Создание страхового фонда

Сдача в архив документальных материалов производится в ряде случаев со страховыми копиями, изготовленными по методу микроформирования.

Цель: создание страхового фонда (в случае гибели) и создание фонда пользования для работы исследователей.

Страховой фонд создается для сохранения документации на случай утраты или повреждения документа.

Микроформированию подлежат особо ценные, в том числе уникальные документы:

В МИД это:

1. договорные акты

2. документы, подтверждающие право собственности страны за границей

3. нотная переписка

4. деловые экз. записок в руководящие органы

5. политписьма и политотчеты загранучреждений

6. отчеты консульских учреждений

7. записи бесед

8. описи фондов, в которых имеются особо ценные документы.

Особенности составления описи дел в мид рф

Архивная опись в МИД РФ составляется на основе номенклатуры дел. А номенклатура дел создается на основе ЕКД.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный список заголовков дел и регистрационных форм, предназначенных для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета.

Опись за каждый год получает очередной порядковый номер, который ей присваивает архив.

Архивная опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам архива, обеспечивающим оперативный поиск дела. Каждая отдельная опись представляет собой перечень дел и регистрационных форм с самостоятельной нумерацией.

Дела и регистрационный формы (журналы, карточки и эл.носители) вносятся в опись в порядке возрастания индексов ЕКД и получают свои порядковые номера. Наличие регистрационных форм указывается в итоговой записи к копии.

Каждый департамент МИД РФ ежегодно перед сдачей документов в архив составляет архивную опись. Составляет ее зав.канцелярией в 3-х экземплярах, утверждает руководитель департамента. Опись отсылается в ИДД для передачи в АВПРФ.

Сотрудник архива, получив три экз. описи извещает канцелярию департамента о готовности принять документы. После приема дел, в архиве остаются 2 экз. описи (рабочий и контрольный), а один экз. возвращается в канцелярию департамента и подшивается в дело.

Опись МИДа содержит графы:

1. Номер п/п – порядковые номера дел и регистрационных форм, внесенных в опись

2. Индекс дела – по ЕКД по возрастанию

3. Заголовок дела, название регистрационной формы.

4. Крайние даты – списываются из обложки дела, количество листов, номер папки.

5. Приложения – пояснения к делу по мере появления.

Итоговая запись. Указывается общее количество дел, внесенных в опись и количество регистрационных форм.

Подписи: завканца, составителя.

Завканц передает дела на хранение и делает подпись. А опись проверяет и дела принимает на хранение сотрудник архива.

Орхивная опись организации (сдаточная)

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень (дел) архивного фонда, предназначенных для раскрытия их содержания и учета.

Функции:

1. информационная – раскрывающая состав и содержание документов.

2. учетная – учитывающая количество дел внутри фонда.

3. классификационная – закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями или вопросами его деятельности.

Опись состоит из описательных статей, объектом которых является единица хранения, т.е. дело.

Описательная статья – это сведения по каждому делу, внесенному в опись. Архивные описи составляются на отдельные категории документов и каждая из них имеет свою самостоятельную, порядковую нумерацию.

Описи составляются:

1. на дела постоянного хранения

2. на дела долговременного хранения (от 10)

3. дела личного состава

4. документы на спецносителях

При составлении описи первым документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо поверить соответствие заголовка дел по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Основные правила оформления описи:

1. Нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дела, каждое дело или его том заносятся в опись под собственным номером единицы хранения. Систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре.

2. Описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел.

3. При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела.

4. Графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела.

5. Опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурны подразделений учреждения. И она называется сводная годовая архивная опись. Она составляется ведомственным архивом на основе годовых описей структурных подразделений, в 4-х экземплярах. (1 – остается в службе ДОУ, 2 – в архив организации, 3,4 – в госархив).

6. Переходящие дела заносятся в опись по дате заведения дела.

7. Систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения.

8. Каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей.

9. Все виды описей составляются в 3-х экземплярах, а годовая в 4-х.