Архивные документы

В результате выполнения операции смены расчетного периода в журналах расчетов, документы могут приобретать статус «архивности», что отражается значком , имеющим более темный фон. Такой статус документ может приобрести только в том случае, если в ре­зультате его проведения были порождены записи одного или не­скольких журналов расчета. Следовательно, архивированным может стать лишь проведенный документ. При архивировании документа выполняется процедура архивации, в которой во время настройки конфигурации задачи может быть определена та или иная последо­вательность действий. Как правило, это регламентные действия, ко­торые должны проводиться однократно в течение расчетного перио­да, например, списание суммы долга сотрудника при расчете возвращаемой ссуды предприятия.

Проведение документа

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации доку­мента.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК» или «Провести»), на экран выдается запрос необходимости проведения документа:

Если на запрос ответить «Да» — документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в край­ней левой колонке знаком .

Ответив «Нет» на запрос, вы можете отказаться от проведения документа прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время.

Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведе­ния документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что па складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробо­вать провести документ.

Чтобы сделать документ не проведенным, следует в меню «Действия» главного меню программы выбрать функцию «Сделать документ не проведенным». После подтверждения признак прове­денного документа изменится на .

При отмене проведения документа отменяются все действия, ко­торые он выполнил в процессе проведения.

Не проведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке жур­нала будет правильно отражать текущее состояние документа.

Особенности проведения документа бухгалтерского учета

Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.

Заметим, что для некоторых видов документов проведение может не использоваться. Обычно это те виды документов, которые не влияют на бухгалтерские итоги и не выполняют никаких других из­менений в данных системы.

Операции и проводки в системе 1С:Предприятие. Перед тем, как рассмотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим принципы ведения бухгалтерского учета в системе 1С:Предприятие.

Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерские проводки. Бухгалтерская операция объединяет в себе несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая бухгалтерская операция принадлежит документу.

Бухгалтерские операции, вводимые вручную, принадлежат документам специального вида «Операция», и эти документы не могут быть проведены. Для других видов документов проводки операции формируются только в процессе проведения документа. При этом используется специальный алгоритм, который задан для каждого вида документов в конфигурации. Этот алгоритм определяет состав проводок операции, формируемой документом.

В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.

Кроме того, при проведении отдельных видов документов могут устанавливаться значения периодических реквизитов справочников, для которых в конфигурации определена возможность изменения документами.

При отказе от проведения документа бухгалтерского учета суще­ствующая операция документа (если он проводился ранее) не изме­нится. В этой ситуации существует потенциальная возможность рас­хождения данных документа и сформированных им проводок. Однако в конфигурации для отдельных видов документов может быть запрещена запись проведенного документа без его обязательно­го перепроведения.

Кроме этого, администратор системы может запретить сотрудни­кам (например, продавцам или операторам) редактирование прове­денных документов. Отредактировав пользовательские права в сеан­се конфигурирования системы, администратор может разрешить только ответственным сотрудникам выполнение таких операций, как изменение проведенных документов и изменение документов без перепроведения.

Если документ становится не проведенным, то из журнала прово­док удаляются проводки, сформированные этим документом. Также может быть удалена и операция, сформированная документом, если она сформирована только при проведении, что определяется в кон­фигурации. Кроме того, если документ при проведении изменял зна­чения периодических реквизитов справочников, то изменения, сделанные этим документом, также удаляются.