Ведомственные архивы. Виды и назначение

Ведомственный архив (архив организации) – это структурное подразделение учреждения, подчиняющееся руководителю этого учреждения и осуществляющее хранение и использование документов своей организации, филиалов, подведомственных учреждений.

Возглавляет архив организации заведующий (м/б архивисты). В своей деятельности они руководствуются основными правилами работы архивов организации.

Если организация имеет архивы, то эти функции выполняет лицо, ответственное за постановку делопроизводства.

Архив организации осуществляет первую ступень хранения. Затем документы передаются во 2 ступень – государственное хранение в государственных архивах.

В процессе деятельности организации создаются документы с различными сроками хранения:

1 документы временного срока хранения (до 10 лет включительно). Как правило, они в архив не сдаются, а хранятся в структурных подразделениях до истечения их срока хранения, затем уничтожаются по актам.

В качестве исключения архив организации может принять на хранение документы с 10-летним сроком хранения. Они принимаются по номенклатуре дел.

2. документы долговременного срока хранения. Эти документы представляют определенную ценность и по истечении срока ведомственного хранения будут переданы в государственный архив. Например: 25 лет хранятся научно-технические документы, личные дела сотрудников хранятся 75 лет, записи гражданского состояния – 100 лет.

3. постоянного срока хранения. Эти документы имеют практическую и историческую ценность. Они отражают основные направления деятельности организации и подлежат постоянному хранению в государственных архивах. Для справочной работы организация оставляет копии этих документов. (Приказы руководителя организации, отчеты о деятельности).

Различают 3 списка организаций, сдающих и не сдающих документы в архив.

№ 1 Это организации, в деятельности которых создаются документы ,имеющие определенную ценность, и поэтому они обязательно сдаются в государственный архив.

№ 2 Это организации, в деятельности которых МОГУТ создаваться документы, имеющие определенную ценность, и вопросы о их передаче в государственный архив решаются индивидуально.

№ 3 Это организации у которых документы не представляют ценности – это справочно-информационные документы, не подлежащие сдаче в архив.

ВИДЫ АРХИВОВ.

1. Центральный ведомственный архив – документы создаются в министерствах и осуществляют депозитарное хранение документов. Они представляют собой комплекс исторически сложившихся фондов, отражающих историю и современную организацию данного учреждения. В государственные архивы они ничего не сдают, т.к. сами выполняют функцию государственных архивов.

2. Архивы организации – хранят документы структурных подразделений своей организации, ее предшественников, филиалов и подведомственных организаций.

3. Центральный отраслевой архив – хранит документы всей организации, определенной отрасли, независимо от их территориального расположения и уровня подчиненности. Является самостоятельным архивом и не входит в состав ведомства.

4. Объединенный ведомственный архив – хранит документы нескольких организаций определенной отрасли, связанных системой подчинения и однотипной по профилю деятельности. (Объединенный архив учреждений легкой промышленности).

Общие задачи:

1. комплектование;

2. учет и обеспечение сохранности документов;

3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4. организация и использование документов в различных целях.

Специфические задачи:

1. оказание методической помощи своим структурным подразделениям, подведомственным организациям;

2. подготовка и передача в государственный архив документов.