Глава 12. Групповое проведение документов

Обычно документы, влияющие на различные учетные механизмы, проводятся сразу после ввода. Однако в некоторых случаях возника­ет необходимость выполнения группового проведения документов. Например, если большая группа документов не проводилась во вре­мя ввода, а теперь их нужно провести. Другой причиной необходи­мости выполнения группового проведения может являться измене­ние некоторых данных, которые использовались при проведении документа. В этом случае групповое проведение позволит заново выполнить проведение для большого количества документов с уче­том измененных данных.

Для вызова данного режима следует выбрать пункт «Проведение документов» из меню «Операции» главного меню программы. В конфигурации могут быть определены также другие пункты меню и кнопки панелей инструментов для вызова данного режима.

Внимание. При использовании сетевой версии 1С:Предприятия все действия в данном режиме могут выполняться только в моно­польном режиме запуска программы. Эта особенность опреде­ляется важностью выполняемых действий при групповом про­ведении документов.

Проведение документов

Закладка «Документы» предназначена для проведения документов выбранных видов в указанном интервале.

В верхней части диалога задается интервал, в котором будут про­водиться документы. Для установки интервала следует ввести на­чальную и конечную дату.

Если в конфигурации используется оперативный учет, то в каче­стве конечной границы интервала может быть выбрана точка акту­альности. Для этого следует выбрать вариант «По точку актуально­сти». В этом случае будут проводиться документы от даты начала интервала до точки актуальности включительно.

Окно диалога содержит два одинаковых списка видов докумен­тов, которые могут проводиться. В каждом из этих списков необхо­димо выбрать документы.

Левый список предназначен для выбора не проведенных доку­ментов, правый — для выбора проведенных, то есть, ставя отметку в левом списке вы включаете проведение еще не проведенных документов, а ставя отметку в правом, включаете перепроведение уже поведенных документов. Кнопка «Выбрать все» позволяет расставить отметки сразу у всех документов списка.

Если вы хотите в процессе проведения получать информацию о проводимых документах, следует установить флажок «Выводить со­общения о проводимых документах». В этом случае при проведении будет автоматически открыто окно «Сообщения», в котором будут выдаваться сообщения о проводимых документах.

После установки всех необходимых параметров для выполнения проведения нажмите кнопку «Выполнить».

Если проведение прошло успешно, будет выдано сообщение «Проведение документов завершено!».

Восстановление последовательностей документов

Все документы в системе 1С:Предприятие образуют единую хро­нологическую последовательность. Для этого каждый документ име­ет дату и время. Даже если два документа имеют одинаковую дату и одинаковое время, они все равно располагаются в определенной по­следовательности, определяемой порядком их ввода в систему. Дата и время документа могут быть изменены. Таким образом, независи­мо от порядка ввода, документы могут быть расположены в последо­вательности, которая отражает реальную последовательность собы­тий, происходивших в хозяйственной жизни предприятия.

В системе 1С:Предприятие в процессе проведения документ вы­полняет некоторые действия, которые отражают данный документ в различных механизмах учета, поддерживаемых 1С:Предприятием. Например, для отражения в регистрах оперативного учета документ выполняет запись движений регистров, а для отражения в бухгал­терском учете документ выполняет запись проводок.

Алгоритм проведения документа, как правило, отражает в учете данные, записанные в самом документе (в его реквизитах). Однако в некоторых случаях алгоритм проведения документа анализирует также и текущие итоги, используя их при проведении. Например, если документ списывает товары или материалы по средней себестоимости, то для определения суммы списания алгоритм проведения будет анализировать остатки товаров (материалов) на момент документа. Если списание выполняется по методам LIFO или FIFO, то алгоритм проведения будет анализировать существующие остатки товаров (материалов) в разрезе партий на момент (позицию) доку­мента.

Очевидно, что документы, основывающиеся при проведении на данных итогов, должны проводиться строго последовательно. Однако на практике, из-за ошибок при вводе информации и несвоевременно­го поступления документов, часто приходится вводить или исправ­лять документы задним числом. Разумеется, в этом случае движения регистров или проводки, сформированные всеми последующими до­кументами (расположенными после того, который был исправлен), становятся некорректными. Например, если выяснилось, что в одной из приходных накладных, введенных в начале месяца, было неверно указано количество товара, то во всех последующих расходных на­кладных, списывающих имеющиеся в наличии партии, необходимо заново проанализировать остатки с учетом внесенных изменений и заново записать движения регистров или проводки. То есть, все до­кументы, анализирующие остатки, расположенные после измененно­го документа, должны быть проведены заново.

Для автоматического контроля необходимости перепроведения документов используются «Последовательности документов». Каж­дая введенная в конфигурации «Последовательность документов» обеспечивает контроль за порядком проведения документов указан­ных видов. Таким образом, в системе может существовать несколько независимых последовательностей.

Режим восстановления последовательностей позволяет автомати­чески выполнить перепроведение всех документов, относящихся к последовательности, от текущей позиции границы последовательно­сти, до указанного момента. Для восстановления последовательно­стей используется закладка «Последовательности» в диалоге «Про­ведение документов». Она присутствует в диалоге «Проведение документов» только если в конфигурации существует хотя бы одна последовательность документов.

В верхней части диалога следует выбрать позицию, до которой будет выполняться перепроведение документов. При использовании компоненты «Оперативный учет» наиболее целесообразным являет­ся выбор варианта «...по точку актуальности». В этом случае будут перепроведены все документы до ТА включительно. При выборе ва­рианта «...по дату» следует указать дату. В этом случае будут перепроведены все документы до указанной даты включительно.

В поле «Последовательности документов» выводится список всех существующих в конфигурации последовательностей. Следует отме­тить те последовательности, которые должны быть восстановлены.

В списке для каждой последовательности выводится текущая позиция границы последовательности. Для выбора всех последовательностей можно нажать кнопку «Выбрать все».

Если вы хотите в процессе проведения получать информацию о проводимых документах, следует включить опцию «Выводить сообщения о проводимых документах». В этом случае при проведении будет автоматически открыто окно «Сообщения», в котором будут выдаваться сообщения о проводимых документах.

Для выполнения восстановления последовательностей следует нажать кнопку «Выполнить». При этом система будет перепроводить все документы, относящиеся к выбранным последовательностям, на­чиная с позиции наиболее ранней границы из выбранных последова­тельностей и до указанно позиции (ТА или даты) включительно.

Если проведение прошло успешно, будет выдано сообщение «Восстановление последовательности документов завершено!».

Нажатие кнопки «Закрыть» позволяет выйти из режима проведе­ния документов.