Формы использования архивных документов

Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

1. Информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами.

2. Исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан.

3. Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности

4. Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы.

5. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.

6. Публикация документов

7. Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях.

Выдача документов во временной пользование

1. В читальный зал – на время работы читального зала.

2. Выдавать сотрудникам архива или сотрудникам организации на рабочее место на срок до 2 недель

3. Можно выдавать документы по письменному запросу в органы госвласти, управления, суды, прокуратуры на срок до 3 месяцев. Факт выдачи документов фиксируется специальным актом «Акт выдачи документов во временное пользование».

Виды запросов и сроки их выполнения

Потребителями архивной информации могут быть организации и отдельные граждане. Все они направляют в архив запросы с просьбой предоставить ту или иную архивную информацию. Организации оформляют запрос в виде письма, а отдельный гражданин в виде заявления.

Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические или хронологические рамки необходимой информации.

Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Виды запросов

1. Тематические – обращаются юр.лица и выполняются на платной основе. Выявления информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта.

2. Персональные – обращаются ф.лица на платной основе. Биогр. Или генеалогич.

3. Социально-правовые – выполняются бесплатно. Подразделяются на:

   1. О трудовом стаже, размере з/п,

   2. Службе в ВС, участие в ВОВ и д. военных конфликтах

   3. Нахождение на излечении, состоянии здоровья,

   4. Награждения, присвоении званий,

   5. Образовании, учебе,

   6. Рождении, смерти, браках, творческой деятельности, авторских правах

4. Консульские – для россиян бесплатно, для иностранцев платно. Направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально-правовых и отличаются от них лишь тем, что поступают через МИД РФ, посольства зарубежных стран в России.

Исполнение запросов складывается из нескольких этапов: прием запроса и работа с заявителем, поиск запрашиваемой информации, составление и выдача заявителям ответов на запросы.

Сроки исполнения запросов

5 дней – срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов.

15 дней – срок исполнения запросов на основании НСА архива. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива.

30 дней – срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить срок, но не более, чем на 30 дней.

Особое внимание следует уделить социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. Запросы органов власти в приоритетном порядке.