26. Стратегії поведінки під час ділової бесіди

Вміння вести ділову бесіду невід'ємна частина для ділової людини в сучасному світі. За допомогою правильного використання всіх прийомів ведення ділових бесід можна досягти значних успіхів у ділових переговорах та укласти угоду на вигідних умовах. Тому пропоную розглянути структуру ділової бесіди в даній статті докладніше.

Так, що таке ділова бесіда? За допомогою ділової бесіди ми реалізуємо наше прагнення до дії, яке повинне схилити до однієї зі сторін даної ситуації або встановити нові взаємовідносини між учасниками ділової бесіди. У діловій бесіді слід враховувати особливості особистості опонента його характер, вік, настрою співрозмовника, але при цьому не слід забувати інтереси справи. І інтереси справи повинні бути вище всіх особистісних розбіжностей. У сучасному світі ділові бесіди можуть являти собою усні домовленості (контракт) між учасниками бесіди, які мають необхідні повноваження. Проведення ділової бесіди спрямоване на реалізацію різноманітних функцій. Розглянемо деякі з них. Перша з функцій це пошук нових напрямів для початку перспективних дій, що може привести до розширення бізнесу. Наступна важлива функція виражається в отриманні більш глибокої інформації про передбачуване партнері і в отриманні можливості спілкування між працівниками з однієї ділового середовища. Ця функція допомагає нам більш повно зрозуміти економічну складову даного сегменту ринку. За допомогою ділової бесіди ми можемо контролювати вже здійснювані заходи. Так само слід згадати і таку функцію, як пошук ідей, задумів і їх оперативна розробка. Це безсумнівно приведе до нових рішень в різних областях. Тепер пропоную розглянути елементи, з яких формується ділова бесіда. З ходу проведення ділової бесіди можна виділити наступні етапи: 1. Фаза розробки плану ділової бесіди. Цей етап особливо важливий при вирішенні спірних і делікатних питань. У цьому випадки слід скласти план бесіди, в якому слід знайти відповідні шляхи вирішення основних завдань. Для складання цього плану слід проаналізувати зовнішні та внутрішні можливості, зібрати необхідну інформацію про майбутнє співрозмовника, обміркувати вагомі аргументи для захисту своєї позиції, вибрати схожу тактику спілкування. 2. Фаза визначення місця і часу зустрічі. Ділову бесіду можна проводити по-різному і це залежить від установки позиції учасників. Розрізняють три види позицій. Перша з них це позиція «я зверху». Вона підкреслює вашу перевагу над співрозмовником і реалізується приблизно так: «Ви повинні бути в мене в кабінеті в 9:00», але на території майбутнього співрозмовника здійснення такої позиції утруднено. Друга – це позиція «я знизу», тобто перевагу в позиції у співрозмовника і здійснюється під засобом прохання: «У мене виникла проблема? Не підкажіть коли можна з вами порадитись? ». І третя позиція – «ми на рівних». Вона приблизно звучить так: «У нас є спільний інтерес з даного питання. Пропоную вам погодити місце і час зустрічі ». 3. Фаза початку бесіди. Цей етап включає в себе зустріч співрозмовника і вступ з ним в контакт. В залежності від того як увійшов співрозмовник, яка його поза, інтонація перших фраз, погляд, взаємне розташування в просторі, слід визначити тип контакту «я зверху», «я знизу», «ми на рівних», дружелюбно, нейтрально, агресивно встановлюється. Отже, зустрічати гостя можна різними способами: від легкого підйому підборіддя до підходу до людини, від кивка до повного ігнорування увійшов людини, заглибившись у свої справи. Всі ці нюанси при вступі в контакт можуть багато в чому прогнозувати подальшу взаємодію на співрозмовника. Для початку бесіди зазвичай використовують чотири основних прийоми: метод зняття напруги (встановлення тісного контакту, який включає в себе кілька приємних фраз або легку жарт); метод зачіпки (залучення уваги співрозмовника до даного питання за допомогою незвичайного питання чи оповідання анекдотичного випадку); метод прямого викладу проблеми (відразу перехід до справи). Люди, що володіють даними прийомами, можуть з першої хвилини зустрічі привернути співрозмовника до себе і вплинути на кінцеве рішення. 