Видалення буквиці
Клацніть абзац, що містить більшу заголовну букву (буквицю).
У меню Формат виберіть команду Буквица.
Виберіть варіант Нет.
Копіювання даних між додатками
Microsoft Office 2000 надає користувачеві кілька способів обміну даними між додатками. Коли ми вводимо інформацію в додаток, ми створюємо те, що називається об'єктом. Різними типами об'єктів служать текстові документи в Word, електронні таблиці й діаграми, створювані в Excel, і слайди в PowerPoint.
Об'єкти можуть створюватися в одному додатку, копіюватися в буфер обміну, а потім уставлятися в інший додаток. Наприклад, таблиці, зроблені в Word, можна легко скопіювати в Excel або вставити аркуш або діаграму Excel у документ Word. Формат даних, що вставляють, у точності може не збігатися з форматом джерела.
Для запобігання проблем форматування при вставці даних застосовується зв'язування й впровадження об'єктів.
Основні розходження між зв'язуванням і впровадженням полягають у місці зберігання даних і способі відновлення даних після приміщення їх у документ.
Всі додатки Office можуть працювати як клієнтські додатки і як сервери. Так дані можуть копіюватися між додатками Office за допомогою команд копіювання й вставки.
Найбільше часто в діловодстві використається обмін даними між додатками Excel й Word.
Вставка таблиці даних Excel в Word
1. Виділите необхідні дані на робочому аркуші Excel.
2. Виберіть у меню Правка команду Копировать (Edit, Copy), дані скопійовані в буфер обміну.
3. Перемкнетеся в Word.
4. Помістите курсор у те місце документа, куди необхідно вставити дані.
5. Виберіть Правка, вставить (Edit, Paste).
Дані вставлені у вигляді таблиці й можуть редагуватися засобами Word.
Таблиці, зроблені в Word за допомогою роздільника - табуляції, можна копіювати в Excel. Кожна позицій табуляції представляє стовпець у робочому аркуші Excel. Якщо таблиця Word починається з табуляції, то перший стовпець робочого аркуша Excel залишається порожнім при копіюванні даних. Щоб переконатися в тім, що всі дані вставлені у відповідні стовпці, символи табуляції необхідно копіювати разом з даними.
Таблиці, побудовані в Word за допомогою майстра таблиць, також можуть бути скопійовані в Excel. Дані з осередків таблиці Word автоматично розміщаються у відповідних осередках робочого аркуша Excel.
Вставка таблиці даних Word в Excel
1. Виділите необхідні дані в документі Word.
2. Виберіть у меню Правка команду Копировать (Edit, Сміттю), дані будуть скопійовані в буфер обміну.
3. Перемкнетеся в Excel.
4. Виберіть початковий осередок області, куди необхідно ввести дані.
5. Виберіть Правка, Вставить (Edit, Paste).
Дані вставлені в робочий аркуш і можуть редагуватися засобами Excel.
Зв'язування й впровадження об'єктів
Обмін даними між додатками може бути реалізований одним із двох способів:
впровадження об'єкта створює незалежну копію об'єкта в клієнтському документі. Ніякого зв'язку із серверним документом не підтримується;
зв'язування об'єкта підтримує зв'язок із серверним документом. Дані можуть бути обновлені вручну або автоматично щораз, коли змінюється серверний документ.
Зв'язування об'єктів
Зв'язування не вимагає того, щоб копія об'єкта була вставлена в клієнтський додаток. Замість цього в клієнтський додаток уставляється серверний об'єкт.
Зв'язування можливо тільки для збережених файлів.
Зв'язування має свої певні переваги:
обсяг даних, якому необхідно зберігати в клієнтському документі, менше, ніж у випадку, коли об'єкт впроваджується;
якщо згодом об'єкт модифікується серверним додатком, модифікація автоматично перенесеться й на клієнтський додаток.
Установка зв'язку об'єкта
Відкрийте серверний додаток, наприклад Excel, і створіть об'єкт для зв'язування. Файл, що зберігає об'єкт, повинен бути збережений.
2. Виділите об'єкт, а потім виберіть Правка, Копировать (Edit, Copy). Копія об'єкта перейшла в буфер обміну й готова до вставки в клієнтський додаток.
3. Відкрийте клієнтський додаток, наприклад Word, і помістите позицію вставки там, куди повинен бути вставлений зв'язаний об'єкт.
4. Виберіть Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special).
5. З'являється панель діалогу Спеціальна вставка (Paste Special) (рис. 5).
6. Виберіть необхідний тип вставки зв'язку -Лист Microsoft Excel (объект) зі списку Как (As).
7. Позначте перемикач Связать (Paste Link), а потім натисніть ОК. Таблиця буде вставлена в документ Word як зв'язаний об'єкт, і зміни таблиці в Excel автоматично переносяться в документ Word.
8. Зміните будь-які дані в таблиці, потім перемкнетеся в Word і переглянете дані в документі.
Рис. 5. Зв'язування об'єктів у режимі "Спеціальна вставка"