Использование

Включение режима отбора документов в журнале в зависимости от конфигурации может выполняться разными способами.

Ручная установка отбора. Пользователь может сам задавать условие отбора, т. е. выбирать и вид отбора, и значение отбора.

Для ручной установки отбора записей в журнале документов сле­дует выбрать пункт «Отбор по значению — Отобрать» меню «Дейст­вия» или кнопку панели инструментов журнала. Данный пункт меню и кнопка могут быть недоступны, если пользователю не пре­доставлена возможность самостоятельной установки отбора.

При входе в режим установки отбора открывается диалог, предос­тавляющий пользователю возможность выбрать вид отбора и кон­кретное значение отбора.

Для того чтобы сформировать условие отбора, следует выбрать как вид отбора, так и значение отбора. Например, вид отбора — «Склады», а значение — «Склад полуфабрикатов».

В верхней части диалога выводится список видов отбора, уста­новленных в конфигурации. Например, «Склады» и «Организации». Перемещая указатель в списке видов отбора, пользователь выбирает, какой вид отбора он будет использовать.

Для ввода значения существует два способа. Первый — непосред­ственный ввод значения, второй — получение списка существующих значений (тех значений, которые реально присутствуют в журнале) и выбор одного из них.

Справа от списка видов отбора в диалоге расположено поле для непосредственного ввода значения отбора. Формат ввода зависит от типа значения. Например, для отбора по числовому реквизиту нужно будет ввести числовое значение, а для отбора по организации — выбрать организацию из списка организаций. После ввода значения для установки отбора следует нажать кнопку «Установить отбор по значению». При этом диалог будет закрыт, а в журнале будет установлен необходимый отбор.

Для некоторых видов отбора непосредственный ввод значения невозможен из-за того, что в них включаются значения различных типов.

Заметим, что при отборе по видам документов значение отбора не вводится, а нажатие кнопки «Установить отбор по значению» сразу приводит к установке отбора. Также отбор по виду документа может быть выбран двойным щелчком мыши в списке видов отбора.

В нижней части окна диалога помещается набор элементов для получения списка существующих значений отбора.

Список заполняется при нажатии кнопки «Получить список». При этом список будет содержать те значения, которые реально су­ществуют в журнале документов. После нажатия кнопки «Получить список» список заполняется значениями отбора но теку­щему (выбранному) виду отбора. Время анализа записей, содержа­щихся в журнале, зависит, в основном, не от их количества, а от ко­личества существующих в них значений данного вида отбора. Например, если в информационной базе содержится 100000 доку­ментов, но они проводились только с тремя организация­ми-поставщиками, то заполнение списка значений отбора по органи­зациям будет выполнено очень быстро.

Установка «Получать по ... значений» задает число значений, ко­торые будут выбираться при заполнении списка существующих значений до выдачи предупреждения. Это позволяет исключить ситуации, когда заполнение списка существующих значений будет происходить очень долго. При заполнении списка значений, после заказанного числа будет выдаваться предупреждение «Обработано ... Значений. Продолжить?». Пользователь может продолжить или прервать анализ документов. Данная установка подбирается пользователем опытным путем.

Если во всех видах отбора количество значений небольшое, то можно использовать установку «Получать автоматически». Если данный переключатель включен, то при входе в диалог установки отбора и при переключении между видами отбора список сущест­вующих значений будет заполняться автоматически, без использова­ния кнопки «Получить список».

Установка «В интервале журнала» позволяет включать в список значений отбора только значения из документов, находящихся в вы­бранном на данный момент интервале журнала, а не во всем журна­ле. Заметим, что данная установка не ускоряет процесса поиска зна­чений.

Установка «В диапазоне с ... по ...» ограничивает получаемый спи­сок существующих числовых значений, когда нужно, например, бы­стро получить определенный разброс сумм документов, а потом вы­брать одну из них.

Предположим, клиент не помнит точную сумму оплаченного пла­тежного поручения: где-то в пределах 3...4 тысяч рублей. В этом слу­чае выбирается вид отбора «Сумма документа» (если такой вид от­бора существует), включается установка «В диапазоне с 3000 по 4000», а затем заполняется список имеющихся значений нажатием кнопки «Получить список». При этом список значений формируется гораздо быстрее, чем, если бы пришлось получать его по всем имею­щимся суммам (как уже отмечалось выше, чем больше неодинаковых значений в журнале — в данном случае, сумм документов — тем медленнее идет их поиск). Из полученного списка легко отобрать нужное значение, сформировав, таким образом, условие отбора.