4. Фаза визначення проблеми, яку слід вирішити. Цей етап один з найбільш важливих в структурі ділової бесіди і залежить від цілей, яких ви намагаєтеся досягти. У бесіді можна підносити мети різними прийомами: 4.1. Мета бесіди можна представити у вигляді проблеми. У даному випадку відповідальність за рішення проблеми покладається на обидві сторони; 4.2. Мета бесіди можна представити у вигляді завдання. При цьому людина відповідальна тільки лише за виконання певного завдання, що може і не бути рішенням самої проблеми; 4.3. Мета бесіди поставлена тільки лише зовні як проблема. При цьому сама ситуація підноситися для співрозмовника так, що підштовхує його до єдиного правильного дії, яке призводить до вирішення проблеми. У даній ситуації виходить, що відповідальність за вирішення проблеми поділяють обидві сторони, хоча спосіб рішення заданий лише однією стороною. При цьому відповідальність за її рішення перекладається на іншого співрозмовника. 5. Фаза обміну інформацією. Для обміну інформацією в ході ділової бесіди можна застосовувати різні прийоми: 5.1. Провести передачу інформації у відповідність з рівнем інформованості співрозмовника, тобто з рівнем його професійної компетенції; 5.2. Людина, яка веде бесіду, повинен поставити себе на місце співрозмовника, що допоможе краще зрозуміти його; 5.3. Прагнути втягнути свого опонента в діалог і дати йому можливість показати все, що він знає. Для цього необхідно комбінувати різними видами питань; 5.4. Спостерігати за невербальними реакціями співбесідника і відповідно до його реакцією гнучко змінювати свою поведінку і кількість викладається інформації; 5.5. Під час передачі інформації слід використовувати «мову» співрозмовника, який йому більш зрозумілий в цілях недорозуміння один одного. 6. Фаза аргументації. На цьому етапі формується попередню думку і визначається ваша позиція з даної проблеми. Але це ще не остаточна думка. Для досягнення аргументації важливо оперувати наступними рекомендаціями: 6.1. У бесіді використовувати точні і переконливі поняття, так як може надати вам переконливості у відстоюванні своєї позиції і швидше схилити на свій бік опонента; 6.2. Спосіб і темп викладу свого бачення проблеми повинен відповідати особливостям темпераменту співрозмовника; 6.3. Не слід просто констатувати факти, а треба викласти все припасені переваги або наслідки, які повинні випливати з цих фактів. При цьому ці переваги повинні цікавити вашого співрозмовника. 7. Фаза спростування зауважень співрозмовника. Ця фаза у багатьох випадках відіграє вирішальну роль на оцінку ситуації з боку співрозмовника. У випадки, коли на ваші доводи послідували заперечення з боку опонента, то слід скористатися даним прийомом: 7.1. Вислухайте всі його заперечення (співрозмовник сильно дратується, коли його перебивають, не дослухавши до кінця); 7.2. Не коли не поспішайте з відповіддю, поки не розберетеся в самій суті заперечень; 7.3. З'ясуйте, чи дійсно ці заперечення мають грунт або вони викликані не точністю при понятті самої суті питання; 7.4. При визначенні виходу з цієї ситуації задавайте питання так, щоб у співрозмовника було б тільки два варіанти відповіді. 8. Фаза пошуку рішення задовольняє обидві сторони. На цьому етапі відбувається прийняття остаточного рішення. Воно повинно здійснюватися в стилі співробітництва, рівноправності або у формі вимушеної згоди, підпорядкуванням одним співрозмовником свого опонента. Під час прийняття рішення не можна проявляти невпевненість так, як це може вплинути на вашого співрозмовника, і він теж почне коливатися у своєму рішенні. Слід завжди зберігати спокій при прийнятті рішення, і не забудьте залишити хоча б один сильний аргумент, що підсилює вашу позицію. Це на той випадок, якщо співрозмовник у момент прийняття рішення почне коливатися. 9. Фаза підписання домовленостей і припинення контакту. На цьому етапі підводять підсумки ділової бесіди і оформляють їх на папері. При цьому корисно встановити спосіб інформування один одного про процес виконання намічених дій. Не забудьте подякувати співрозмовника і привітайте його з прийнятим рішенням. Для припинення контакту скористайтеся допомогою невербальних жестів, тобто змінюється поза, людина відводить очі, встає і завершується мовним прощанням. 10. Фаза самоаналізу підсумків ділової бесіди. На цьому етапі ми усвідомлюємо допущені прорахунки, коли складали план ділової бесіди, і визначаємо подальшу тактику спілкування. При правильному застосуванні даних рекомендації у вас підвищаться шанси для прийняття потрібного вам вирішенні за підсумками проведення ділової бесіди. Але це не строгі правила, які слід застосовувати, а лише керівництво до дії. Вони не дають 100% результат по ухваленню рішення, але допомагають вам усвідомити всю суть того, що відбувається. І не забувайте, що якщо правильно підійти до підготовки ділової бесіди, то можна вичавити все з даного спілкування.