МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ХЕРСОНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА МІЖНАРОДНОГО МАРКЕТИНГУ І МЕНЕДЖМЕНТУ

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

до проведення лабораторних робіт на тему:

“Текстовий редактор Word for Windows”

Заняття №6

“Подання даних у вигляді таблиці”

з дисципліни

„Ділова документація ЗЕД”

Херсон 2007

Методичні вказівки до проведення лабораторних робіт „Текстовий редактор Word for Windows” для студентів усіх спеціальностей. Заняття №6 – “Подання даних у вигляді таблиці” /О.Є.Огнєва, О.Ф.Рогальський. – Херсон, ХНТУ, 2007

Рецензент:

Дурман М.О., к.т.н.,

доцент кафедри Інформатики та КТ

ЗАТВЕРДЖЕНО на засіданні кафедри

протокол №____ від ________________________

Зав.кафедрою_____________О.А.Савчук,

к.е.н., професор

Відповідальний за випуск

О.Ф. Рогальський, к.е.н., доцент,

завідувач секцією Інформаційного менеджменту кафедри Міжнародного маркетингу і менеджменту

Подання даних у вигляді таблиці

Текстовий процесор Word має розвиту функціональність по роботі з об'єктами нетекстової природи. Серед убудованих об'єктів можуть бути стандартні об'єкти, створені іншими програмами (малюнки, анімаційні й звукові кліпи й багато чого іншого), а також об'єкти, створені засобами самого текстового процесора. Зокрема, програма дозволяє створювати й вбудовувати геометричні фігури, художні заголовки, діаграми, формульні вираження, заготовлені векторні ілюстрації (клиіарти), у тому числі й анімімові, тобто в ній є засоби, що віддалено нагадують засоби спеціалізованих графічних редакторів. Правда, серед цих засобів немає нічого для створення й обробки растрових ілюстрацій - їх можна тільки імпортувати з інших програм, але зате є засобу для керування їхньою візуалізацією, наприклад для зміни яскравості, контрастності й масштабу зображення.

Незважаючи на настільки різнобічну природу об'єктів, з якими може працювати Microsoft Word, у них є загальні властивості, наприклад такі, як розмір, положення на сторінці, характер взаємодії з текстом. Спочатку ми зупинимося на вивченні самих загальних властивостей убудованих об'єктів, не обговорюючи їхню природу, - це допоможе освоїти базові прийоми роботи з об'єктами. А з конкретними властивостями конкретних об'єктів ми познайомимося трохи пізніше. Але перед тим як приступати до вивчення прийомів роботи з об'єктами Word, необхідно зробити важливе зауваження про доцільність їхнього застосування. На цей рахунок існують досить суперечливі думки.

1. Всі об'єкти Microsoft Word безумовно можна використати, якщо документ готується для печатки, тобто передбачається, що він буде передаватися замовникові або поширюватися у вигляді паперової копії, виконаної на принтері. Оформлення документів за допомогою убудованих об'єктів дозволяє зробити їх представницькими.

2. С іншої сторони, нагадаємо, що не можна плутати поняття подання документа й надання документа. Якщо документ передбачається передати у вигляді файлу для наступної обробки (а саме так передають рукопису в редакції), то всі власні засоби програми по створенню й розміщенню убудованих об'єктів не тільки марні, але й шкідливі.Це пов'язане з тим, що об'єкти Microsoft Word не стандартні й не підтримуються професійними програмами. Компанія Microsoft має лідируюче положення в галузі й може не зважати на загальноприйняті стандарти й правила, а впроваджувати свої. Тому об'єкти, створені в програмах цієї компанії, можуть повноцінно використатися тільки в інших програмах тієї ж компанії.

3. З останнього зауваження випливає ще один напрямок для використання об'єктів, створених в Microsoft Word. Їх можна успішно експортувати через буфер обміну Windows в інші програмні продукти, що входять у пакет Microsoft Office, наприклад такі, як система керування електронними таблицями Excel, система керування базами даних Access, система підготовки презентацій PowerPoint й інших.

Анкетні чи статистичні дані, дані виробничого характеру тощо часто варто наводити у вигляді таблиць.

Таблиці призначені для наочного подання інформації. Елементами таблиці є клітинки (синон.: комірки, чарунки), рядки, стовпці, рамки (межі) і дані, які є в клітинках.

Дані, представлені в табличній формі, відрізняються наочністю. Таблиці завжди були невід'ємним атрибутом наукової й звітної документації, а в останні роки сталі й ефективним засобом оформлення Web-сторінок Інтернету. Це пов'язане з тим, що в силу природних причин можливості форматування Web-сторінок досить обмежені. Тому багато Web-дизайнерів використають таблиці (у тому числі й сховані), щоб примусово управляти відображенням даних на екрані клієнта й не довіряти цей відповідальний процес засобу перегляду Web (броузеру).

При автоматичній генерації активних Web-сторінок з використанням матеріалів зі сполученої бази даних теж створюється структура Web-сторінки, в основі якої лежать невидимі таблиці. Так, наприклад, таблиці - це найпростіший засіб для імітації на Web-сторінці газетного або журнального тексту, що має два й більше колонки.

Комірки таблиць можуть містити не тільки текст, але й графічні та інші об'єкти. Завдяки цьому можна розміщати кілька ілюстрацій по ширині Web-сторінки (звичайні засоби форматування Web-сторінок не дозволяють це зробити).

При створенні електронних документів можна управляти методом подання комірок і рамок, як зовнішніх, так і внутрішніх. При створенні друкованих документів таблиці оформляють так, щоб вони відповідали стилю й змісту документа.