Для строковых значений также предусмотрено ускорение запол­нения списка существующих значений. В реквизите «Значение отбо­ра» можно задать начало строки, которую требуется найти в журна­ле, затем включить установку «В пределах значения» и нажать кнопку «Получить список». При этом в список попадут лишь те зна­чения, которые начинаются с заданного фрагмента строки.

Так, например, зная приблизительное содержание строкового реквизита «Комментарий», можно легко получить список предпола­гаемых значений, которые записаны в документы. Выбрав вид отбора «Комментарий» и записав в поле «Значение отбора» «По договору», можно получить список из строк типа: «По договору 21», «По договору на поставку» и т. д. Из полученного списка легко отобрать нужное значение, сформировав, таким образом, условие отбора.

После того, как список значений получен, можно выбрать одно из значений списка. Для этого следует нажать кнопку диалога «Установить отбор». Установить отбор можно также двойным щелчком на конкретном значении из полученного списка существующих значений. После установки отбора диалог закрывается, а журнал переключается в режим отбора по выбранному значению.

Для того чтобы выбрать другое значение отбора или другой вид отбора, следует снова вызвать режим установки отбора.

Для того чтобы отключить отбор, следует нажать кнопку «Отключить отбор». В этом случае журнал будет показывать все записи, имеющиеся в журнале.

Кнопка «Отмена» диалога режима установки отбора позволяет отказаться от выбора нового условия отбора, но не отключает теку­щий отбор.

Отбор по колонке. Отбор по колонке позволяет, не входя в диа­лог отбора, установить отбор по текущей колонке журнала докумен­тов, то есть по той колонке, на которой в данный момент установлен курсор. Отбор будет произведен в том случае, если текущая колонка является критерием отбора, т. е. включена в виды отбора, задаваемые в Конфигураторе. Отбираемым значением будет являться текущее значение колонки журнала.

Например, если установить курсор на колонку «Автор» журнала документов и вызвать отбор по колонке, то будет установлен отбор по значению реквизита «Автор», на которой в данный момент нахо­дился курсор, разумеется, если такой вид отбора определен в конфи­гурации. Фактически это действие позволяет отобрать «все такие же» документы но критерию, определяемому текущей колонкой.

Для отбора по значению колонки поместите курсор на выбранное значение в колонке журнала и нажмите кнопку на напели инструментов окна журнала или выберите пункт «Отобрать по колонке» меню «Действия» главного меню программы. При этом в журнал будут выведены только те записи, которые удовлетворяют условию отбора.

Является ли текущая колонка журнала колонкой отбора, легко определить: кнопка отбора но колонке и соответствующий пункт меню будут активны.

При установке отбора по колонке не появляется дополнительного окна диалога, отбор производится сразу. Данный режим, но сути, ничем не отличается от установки отбора через диалог, а предназна­чен только для быстрого указания системе вида и значения отбора.

Отключение отбора. Не входя в режим «Отбор по значению», можно сразу отключить установленный ранее отбор. Для этого на­жмите кнопку на панели инструментов окна журнала документов или выберите пункт «Отбор по значению — Отключить» в меню «Действия» главного меню программы.

История отбора. На протяжении всего сеанса работы в системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще раз. Для этого нажмите мышью кнопку на панели инструментов окна журнала или выберите пункт «Отбор по значению — История» в меню «Дейст­вия» главного меню программы.

На экран будет выдан диалог, содержащий список ранее исполь­зованных отборов. Установите курсор на нужный отбор и нажмите кнопку «ОК». Окно истории отбора будет закрыто, а в журнале будет установлен необходимый отбор. Выбор также можно осуществить двойным щелчком в списке истории отборов.

Данный режим, по сути, ничем не отличается от установки отбора через диалог, а предназначен только для быстрого указания системе вида и значения отбора.

Принудительный отбор. Отбор записей в журнале может был включен принудительно. В этом случае при работе с журналом документов пользователь всегда работает со списком документов, отобранных но некоторому значению, например, только с документами которые он сам создавал. При этом документы, введенные другим пользователем, будут ему недоступны. Принудительный отбор устанавливается на этапе конфигурирования и обычно не может быть отменен пользователем.

Выбор значения отбора в форме журнала. В некоторых формах журналов установка отбора может быть выполнена различными элементами интерфейса окна журнала, если это определено на этане конфигурирования. При этом может быть использован список зна­чений, закладки отбора или другие способы выбора значения. Например, закладки выводятся в верхней части окна журнала и содер­жат обычно все доступные значения отбора, например, названия подразделений, фирм, складов. Щелкнув мышью в конкретную за­кладку, можно включить соответствующий отбор. Назначение и по­рядок использования элементов интерфейса предназначенных для установки отборов должен быть описан в форме журнала или в опи­сании конфигурации.