Виды и назначение государственных документов

Государственный архив – это самостоятельное научно-исследовательское учреждение, которое постоянно хранит и использует документы определенного профиля.

Отличия: самостоятельное, научно-исследовательское, постоянно хранит и использует документы, документы определенного профиля.

Возглавляет архив директор. Функционально архив состоит из отделов, отвечающих за различны направления архивной деятельности (комплектование, учет, использование).

Архив руководствуется законодательными и нормативными актами в области архивного дела.

Основной документ – «Правила работы государственных архивов».

По территориальной принадлежности различают федеральные, областные, краевые архивы, архивы автономных краев, областей, республик, муниципальные архивы.

Муниципальные архивы – это подразделения органа местного самоуправления, муниципального района, округа, города, который осуществляет прием, хранение и использование документов.

По видам деятельности различают 2 вида архивов:

1. Общий;

2. Специализированный.

Общие архивы – хранят документы, относящиеся к определенной территории вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации. Эти архивы хранят документы любого исторического периода, различной тематики и различных носителей, относящихся к своей территории (государственный архив Тульской области; государственный архив Алтайского края, государственный архив республики Карелия,..).

Специализированные архивы – хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или техникой закрепления информации.

1. На историческом периоде – это исторические архивы, которые хранят и используют документы только дореволюционного периода (российский государственный исторический архив)

2. По тематике – архивы принимают документы только определенного профиля, что отражается в их названии (Российский государственный военный архив, Архив литературы и искусства, Архив экономики).

3. На способе закрепления информации – это архив, хранящий документы на специальных носителях (российский государственный архив кино-, фотодокументов, Центральный архив документов на специальных носителях г.Москвы)

4. По способу комплектования:

   1. Комплектующиеся – это те архивы, которые принимают документы современного периода. Для них характерно ежегодное планомерное пополнение из своих источников. Источники комплектования государственных архивов являются архивы ведомственные, отвечающие профилю. (Архив внешней политики РФ) Их большинство.

   2. Некомплектующиеся – это исторические архивы, которые хранят и используют только документы дореволюционного периода. (Архив внешней политики Российской империи, Центральный государственный исторический Архив г.Москвы)

Общие задачи:

1. комплектование;

2. учет и обеспечение сохранности документов;

3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4. организация и использование документов в различных целях.

Специфические задачи:

1. ведение научно-исследовательской деятельности (документы изучаются, публикуются, широко используются, широко используются читальный зал архива и такой вид деятельности, как ответы на запросы)

2. оказывают методическую помощь ведомственным архивам в вопросах подготовки документов для передачи на государственное хнанение.