При створенні Web-сторінок існує прийом, коли рамки взагалі не відображають, а між комірками роблять зазор. У результаті цього об'єкти, що перебувають в комірках, утворять рівні регулярні структури на екрані, у те час як ніяких слідів таблиць на екрані не видно.

Текстовий процесор Microsoft Word має дивно гнучкі й потужні засоби створення таблиць як для друкованих, так і для електронних документів.

Word надає користувачеві зручні засоби створення й оформлення таблиць.

Таблиця складається з рядків і стовпців комірок. Комірку можна заповнювати цифрами, текстом і малюнками.

Для оформлення таблиць в Word використаються наступні операції:

• уведення даних у таблиці;

• перетворення таблиці в текст і навпаки;

• додавання й видалення рядків і стовпців у таблиці;

• об'єднання й поділ комірок;

• оформлення границь таблиці й заливання комірок;

• сортування даних й ін.

Word дозволяє робити деякі обчислення в таблицях, однак для побудови складних формул, керування зв'язаними даними рекомендується використовувати електронні таблиці Microsoft Excel.

Створення таблиць

Таблиці зручно використовувати не тільки для уведення й оформлення числових даних, але й для вирівнювання абзаців тексту й відповідних їм малюнків усередині документа. Для зручності читання рядка й стовпці таблиці розділяються лінійками.

Щоб відобразити розділові лінійки, невиведені на друк, але використовувані з метою позначення комірок таблиці, виберіть пункт меню Таблица, потім Отображать сетку.

Таблицю можна створити декількома способами:

• вставити в документ, за допомогою команди Вставить таблицу в меню Таблица;

• використати кнопку Вставить таблицу - ;

• намалювати таблицю в документі за допомогою миші, вибравши кнопку Нарисовать таблицу - .

Вставка таблиці за допомогою команди меню

1. Установите текстовий курсор перед тим абзацом у документі, перед яким буде створена таблиця.

2. Виберіть у меню Таблица команду Вставить таблицу.

3. У діалоговому вікні, що відкрилося, задайте необхідну кількість рядків і стовпців для нової таблиці (рис. 1).

4. Задайте параметри автоподбора ширини стовпців.

5. Натисніть ОК.

Рис. 1. Вставка таблиці

Вставка таблиці за допомогою кнопки "Вставить таблицу".

1. Клацніть кнопку Вставить таблицу - .

2. Перемістите покажчик миші уздовж комірок таблиці.

3. Клацніть, коли потрібний діапазон комірок буде обраний (наприклад, таблиця 2x4 створить таблицю із двома рядками й чотирма стовпцями).

Таблицю можна намалювати в документі за допомогою миші, вибравши команду Нарисовать таблицу в меню Таблица або нажавши кнопку .

У результаті цих операцій на екрані з'являється панель інструментів Таблиці и границы (рис. 2).

Для редагування таблиці можна використовувати кнопки на панелі інструментів Таблицы и границы.

Рис. 2. Панель інструментів Таблицы и границы

Використання інструмента "Нарисовать таблицу"

1. Переконаєтеся, що встановлено режим перегляду Разметка страницы в меню Вид

2. Клацніть по кнопці Нарисовать таблицу на панелі інструментів Таблицы и границы.

3. Установите вказівник-олівець у той абзац документа, у якому буде створена таблиця.

4. Перетягнете покажчик, щоб створити границю таблиці.

5. Перетягнете покажчик у вертикальному напрямку, щоб створити стовпець.

6. Перетягнете покажчик у горизонтальному напрямку, щоб створити рядок.

Для видалення границі між комірками натисніть кнопку Ластик, а потім перетягнете ластик по цій лінії.

Уведення даних і переміщення по таблиці

Текст й/або числа можуть бути уведені в будь-яку комірку у таблиці. Комірка може містити один або кілька елементів, які розташовуються на декількох рядках таблиці. Для створення таких елементів варто ввести текст і нажати Enter.

Для видалення тексту можуть використовуватися стандартні процедури редагування тексту, наприклад клавіші Delete або Backspace.

Для переміщення в таблиці використовуються наступні клавіатурні комбінації:

Перейти в сусідню комірку	Tab
Перейти в попередню комірку	Shift + Tab
Перейти на попередній або наступний рядок	стрілка нагору або стрілка вниз
Перейти в першу комірку у рядку	Alt + Home
Перейти в останню комірку у рядку	Alt + End
Перейти в першу комірку у стовпці	Alt + Page Up
Перейти в останню комірку у стовпці	Alt + Page Down
Додати новий рядок у низ таблиці	Tab наприкінці останнього рядка
Додати текст перед таблицею на початку документа	Enter на початку першої комірки

Натискання клавіші Enter при положенні курсору в коміркі дозволяє почати новий абзац в коміркі таблиці.

Перетворення тексту в таблицю

При створенні документа іноді зручніше вводити табличні дані послідовно, через роздільник, а потім перетворити їх у таблицю.

Щоб перетворити існуючий текст, набраний з роздільником (табуляція, крапка з коми або інший роздільник), у таблицю:

1. Виділите текст із роздільником.

2. Виберіть команду Преобразовать в таблицу в меню Таблица (рис. 3).

Рис. 3. Перетворення тексту в таблицю

У поле Число столбцов повинне бути зазначене число стовпців, що відповідає кількості роздільників у рядку, включаючи кінець абзацу.

У поле Разделитель позначається той, котрий (табуляція, крапка з коми або інший роздільник) є присутнім у рядку даних. Щоб перетворити існуючу таблицю в текст із роздільником (табуляція, крапка з коми або інший роздільник), виберіть команду Преобразовать в текст у меню Таблица.