращает вложение капиталов в данное производство, значит, не видит для себя перспектив получения в будущем достаточно высокой нормы прибыли, что может свидетельствовать о снижении кон­курентоспособности данной продукции.

Показатели финансового положения фирмы. Финансовое положение фирмы определяется степенью финансовой независимости от внешних источников финансирования своей деятельности, способностью в необ­ходимые сроки погашать свои финансовые обязательства, т.е. платеже­способностью, и возможностью предоставления кредитов клиентам, т.е. кредитоспособностью.

Коэффициент финансовой независимости фирмы — отношение собст­венного капитала к итогу баланса — отражает финансовую независи­мость фирмы от внешних источников финансирования. Чем выше это отношение, тем лучше ее финансовое положение. Считается, что общая сумма задолженности не должна превышать сумму собственного капи­тала.

Отношение всей задолженности к собственному капиталу, как и пре­дыдущий показатель, отражает соотношение внешних и собственных ис­точников финансирования, при этом задолженность не должна превы­шать собственный капитал.

Отношение собственного капитала к реальному основному капиталу показывает, в какой степени инвестирование капитала в основные фон­ды осуществляется за счет внутренних источников финансирования.

Отношение долгосрочной задолженности к собственному капиталу. Фи­нансирование деятельности компании за счет долгосрочных кредитов,

особенно в форме облигационных займов, выгодно для нее, если ее нор­ма прибыли выше размера выплачиваемых процентов. Долгосрочный кредит позволяет значительно расширить масштабы операций фирмы и получить большую массу прибыли. Однако положение считается ненор­мальным, если долгосрочная задолженность превышает собственный ка­питал.

Коэффициент покрытия, или отношение оборотных активов к кратко­срочной задолженности, — один из основных показателей платежеспо­собности фирмы. Он говорит о том, в какой мере краткосрочная задол­женность фирмы покрывается ее оборотными активами.

Коэффициент ликвидности оборотных активов показывает долю на­личности и быстро реализуемых ценных бумаг в оборотных активах. Чем выше этот коэффициент, тем выше ликвидность оборотного капитала и платежеспособность фирмы.

Выбор тех или иных показателей, характеризующих фирму, зависит от целей, которые ставит перед собой организация при выборе иностран­ного партнера. В любом случае наиболее важными факторами, которы­ми необходимо руководствоваться, являются репутация фирмы и ее про­дукции, надежное финансовое положение и платежеспособность, доста­точный производственный и научно-технический потенциал.